Employee Self-Service (ESS)
Employee Self-Service (ESS) ist eine weit verbreitete Technologie im Personalwesen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, viele berufsbezogene Funktionen auszuführen, wie zum Beispiel die Beantragung von Kostenerstattungen, die Aktualisierung persönlicher Daten und den Zugriff auf Informationen zu Unternehmensleistungen – die früher größtenteils papierbasiert waren oder andernfalls von der Geschäftsleitung oder Verwaltungsmitarbeitern gepflegt wurden.
Employee Self-Service ist häufig über das Intranet oder Portal des Arbeitgebers verfügbar. Es kann auch Teil eines Softwarepakets für Human Capital Management (HCM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) sein. Employee-Self-Service-Software, die früher als eigenständiges Produkt verkauft wurde, ist heute in der Regel in umfassendere HR-Systeme integriert.
Das Akronym ESS wird nicht mehr so häufig verwendet wie noch zu Beginn der 2000er Jahre, als sich die Technologie durchsetzte. Heute gelten Self-Service-Funktionen als Basis in den meisten großen HCM-Systemen.
Warum Employee Self-Service?
In einem immer stärker umkämpften Markt für talentierte Mitarbeiter trägt die Employee-Self-Service-Technologie zur Schaffung einer positiven Arbeitskultur und zur Bindung von Talenten bei, indem sie den Mitarbeitern die direkte Kontrolle über ihre Beschäftigungsinformationen gibt.
Employee-Self-Service-Systeme werden immer stärker für mobile, Social-Media-ähnliche Plattformen optimiert und sind oft Teil größerer Strategien zur Mitarbeiterbindung, die Lernmanagementsysteme und unternehmensweite soziale Aktivitäten umfassen können.
Merkmale von Employee-Self-Service-Software
Employee-Self-Service-Software umfasst in der Regel folgende Funktionen:
- Gehaltsabrechnungsfunktionen, wie zum Beispiel Online-Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, die Möglichkeit, Steuerdaten und Abzugsbeträge zu ändern sowie die Erfassung von Arbeitszeiten;
- die Möglichkeit, Leistungsprogramme zu kaufen und auszuwählen und offene Einschreibungen und andere Änderungen, zum Beispiel bei wichtigen Lebensereignissen, zu verwalten;
- die Möglichkeit, Änderungen an Altersvorsorgeplänen vorzunehmen, wie zum Beispiel die Änderung von Mitarbeiterbeiträgen, die Einrichtung von Darlehen und die Durchführung von Entnahmen;
- Spesenmanagement; und
- Verwaltung von Geschäftsreisen.
Employee-Self-Service-Systeme können Personalmitarbeitern Zeit sparen und gleichzeitig den Mitarbeitern mehr Autonomie bei der Verwaltung ihrer Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen geben. Sie können auch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter stärker mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen und möglicherweise zufriedener in ihrem Job sind.
Herausforderungen mit Employee-Self-Service-Software
Die Integration mehrerer Employee-Self-Service-Kanäle, wie Intranet, Portale, Bonus-Programm-Apps und Rentenkonten, kann aufgrund unterschiedlicher Datenformate und Anmeldeverfahren technologisch schwierig sein.
Außerdem kann es ein langwieriger Prozess sein, die Mitarbeiter über die Möglichkeiten von Self-Service-Systemen aufzuklären und sie dazu zu bewegen, diese zu nutzen.
Darüber hinaus kann die Umstellung von alten auf neue Self-Service-Systeme schwierige Entscheidungen bezüglich der Anbieter mit sich bringen, zum Beispiel ob die Systeme verschiedener Anbieter kompatibel sind oder ob ein eigenständiges Self-Service-System durch ein spezialisiertes Modul eines HCM- oder ERP-Softwareanbieters ersetzt werden soll.
