Enterprise-Content-Management (ECM)
Enterprise-Content-Management (ECM) ist ein Satz von definierten Prozessen, die es einem Unternehmen, einer Behörde oder einer Organisation erlauben, Informationen auf effiziente Weise zu erhalten, zu organisieren, zu speichern und auszuliefern.
Ad-hoc-Prozesse im Umgang mit Informationen bergen hohe Compliance-Risiken und andere potenzielle Probleme. Ein primäres Ziel von ECM ist es, diese im Umgang mit Informationen zu eliminieren. ECM Systeme stellen dafür Funktionalitäten bereit. Ein voll ausgebautes ECM System umfasst Funktionen wie Dokumenten- und Records-Management, Content-Taxonomien, Auditing-Funktionen, Check-in / Check-out sowie weitere Workflow Kontroll- und Sicherheitsmechanismen.
Laut der Association for Information and Image Management (AIIM) kann ECM in fünf Hauptkomponenten aufgeteilt werden: Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store), Bewahrung (Preserve) und Ausgabe (Deliver). Der Zweck der einzelnen Komponenten lässt sich kompakt wie folgt definieren:
- Capture: Erstellen, Beschaffen und Organisieren von Informationen.
- Manage: Verarbeiten, Modifizieren und Nutzen von Informationen.
- Store: Temporäres Speichern von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind.
- Preserve: Mittel- und langfristige Aufbewahrung und Sicherung von Informationen (Stichwort: „Langzeit-Archivierung“).
- Deliver: Bereitstellung der Informationen für Kunden und Endanwender.
Eine effektives ECM kann den Zugang zu Informationen rationalisieren, Engpässe ausschalten, die Sicherheit optimieren, die Integrität aufrecht erhalten und den Overhead von Informationen minimieren. Der erste Schritt beim Aufbau eines ECM ist es, alle Arten von Inhalten, mit denen die Organisation befasst ist, zu dokumentieren, sowie die Geschäftsprozesse und Mitarbeiter, die damit umgehen, zu erfassen. Dabei werden sie von ECM Tools unterstützt. ECM Tools können auch verwendet werden, um doppelte oder sehr ähnliche Inhalte zu identifizieren, so dass die Organisation sich auf ein paar Kopien eines bestimmten Inhalts beschränken kann statt viele verschiedene zur Verfügung zu haben.
ECM ist in den letzten Jahren aus einer Reihe von Gründen immer wichtiger und komplexer geworden. Wirtschaftsbetrug und Datendiebstahl - sowie Vorschriften, um sie zu verhindern - haben eine effiziente Information Governance unerlässlich gemacht. Das gilt nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern auch um zu helfen, den Ruf einer Organisation zu schützen. Zudem müssen Unternehmen ihre Inhalte effizient managen und in Business Intelligence / Business Analytics (BI / BA) Anwendungen integrieren. Diese helfe, die verfügbaren Informationen optimaler zu nutzen und damit Geschäftsentscheidungen zu verbessern.
