Content-Management-System (CMS)

Was ist ein Content-Management-System (CMS)?

Ein Content-Management-System (CMS) ist eine Softwareanwendung, die es Benutzern ermöglicht, digitale Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten, gemeinsam zu editieren, zu veröffentlichen und zu speichern. Content-Management-Systeme werden typischerweise für Enterprise-Content-Management (ECM) und Web-Content-Management (WCM) eingesetzt.

Wie funktioniert ein Content-Management-System und wie wird es genutzt?

Ein Content-Management-System bietet eine grafische Benutzeroberfläche mit Tools zum Erstellen, Bearbeiten und Veröffentlichen von Webinhalten, ohne dass Code von Grund auf geschrieben werden muss.

Ein CMS besteht aus zwei Komponenten: einer Content-Management-Application (CMA) und einer Content-Delivery-Application (CDA).

• Die CMA ist eine grafische Benutzeroberfläche, die es den Benutzern ermöglicht, ohne HTML-Kenntnisse Inhalte einer Website zu entwerfen, zu erstellen, zu ändern und zu entfernen.
• Die CDA-Komponente stellt die Backend-Dienste bereit, die die Verwaltung und Bereitstellung der Inhalte unterstützen, sobald ein Benutzer sie in der CMA erstellt hat.

Was ist der Unterschied zwischen einem CMS, ECM und WCMS?

Ein Content-Management-System (CMS), Enterprise-Content-Management-System (ECM) und Web-Content-Management-System (WCMS) verwalten alle Inhalte, aber es gibt auch Unterschiede:

• Das CMS ist der Vorläufer des ECM-Systems. Ein CMS ist ein Ort, an dem digitale Inhalte erstellt, verwaltet und gespeichert werden, und funktioniert am besten mit strukturierten Inhalten, zum Beispiel Dokumenten und Datenbankeinträgen.
• Ein ECM-System verwaltet sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte. Es umfasst Software, Strategien und Sicherheitsfunktionen, um Inhalte effektiv zu verwalten.
• Ein WCM-System ähnelt einem ECM-System, der Unterschied besteht jedoch darin, dass das WCMS für Webinhalte gedacht ist – wie zum Beispiel Produktseiten auf E-Commerce-Websites. Es enthält ein Publishing-Tool und erleichtert das kollaborative Authoring.

Was sind die Funktionen eines Content-Management-Systems?

Die Funktionen können bei den verschiedenen CMS-Angeboten variieren, aber zu den Kernfunktionen gehören:

• Intuitive Indizierung, Suche und einfacher Zugriff. Diese Funktionen indizieren alle Daten für einen einfachen Zugriff durch Suchfunktionen und ermöglichen dem Benutzer die Suche nach Attributen wie Veröffentlichungsdatum, Schlüsselwörter oder Autor.
• Formatverwaltung. Dies hilft bei der Umwandlung gescannter Papierdokumente und älterer elektronischer Dokumente in HTML- oder PDF-Dokumente.
• Revisionsfunktionen. Mit diesen Funktionen können Inhalte nach der ersten Veröffentlichung aktualisiert und bearbeitet werden. Die Revisionskontrolle verfolgt auch alle Änderungen, die Einzelpersonen an Dateien vornehmen.
• Veröffentlichung und Inhaltserstellung. Diese Funktionalität ermöglicht es Einzelpersonen, eine Vorlage oder einen Satz von Vorlagen, die von einer Organisation genehmigt wurden, sowie andere Werkzeuge für die Erstellung und Änderung von Inhalten zu verwenden.

Ein Content-Management-System kann auch Tools für die Personalisierung oder das One-to-One-Marketing bereitstellen. One-to-One-Marketing ist die Fähigkeit einer Website, ihren Inhalt und ihre Werbung auf die spezifischen Eigenschaften eines Benutzers zuzuschneiden, indem sie Informationen verwendet, die ein Benutzer bereitstellt oder die eine Website sammelt. Wenn ein Benutzer zum Beispiel in großen Suchmaschinen nach Digitalkameras sucht, können Werbebanner Geschäfte anzeigen, die Digitalkameras verkaufen, anstatt Geschäfte, die Gartenprodukte verkaufen.

Andere CMS-Funktionen sind:

• URLs, die der Suchmaschinenoptimierung dienen (SEO-freundliche URLs)
• integrierte und Online-Hilfe, einschließlich Diskussionsforen
• Tools für die teambasierte Zusammenarbeit zwischen den Erstellern von Inhalten und für die Dokumentenverwaltung
• gruppenbasierte Berechtigungssysteme und Security
• Workflows für Content Creator, Redakteure und Administratoren zur Optimierung von Sicherheit und Berechtigungen
• vollständige Template-Unterstützung und anpassbare Templates
• einfache assistentengestützte Installations- und Versionierungsverfahren
• Admin-Panel mit Unterstützung für mehrere Sprachen
• minimale Serveranforderungen
• integrierte Dateimanager
• integrierte Prüfprotokolle

Was sind die Vorteile eines Content-Management-Systems?

Es gibt eine Reihe von Vorteilen bei der Verwendung eines Content-Management-Systems, darunter:

• Leichte Bedienbarkeit. Dank einer grafischen Benutzeroberfläche können auch Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen die Software nutzen.
• Einfache Suche nach Informationen. Eine eingebaute Suchfunktion ermöglicht es den Benutzern, das Gesuchte einzugeben und eine Liste von Elementen zurückzubekommen – ähnlich wie bei einer Suchmaschine.
• Einfaches Verwalten von Inhalten. Nicht nur das Erstellen von Inhalten ist einfach, sondern auch das Entfernen von Inhalten. Ein CMS macht es einfach, Inhalte zu entfernen, um Websites auf dem neuesten Stand zu halten.
• Von überall aus zugänglich. Ein CMS kann Cloud-basiert oder lokal gespeichert sein, aber die Benutzer können von überall aus mit einem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist, auf die Inhalte zugreifen.
• Erlaubt mehrere Benutzer. Ein CMS erlaubt es, Veröffentlichungsrechte zu verwalten.
• Sofortige Inhaltsaktualisierung. Ein CMS ermöglicht es Benutzern, Inhalte in Echtzeit zu verwalten und zu aktualisieren, ohne auf einen Entwickler warten zu müssen.
• Einfach zu skalieren. Ein CMS macht es für Unternehmen einfach, neue Webseiten hinzuzufügen, wenn ihr Unternehmen wächst, ohne dass ein Entwickler benötigt wird.
• Einfach zu aktualisieren. Entwicklungsteams können Updates mit nur wenigen Klicks ausrollen.

Wie wählt man das optimale Content-Management-System aus?

Es gibt fast keine Grenzen für die Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, bevor sich ein Unternehmen entscheidet, in ein CMS zu investieren. Es gibt ein paar grundlegende Funktionalitäten, auf die man immer achten sollte, zum Beispiel einen einfach zu bedienenden Editor und intelligente Suchfunktionen. Für einige Organisationen hängt die Software, die sie einsetzen, jedoch von spezifischeren Anforderungen ab.

Ein CMS-Administrator muss wissen, wie viele Personen die Anwendung nutzen, ob das CMS mehrsprachig unterstützt werden muss und wie groß das Support-Team sein sollte, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Es ist auch wichtig, den Grad der Kontrolle zu berücksichtigen, den sowohl Administratoren als auch Endanwender bei der Verwendung des CMS haben. Unternehmen müssen auch die Vielfalt der elektronischen Datenformen berücksichtigen, die sie verwenden. Alle Arten von digitalen Inhalten sollten leicht indiziert werden können.

Hier sind einige zusätzliche Richtlinien für die Auswahl des richtigen CMS:

1. Holen Sie sich Input von Mitarbeitern und Führungskräften. Es ist wichtig zu wissen, wer das neue CMS nutzen und wofür er es verwenden wird. Unternehmen sollten das Marketingteam, den Chief Content Officer, die IT-Mitarbeiter und andere einbeziehen.
2. Beurteilen Sie die aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen. Ein CMS muss die aktuellen Anforderungen eines Unternehmens und alle zukünftigen Geschäftspläne berücksichtigen. Dabei sollte berücksichtigt werden, ob sich das System in den aktuellen Tech-Stack des Unternehmens integrieren lässt und ob das CMS zukunftsweisende Funktionen wie RESTful APIs hat.
3. Optionen recherchieren. Unternehmen müssen eine Auswahlliste von Software erstellen, die ihren Anforderungen entspricht, und sich über diese Optionen informieren. Dazu gehört auch das Gespräch mit Anwendern mit ähnlichen Anwendungsfällen, um deren Erfahrungen mit den Produkten zu erfahren.
4. Schreiben Sie eine Anfrage für ein Angebot. Dies gibt den Anbietern die Möglichkeit, auf die Anforderungen des Unternehmens einzugehen und zu erklären, warum sie die richtige Software für diese Aufgabe anbieten können.
5. Bewerten Sie die Antworten der Anbieter. Unternehmen sollten die Funktionalität, die Schulungen und den Support berücksichtigen, die jeder Anbieter bereithält. Anhand von Demos können Unternehmen nachvollziehen, wie das jeweilige System funktioniert und welche Integrationen es bietet.

Welche Beispiele gibt es für Content-Management-Systeme?

Es gibt kostenlose und abonnementbasierte CMS für den privaten und geschäftlichen Gebrauch. Hier sind einige Beispiele der bekannteren Anbieter von Content-Management-Systemen:

Backdrop CMS. Dies ist ein freies und quelloffenes CMS, das Teil des Drupal-Projekts ist und ein erschwingliches CMS für kleine und mittlere Unternehmen bietet. Backdrop bietet von sich aus nur die grundlegendsten Web-Content-Management-Funktionen, kann aber mit verschiedenen Modulen erweitert werden.

Drupal. Dieses CMS wurde für große Organisationen – einschließlich Regierungsbehörden – entwickelt und bietet eine große Bibliothek von Modulen und Themes, die eine einfache Anpassung und Bereitstellung ermöglichen. Drupal kann große Mengen an Datenverkehr bewältigen und neue Rollen und Berechtigungen lassen sich einfach einrichten.

HubSpot CMS. Dieses kostenpflichtige CMS bietet einen Drag and Drop Builder, SEO-Empfehlungen und Website-Themes. Die kostenlose CRM-Plattform von HubSpot ist ebenfalls in jedem CMS-Paket enthalten und ermöglicht es den Benutzern, Kunden und Inhalte an einem Ort zu verwalten.

Joomla. Dieses kostenlose Open Source Web-Content-Management-System basiert auf einem Model-View-Controller-Framework. Es ist in der Skriptsprache PHP (Hypertext Preprocessor) geschrieben und bietet Funktionen wie Zwischenspeicherung, RSS-Feeds, Blog-Posts, Suche und Unterstützung für Sprachübersetzung.

Magnolia. Dies ist ein Open Source, Headless CMS, das die Integration mit zahlreichen Marketingtechnologien ermöglicht – einschließlich CRM-Systemen, Analyse- und Marketingautomatisierungs-Tools. Zu den Funktionen gehören Personalisierung und Optimierung sowie Digital Asset Management (DAM).

Wix. Dieses CMS stellt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne zur Verfügung. Zu den Funktionen gehören Tools für die Zusammenarbeit im Team, Integrationen von Drittanbietern, Sicherheit auf Unternehmensniveau, Hunderte von Designvorlagen und die Möglichkeit, eigenen Code hinzuzufügen. Wix bietet außerdem einen 24/7-Kunden-Support.

WordPress. Dies ist ein weiteres kostenloses Open-Source-WCMS, das auf PHP und MySQL basiert. Unternehmen können WordPress in der Cloud nutzen oder es auf einem lokalen Computer über einen eigenen Webserver einsetzen. Diese Software ist in hohem Maße anpassbar, da viele Themes und WordPress-Plugins verfügbar sind. Es ist auch eine beliebte Blogging-Plattform.