Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI), zu Deutsch elektronischer Datenaustausch, ist die Übertragung von Daten von einem Computersystem zu einem anderen durch standardisierte Nachrichtenformatierung, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. EDI ermöglicht es mehreren Unternehmen, Dokumente elektronisch auszutauschen. Der Datenaustausch kann per serielle Übertragung und Peer-to-Peer-Netzwerke erfolgen, wobei der Großteil des Austauschs derzeit über das Internet abgewickelt wird.
Eine EDI-Nachricht enthält eine Folge von Datenelementen, von denen jedes einen einzelnen Sachverhalt darstellt, wie zum Beispiel einen Preis oder eine Produktmodellnummer, die durch ein Trennzeichen getrennt sind. Die gesamte Zeichenfolge wird als Datensegment bezeichnet. Ein oder mehrere Datensegmente, die von einem Header und einem Trailer eingerahmt werden, bilden einen Transaktionssatz, der die EDI-Übertragungseinheit darstellt (entspricht einer Nachricht). Ein Transaktionssatz besteht oft aus dem, was normalerweise in einem typischen Geschäftsdokument oder Formular enthalten ist.
Beim Versand eines EDI-Dokuments müssen sich beide Parteien oder Handelspartner an dieselben Regeln halten. Diese Standards legen fest, wo und wie die Informationen des Dokuments zu finden sind. Die Übersetzungssoftware verarbeitet die Informationen für gesendete und empfangene Nachrichten unterschiedlich und führt bei jedem Schritt eine vollständige Prüfung durch, um sicherzustellen, dass die Informationen im EDI-Format gesendet oder empfangen werden. Wenn der Übersetzer auf dem empfangenden Computer ein Dokument liest, weiß er, wo er zum Beispiel den Firmennamen des Käufers, die Bestellnummer, die Einkaufspositionen und den Preis finden kann. Diese Informationen werden dann an das Auftragserfassungssystem des Empfängers gesendet, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.
EDI kann für Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und Provisionsverkaufsberichte sowie für andere wichtige oder vertrauliche Informationen eingesetzt werden. Beispielsweise kann eine Versicherungsgesellschaft über einen EDI-Austausch überprüfen, ob ein Antragsteller im Besitz eines Führerscheins ist.
EDI wird vor allem von großen Unternehmen genutzt, um ein einheitliches Verarbeitungssystem zu haben. Kosten, Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz sind die Hauptvorteile von EDI. Das System ist teuer in der Einführung und erfordert in der Regel die Unterstützung eines Beraters, der sich auf dieses Gebiet spezialisiert hat.
EDI konkurriert mit XML, das auf Tags zur Organisation von Daten beruht. Es kann auch mit Programmierschnittstellen (API) konkurrieren, also Code, über den zwei Softwareprogramme miteinander kommunizieren. Eine API ist EDI zwar ähnlich, doch es fehlt ein Standard für die Benutzer, so dass es für verschiedene Unternehmen schwierig ist, Informationen über APIs auszutauschen.
Durch den Einsatz von EDI-Systemen entfällt die Notwendigkeit – und damit auch die Kosten –, Papierdokumente zu drucken, abzulegen, zu speichern, zu versenden und abzurufen. Ziel ist es, Papier loszuwerden und dafür zu sorgen, dass alle mit derselben Rechnung arbeiten, so dass Informationen leicht verarbeitet und gelesen werden können.
Durch die Automatisierung papierbasierter Aufgaben wird die Datenqualität verbessert, und Transaktionen werden innerhalb von Sekunden oder Minuten statt Tagen oder Wochen ausgetauscht. Durch EDI gewinnen Mitarbeiter Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben nutzen können. Geschäftskritische Daten werden pünktlich übermittelt und in Echtzeit nachverfolgt, indem der Datentransfer zwischen den Anwendungen innerhalb einer Lieferkette automatisiert wird.
Verschiedene EDI-Standards berücksichtigen die Anforderungen bestimmter Branchen oder Regionen oder andere Spezifikationen. Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) ist ein internationaler Standard für das Format elektronischer Daten. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Standards, die sich auf bestimmte Branchen beziehen, wie zum Beispiel VDA für die deutsche Automobilindustrie.
Die Data Interchange Standards Association (DISA), ein Unternehmen, das die Standards für den elektronischen Geschäftsverkehr in verschiedenen Branchen entwickelt und verbreitet, unterstützt ASC X12. X12. Dreimal im Jahr arbeiten die X12-Mitglieder aus verschiedenen Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen zusammen, um neue Versionen des Standards zu entwickeln.
EDI-Systeme
Je nach den Bedürfnissen, Möglichkeiten und dem Budget des Unternehmens werden verschiedene Arten von EDI implementiert, unter anderem zur Unterstützung mehrerer konsistenter Geschäftspartner, zur Unterstützung von Partnern in aller Welt oder in anderen Situationen. Zu den Methoden gehören Direct EDI (Punkt-zu-Punkt), EDI via VAN, EDI via AS2, EDI via FTP/VPN, SFTP oder FTPS, Web und Mobile EDI sowie EDI-Outsourcing.
Direktes EDI: Bei direktem EDI wird eine Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern hergestellt. Größere Unternehmen entscheiden sich für diese Methode, wenn sie täglich zahlreiche Transaktionen mit demselben Partner haben.
EDI via VAN (Value-added Network), EDI Network Services Provider: Dieses Modell schützt Unternehmen vor Komplikationen, die sich aus der Unterstützung der vielen Kommunikationsprotokolle ergeben, die bei der Zusammenarbeit mit mehreren Geschäftspartnern erforderlich sind. Es handelt sich um ein sicheres Netzwerk, über das Dokumente zwischen Geschäftspartnern übertragen werden.
EDI via Applicability Statement Version 2 (AS2): Mit diesem Kommunikationsprotokoll werden Daten sicher über das Internet ausgetauscht. Zwei Computer (ein Client und ein Server) verbinden sich im Punkt-zu-Punkt-Modus über das Internet. AS2 wird sicher in einem Umschlag versandt, der digitale Zertifikate und Verschlüsselung verwendet.
EDI via FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) via Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) oder File Transfer Protocol Secure (FTPS) tauschen Dokumente über das Internet aus und verbinden die Geschäftspartner direkt. Bei diesen Protokollen werden die Daten während der Übertragung von einem Unternehmen zum anderen verschlüsselt, um sensible Informationen zu schützen. Die Daten werden bei der Ankunft entschlüsselt.
WebEDI: EDI wird über einen Internetbrowser geleitet, wobei papierbasierte Dokumente in Webformulare dupliziert werden, die Felder enthalten, in die die Benutzer Informationen eingeben. Diese werden dann automatisch in eine EDI-Nachricht umgewandelt und über sichere Internetprotokolle versandt.
Mobile EDI: Diese Methode ermöglicht die Übertragung von Dokumenten über Mobilgeräte.
Managed Services: Bei Managed-Services-Systemen wird die EDI-Dokumentenkontrolle an einen Drittanbieter ausgelagert.
Die Geschäftsanforderungen und -prozesse bestimmen, welches EDI-System implementiert werden soll. Bevor man auf EDI umstellt, sollte man eine Managementstruktur einrichten. Die Mitglieder des Teams sollten über EDI- und Führungserfahrung verfügen. Anschließend sollte man Prioritäten für die Einführung festlegen und analysieren, welche Geschäftsbereiche am meisten von EDI profitieren. Man sollte einen EDI-Netzwerkanbieter wählen, der sich auf Ihre geschäftlichen Anforderungen konzentriert.
Um festzulegen, wie die Daten in der EDI-Transaktion mit den Daten im internen System korrelieren, erstellt man eine Karte, die bestimmt, wo jedes eingehende Feld hingehört und ob die Daten neu formatiert werden müssen.
