Content Management (CM)
Content Management (CM) ist der Prozess für das Sammeln, Liefern, Abrufen, Verwalten und allgemeine Management von Informationen in jedem Format, so genannten Inhalten (in englisch: content). Der Begriff wird üblicherweise in Bezug auf die Verwaltung des Lebenszyklus digitaler Inhalte von der Erstellung bis zur dauerhaften Speicherung oder Löschung verwendet. Bei den Inhalten kann es sich um Bilder, Videos, Audiodateien und Multimedia sowie um Text handeln.
Prozess des Content Management
Praktiken und Prozesse des Content Management können je nach Zweck und Organisation variieren. Dies kann zu Unterschieden in den Schritten oder der Terminologie führen.
Die Phasen des Content-Management-Lebenszyklus sind:
- Organisation: Die erste Phase, in der Kategorien erstellt, Taxonomien entworfen und Klassifikationsschemata entwickelt werden.
- Erstellung: Der Inhalt wird in Kategorien klassifiziert.
- Storage: Entscheidungen über Format und Speicherung von Inhalten werden auf der Grundlage von leichtem Zugang, Bereitstellung, Sicherheit und anderen Faktoren getroffen, die von den Bedürfnissen der Organisation abhängen.
- Workflow: Die Regeln sind so gestaltet, dass die Inhalte verschiedene Rollen durchlaufen und gleichzeitig die Konsistenz mit den Richtlinien der Organisation gewahrt bleibt.
- Bearbeitung/Versionierung: Dieser Schritt umfasst die Verwaltung mehrerer Inhaltsversionen und Präsentationsänderungen.
- Veröffentlichung: Die Phase, in der der Inhalt an die Benutzer geliefert wird, die als Besucher der Website oder als interne Veröffentlichung über das Intranet für Mitarbeiter definiert werden können.
- Entfernen/Archivieren: Dieser Schritt umfasst das Entfernen/Archivieren: Die letzte Phase, in der Inhalte gelöscht oder in ein Archiv verschoben werden, wenn auf sie nur noch selten zugegriffen wird oder sie veraltet sind.
Content Governance
Die Verwaltung von Inhalten bietet den Verfassern von Inhalten Struktur und Richtlinien. Die Governance des digitalen Content Management kann bei der Festlegung von Prioritäten, der Bereitstellung detaillierter Standards, der Zuweisung von Eigentumsrechten für Inhalte und der Zugangskontrolle helfen. Dies trägt dazu bei, eine konsistente Benutzererfahrung zu schaffen, die Aufblähung von Inhalten zu minimieren und interne Kontrollen zu schaffen.
Zu den gängigen Governance-Tools, die Unternehmen verwenden, gehören Content-Workflows, Taxonomien und Style Guides sowie Tools für das Records Management, die Prüfprotokolle zur Einhaltung von Richtlinien enthalten.
Arten des digitalen Content Management
Für nahezu jede Kategorie digitaler Inhalte gibt es ein entsprechendes Werkzeug oder Verfahren zu deren Verwaltung.
- Social Media Content Management: Werkzeuge zur Verwaltung von Social-Media-Inhalten helfen dabei, eine organisierte Social-Media-Marketing-Strategie mit definierten Zielen zu erstellen und das Engagement zu analysieren. Zu den Systemen zur Verwaltung von Social Media-Inhalten gehören Sprout Social, Google Analytics und BuzzSumo.
- Verwaltung von Web-Inhalten: Web Content Management wird zur Erstellung, Verwaltung und Anzeige von Webseiten verwendet. Ein Web Content Management System (WCMS) ist ein Programm, das Organisationen eine Möglichkeit bietet, digitale Informationen auf einer Website ohne Vorkenntnisse in der Webprogrammierung zu verwalten, und das Komponenten für eine bestimmte Branche enthalten kann, wie eine Content Management Anwendung (CMA), die die Produktion von HTML automatisiert.
- Verwaltung mobiler Inhalte: Mobile Content Management (MCM) bietet sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten mit Smartphones, Tablets und anderen Geräten. Die Hauptkomponenten von MCM sind Dateispeicherung und Dateifreigabe.
- Enterprise Content Management: Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) verfügt über Komponenten, die Unternehmen bei der effektiven Verwaltung von Daten unterstützen. ECM-Komponenten sind auf Ziele wie die Rationalisierung des Zugriffs, die Beseitigung von Engpässen und die Minimierung des Overheads sowie auf Versionskontrolle, Routing, Archivierung, Content Governance und Sicherheit ausgerichtet.
Content Management Systeme und Tools
Zusätzlich zu den Content-Management-Plattformen für bestimmte Content-Typen gibt es auch allgemeine Content Management Systeme (CMS), die automatisierte Prozesse für die gemeinsame Verwaltung und Erstellung digitaler Inhalte bieten.
Ein CMS umfasst in der Regel Funktionen wie Formatverwaltung, Veröffentlichungsfunktionen und die Möglichkeit, Inhalte zu aktualisieren. Ein CMS kann es einem Benutzer ermöglichen, ein einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen und eine Versionskontrolle zu haben, aber ein Nachteil ist, dass es oft eine spezielle Schulung für die Verfasser von Inhalten erfordert. Ein Digital Asset Management (DAM)-System ist eine andere Art von CMS, das Dokumente, Filme und andere Rich-Media-Assets verwaltet. Einige Beispiele für bemerkenswerte CMS sind WordPress, Joomla und Drupal.
