Digital Process Automation (DPA)
Digitale Prozessautomatisierung beziehungsweise Digital Process Automation (DPA) ist eine Automatisierungsmethode, bei der Software zur Prozessautomatisierung mit dem Ziel eingesetzt wird, einen Workflow zu vervollständigen und zu optimieren. DPA konzentriert sich auf die Automatisierung oder Teilautomatisierung von Aufgaben, die mit einer Vielzahl von Geschäftspraktiken verbunden sind, die normalerweise eine Form der menschlichen Interaktion erfordern. DPA kann in Geschäftsabläufen wie Vertrieb, Marketing, Management, IT und Produktion eingesetzt werden.
Wenn ein Prozess-Workflow zum ersten Mal eingeführt wird, werden die Schritte für die Mitarbeiter spezifiziert. Mit fortschreitender Zeit können sich diese Schritte jedoch ändern. Durch diese Änderungen wird der Workflow veraltet und ungenau.
Digitale Prozessautomatisierung kann alle Workflow-Änderungen mit Prozessmanagementsoftware dokumentieren, wobei jede vorgenommene Änderung für jeden im Unternehmen sichtbar aktualisiert werden kann. DPA hält im Wesentlichen Prozesse und Systeme auf dem neuesten Stand, damit eine Organisation so effektiv und effizient wie möglich arbeitet.
DPA ist eine Weiterentwicklung des Business Process Managements (BPM), und als solche sollten Organisationen, die Erfahrung mit BPM haben, in der Lage sein, DPA einfach zu implementieren.
Zu den allgemeinen Zielen der digitalen Prozessautomatisierung gehören die Aufrechterhaltung der Transparenz über die Prozesse hinweg, die Bereitstellung einer Form von Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sowie die Automatisierung von Aufgaben für potenzielle Kunden.
Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung
Zu den potenziellen Vorteilen der digitalen Prozessautomatisierung gehören:
- Aufgaben können schneller erledigt werden, wenn sie automatisiert werden. Durch die Automatisierung von möglichst vielen bisher manuellen oder sich wiederholenden Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf andere geschäftliche Aspekte konzentrieren. Darüber hinaus müssen Mitarbeiter mit ständig aktualisierten Workflow-Informationen nicht mehr so viel Zeit darauf verwenden, ihre Arbeitsabläufe auf dem neuesten Stand zu halten.
- Automatisierte Aufgaben erfordern keine menschliche Arbeitskraft, was Kosten einsparen kann.
- DPA kann die Wahrscheinlichkeit von Dokumentenverlusten verringern und Mitarbeiter über Workflow-Änderungen auf dem Laufenden halten.
- Die Organisation und Digitalisierung von Prozessen ermöglicht es einer Organisation, Ziele bei Bedarf schnell zu verschieben.
- Wenn Workflow-Elemente automatisiert werden, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um andere Aspekte ihres Produkts für den Endanwendern zu verbessern und so die Kundenerfahrung zu verbessern.
Beispiele für digitale Prozessautomatisierung
Die digitale Prozessautomatisierung wird beim Kunden-Onboarding, bei Bestellungen und Kreditgenehmigungen eingesetzt. Sie wird auch verwendet, um die Workflow-Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten.
Typischerweise vereinfacht und glättet DPA bei komplizierten Workflow-Prozessen die Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten. Beispielsweise kann die Masse an Dokumenten beim Onboarding von Mitarbeitern das Produktivitätsniveau anderer Aufgaben senken. Die Automatisierung des Ausfüllens von Formularen und das Einrichten von Schulungen, wobei gleichzeitig die betreffenden Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden, kann diesen Prozess vereinfachen und Fehler minimieren.
Digital Process Automation versus Business Process Automation
Die digitale Prozessautomatisierung kann leicht mit Business Process Automation (BPA) beziehungsweise Geschäftsprozessautomatisierung verwechselt werden, da beide ähnliche Ziele bei der Workflow-Automatisierung verfolgen. Business Process Automation ist eine technologiegestützte Automatisierung von Aktivitäten, die eine bestimmte Funktion oder einen bestimmten Arbeitsablauf erfüllen.
BPA kann in vielen verschiedenen Segmenten der Unternehmensaktivitäten eingesetzt werden, darunter Vertrieb, Management, Betrieb, Lieferkette, HR und IT. Das Ziel von BPA ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Vereinfachung und Verbesserung von Geschäftsabläufen.
Obwohl DPA und BPA von ihrer Art her ähnlich sind, besteht einer der Hauptunterschiede darin, dass DPA bereits davon ausgeht, dass Geschäftsprozesse digitalisiert wurden und ein digitaler Workflow geschaffen wurde. Vor diesem Hintergrund konzentriert sich DPA mehr auf die Optimierung. Derweil konzentriert sich BPA auf den Aufbau, den Betrieb und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Die digitale Prozessautomatisierung hat sich ursprünglich aus dem Business Process Management (BPM) entwickelt. Während Business Process Automation aus Business Process Management hervorgegangen ist, entstammt Business Process Automation dem Infrastrukturmanagement.
Digital Process Automation versus Robotic Process Automation
Digitale Prozessautomatisierung kann auch leicht mit einem anderen ähnlichen Begriff verwechselt werden: Robotic Process Automation beziehungsweise robotergestützte Prozessautomatisierung. Robotic Process Automation (RPA) verwendet intelligente Automatisierungstechnologien, wie zum Beispiel künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML), um hochvolumige, wiederholbare Aufgaben zu bewältigen. RPA kann zur Automatisierung von Abfragen und Berechnungen sowie zur Pflege von Aufzeichnungen und Transaktionen verwendet werden. Dies geschieht in der Regel mit Bots wie Probots, Knowbots oder Chatbots.
Was RPA von anderen Formen der IT-Automatisierung unterscheidet, ist die Fähigkeit der RPA-Software, aufmerksam zu sein und sich an veränderte Umstände, Ausnahmen und neue Situationen anzupassen. Während DPA aus BPM und BPA aus dem Infrastrukturmanagement abstammt, wird RPA nicht als Teil der Infrastruktur betrachtet. Stattdessen sitzt RPA auf der Infrastruktur einer Organisation; dies ermöglicht es einer Organisation, schnell eine digitale Prozesstechnologie zu implementieren.
Eines der Hauptziele von RPA ist es, die Notwendigkeit, dass ein Mensch an sich wiederholenden Aufgaben arbeiten muss, weiter zu eliminieren, während sich DPA mehr auf die Automatisierung von Prozessen zur Optimierung von Arbeitsabläufen konzentriert. Folglich können sich DPA und RPA gegenseitig ergänzen und gleichzeitig in derselben Umgebung arbeiten.
Tools zur Automatisierung digitaler Prozesse
Zu den Tools zur digitalen Prozessautomatisierung gehören Software wie Kissflow, Pega Platform, Integrify, Salesforce und PMG Alli.
DPA-Tools können Funktionen wie Automatisierungsfunktionen, Benachrichtigungen oder Low-Code/No-Code-Workflows für die Anwendungsentwicklung umfassen. Die Pega Platform ist zum Beispiel ein DPA-Software-Tool, mit dem Benutzer skalierbare Anwendungen ohne Code-Features entwickeln können. Pega bietet auch Bots, die bei der Automatisierung von Workflows helfen.
