Business Process Mapping
Business Process Mapping ist die visuelle Darstellung der an einem Geschäftsprozess beteiligten Schritte von Anfang bis Ende. Process Mapping oder Prozess-Mapping zeichnet ein prägnantes Bild der Abfolgen von Aufgaben, die erforderlich sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung von der Entstehung bis zur Fertigstellung zu bringen. Es wird oft als Flussdiagramm dargestellt und bewegt sich gewöhnlich von links nach rechts oder manchmal von oben nach unten.
Business Process Mapping ist Teil der Praktiken des Workflow-Managements, zu denen auch die Geschäftsprozessmodellierung gehört, die eine detailliertere Darstellung eines Prozesses liefern kann, der im Allgemeinen zusätzliches Organisationsmaterial beinhaltet.
Schritte zur Abbildung von Geschäftsprozessen
Eine Organisation sollte mit der Abbildung von Geschäftsprozessen beginnen, indem sie den zu dokumentierenden Prozess identifiziert. Sie sollte dann den Start- und Endpunkt des Prozesses artikulieren und jede Aufgabe, die dem Startpunkt folgt, bis zum Abschluss des Prozesses dokumentieren. Als Teil der Dokumentation sollte die Organisation Entscheidungspunkte im Prozess angeben. Dies sind Punkte, an denen eine Ja- oder Nein-Entscheidung erforderlich ist, wobei jede Antwort den Prozess in eine von zwei Richtungen führt.
Eine Organisation, die diese Übung durchführt, sollte auch überlegen, wann dieser Prozess stattfindet, warum er stattfindet und wer an dem Prozess beteiligt ist.
Als Teil der Abbildung von Geschäftsprozessen sollten die Leiter der Organisation den Prozess beobachten oder Informationen von den Mitarbeitern sammeln, um ein genaues Verständnis dafür zu erhalten, welche Aufgaben in den Prozess eingebunden sind und in welcher Reihenfolge sie ablaufen.
Die Abbildung von Geschäftsprozessen sollte die Informationen klar und einfach halten, obwohl Organisationen mehr oder weniger Details aufnehmen können, wenn sie dies für notwendig halten.
Process-Mapping-Symbole und -Beispiele
Bei der Abbildung von Geschäftsprozessen werden verschiedene Symbole eingesetzt, um verschiedene Teile des Prozesses zu kennzeichnen. Ein Oval wird zum Beispiel verwendet, um den Start- und Endpunkt zu kennzeichnen. Ein Rechteck ist eine Prozessbox, der verwendet wird, um bestimmte Schritte oder Aufgaben zu kennzeichnen, die zu erledigen sind, und möglicherweise auch, wer dies tut und wie lange es dauert. Eine Raute wird verwendet, um einen Entscheidungspunkt im Prozess darzustellen. Dies ist ein Punkt, an dem eine Antwort mit ja oder nein (oder wahr oder falsch) erforderlich ist. Pfeile oder Verbinder zeigen, wie ein Punkt im Prozess zu einem anderen führt.
Ein Beispiel: Eine Organisation entscheidet, dass sie abbilden möchte, wie sie telefonische Bestellungen ausführt. Der abzubildende Prozess ist die Erfüllung von telefonischen Bestellungen zum Kauf von Produkten. Der Startpunkt ist der Eingang des Telefonanrufs, der in einem Oval aufgelistet ist. Zu den Folgeaufgaben gehören, dass ein Mitarbeiter die Bestellung des Kunden eingibt und die Kreditkartennummer beziehungsweise Zahlungsdaten des Kunden entgegennimmt. Jede dieser Aufgaben ist in einem Rechteck aufgelistet, wobei ein Pfeil vom Oval zum nächsten Rechteck führt.
Als nächstes kommt eine Raute, in deren Innerem sich die zahlungsgenehmigte Aufgabe befindet. Zwei Pfeile führen von der Raute zu zwei weiteren Rechtecken. Ein Pfeil zeigt „ja“ für Zahlung genehmigt und der andere Pfeil „nein“ für Überprüfung erforderlich. Dieser Weg vom ja-Pfeil führt von der Raute zu den Folgeaufgaben, die geschehen müssen, um den Verkauf abzuschließen und das Produkt an den Kunden zu liefern. Der „nein“-Pfeil führt zu den Folgeprozessen, die das Unternehmen durchführen möchte, wenn eine Zahlung nicht genehmigt wird. Beide Wege müssen einen Endpunkt angeben, der innerhalb eines Ovals aufgeführt ist.
Beim Business Process Mapping werden auch andere Symbole verwendet, wobei diese zusätzlichen Symbole bestimmte Posten darstellen; es gibt Formen, um Daten, Eingaben, ein einzelnes Dokument und mehrere Dokumente anzuzeigen.
Ziel und Bedeutung des Business Process Mapping
Unternehmen verwenden Business Process Mapping in der Regel aus einem oder mehreren der folgenden Gründe:
- Um die Einhaltung von Best Practices, Vorschriften oder Standards sicherzustellen;
- Zur Unterstützung bei der Kommunikation des Prozesses an Interessengruppen, wie zum Beispiel neue Mitarbeiter, die in den Geschäftsprozess eingebunden werden; und/oder
- Die Sichtbarkeit bestehender Prozesse zu verbessern.
Viele Organisationen verwenden Business Process Mapping zur Unterstützung der Analyse von Geschäftsprozessen, wenn sie versuchen, den gesamten Prozess neu zu gestalten oder bestimmte Schritte innerhalb des Prozesses zu verbessern.
Software zur Prozessabbildung
Obwohl die Abbildung von Geschäftsprozessen auf Papier oder einem Whiteboard durchgeführt werden kann, sind Softwareanwendungen für diese Übung verfügbar und können Einheitlichkeit gewährleisten, da Organisationen Abbildungen für mehrere Prozesse erstellen und die Zusammenarbeit zwischen den an der Übung beteiligten Interessengruppen besser unterstützen können.
Obwohl viele Softwareanbieter Business-Process-Mapping-Funktionen als Teil einer breiteren Business Process Management Suite (BPMS) von Produkten anbieten, sind eigenständige Business-Process-Mapping-Softwareprodukte verfügbar und verfügen oft über intuitive Click-to-Create-Funktionen, die eine breitere Akzeptanz in der Organisation ermöglichen.
