Business Process Management Software (BPMS)

Was ist Geschäftsprozessmanagementsoftware (Business Process Management Software, BPMS)?

Geschäftsprozessmanagementsoftware, auf Englisch Business Process Management Software (BPMS), unterstützt Unternehmen, eine Reihe von Aktivitäten und Aufgaben zu entwerfen, zu modellieren, auszuführen, zu automatisieren und zu verbessern.

Diese Aktivitäten und Aufgaben, die von Menschen und Geräten ausgeführt werden können und sich in der Regel über mehrere Geschäftsabteilungen erstrecken, bilden zusammengenommen einen Geschäftsprozess. Business Process Management Software ist das Technologieprodukt, das das Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) unterstützt, eine Disziplin, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verbessern.

Business Process Management Software, manchmal auch als Business Process Management Suite bezeichnet, ist eine Sammlung von Technologien, die folgende Tools umfassen:

• Process Mining Tools für die Entdeckung, Darstellung und Analyse der Aufgaben, die Geschäftsprozesse steuern
• Business Process Modeling Notation (BPMN) für die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen
• Workflow-Engines zur Automatisierung des Ablaufs von Aufgaben, mit denen ein Geschäftsprozess abgeschlossen wird
• Business Rules Engines (BRE), die es Endbenutzern ermöglichen, Geschäftsregeln zu ändern, ohne einen Programmierer um Unterstützung bitten zu müssen
• Simulations- und Test-Tools, mit denen sich das Verhalten von Prozessen beobachten lässt, ohne dass man zuerst programmieren muss

In den letzten Jahren hat sich auf dem Markt zusätzlich die Intelligent Business Process Management Suite (iBPMS) herausgebildet. Dieser Begriff wurde von der Beratungsfirma Gartner etabliert, um die Einführung hochentwickelter Technologien wie Echtzeitanalysen, komplexe Ereignisverarbeitung (Complex Event Processing, CEP), Business Activity Monitoring (BAM) und künstliche Intelligenz (KI) zu bezeichnen. Durch das Hinzufügen dieser Technologien wurde die Prozessautomatisierung dynamischer und datengesteuert. Diese iBPMS-Produkte umfassen in der Regel auch erweiterte mobile, soziale und kollaborative Funktionen.

Der zunehmende Einsatz von Low-Code/No-Code-Technologie in Geschäftsprozessmanagementsoftware bedeutet, dass Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse nicht mehr ausschließlich auf professionelle Programmierer angewiesen sind. Geschäftsanalysten und sogar Geschäftsanwender können mit Prozessentwicklern und der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um ihre Geschäftsprozesse mit Geschäftsprozessmanagementsoftware zu entdecken, zu verbessern und umzugestalten.

Warum benötigt man Geschäftsprozessmanagement?

Geschäftsprozessmanagement geht davon aus, dass Unternehmen durch Prozesse geführt werden und dass ein effektiver Prozess mehr ist als die Summe seiner Teile. Es erkennt an, dass einzelne Aufgaben, die zur Erreichung der Ziele einer bestimmten Geschäftseinheit oder Organisation optimiert sind, dennoch das Ziel des gesamten Geschäftsprozesses unterlaufen können. Eines der Ziele des Geschäftsprozessmanagements ist es, die Führungskräfte eines Unternehmens dabei zu unterstützen, durch das Management von Arbeitsabläufen und andere taktische Entscheidungen die betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig den Gesamtprozess im Hinblick auf die Unternehmensziele effektiver zu gestalten.

Geschäftsprozessmanagement ist kein einmaliges Projekt. Stattdessen bietet es einen Rahmen für die kontinuierliche Erstellung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, einschließlich der laufenden Klärung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der am Prozess beteiligten Personen.

Wenn Geschäftsprozessmanagement richtig ausgeführt wird, verbessert es die Fähigkeit eines Unternehmens, auf Markttrends, Bedrohungen und Chancen zu reagieren. BPMInstitute.org, die weltweit größte Community von BPM-Fachleuten, erklärt auf ihrer Website, dass BPM sich auf durchgängige Geschäftsprozesse konzentriert, um drei Ergebnisse zu erzielen:

1. Klarheit über die strategische Ausrichtung
2. Ausrichtung der Unternehmensressourcen
3. erhöhte Disziplin im Tagesgeschäft

Vorteile der Verwendung von BPMS in Prozessverbesserungsprogrammen

Laut BPMInstitute.org unterstützt die Implementierung einer Geschäftsprozessmanagementsoftware Unternehmen dabei, Folgendes zu erreichen:

• die Markteinführung zu beschleunigen
• Kosten, Produktivität und Qualität zu verbessern
• das Serviceniveau und die Kundenzufriedenheit zu verbessern
• Geschäftsprozesse zu vereinfachen
• Risiken zu managen und Compliance-Vorschriften einzuhalten
• neue Prozessdesigns schneller einführen
• Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern

Geschäftsprozessmanagementsoftware bildet die Betriebsumgebung, die die oben beschriebenen Ziele und Vorteile des Geschäftsprozessmanagements ermöglicht und automatisiert.

Diese Tools unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Geschäftsstrategien, indem sie die Änderung und Verbesserung von Geschäftsprozessen abteilungsübergreifend und sogar mit externen Partnern koordinieren. Sie ermöglichen die Integration von Unternehmenssystemen und Unternehmensanwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM).

Geschäftsprozessmanagementsoftware sammelt Daten und analysiert diese, damit Unternehmen feststellen können, welche Teile des Geschäftsprozesses automatisiert oder verändert werden können.

Richtig eingesetzt, steigern BPM-Tools auch die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, indem sie manuelle Aufgaben automatisieren, Engpässe in Prozessen beseitigen und ihnen einen besseren Überblick darüber verschaffen, wie sich ihre Arbeit in einen größeren Prozess einfügt.

Geschäftsprozessmanagementsoftware gilt als eine der Technologien, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Initiativen zur digitalen Transformation zu verwirklichen, indem sie Tools bereitstellen, die die Optimierung bestehender und die Schaffung neuer Geschäftsprozesse ermöglichen.

Merkmale von Geschäftsprozessmanagementsoftware

Zu den Standardmerkmalen von Geschäftsprozessmanagementsoftware gehören:

• Process Engine für die Modellierung von Prozessen und Webanwendungen
• Datenerfassung und Geschäftsanalysen, um intelligente Prozessänderungen zu ermöglichen
• Content-Management-System (CMS) für die sichere Speicherung von Dateien
• Tools für die Zusammenarbeit, einschließlich Software für die soziale Zusammenarbeit
• Bereitstellung in der Cloud oder On-Premises

Die Funktionsvielfalt der Anwendungen entwickelt sich jedoch rasant, da die Anbieter versuchen, auf die Bedürfnisse ihrer Kunden einzugehen, die sowohl komplexe als auch einfache Prozesse schnell automatisieren, Änderungen in Echtzeit vornehmen und aufkommende Technologien wie die robotergestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) und künstliche Intelligenz nutzen möchten, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Forrester Research hat in seinem Bericht Forrester Wave 2019 über BPMS-Anbieter den sich entwickelnden Charakter von BPMS zur Kenntnis genommen, den Markt als „im Umbruch“ beschrieben und festgestellt, dass „die meisten Anbieter den Begriff BPM aufgegeben haben“, weil er mit „teuren, komplexen Projekten assoziiert wurde, die viele Monate, wenn nicht sogar Jahre brauchten, um ihren Wert zu demonstrieren.“

In der Tat hat das Beratungsunternehmen BPM inzwischen in digitale Prozessautomatisierung (Digital Process Automation, DPA) umbenannt und in zwei Typen unterteilt: DPA Deep, um den traditionellen Fokus von BPMS auf die Automatisierung komplexer Prozesse zu beschreiben, und DPA Wide, um sich auf eine Prozessautomatisierung zu beziehen, die einfacher, umfassender und kostengünstiger ist.

Laut Forrester sollten Unternehmen, die sich für DPA-Deep-Funktionen interessieren, nach Anbietern suchen, die:

• komplexe, langwierige Prozesse über mehrere Variablen hinweg, wie zum Beispiel lokale regulatorische Anforderungen und Sicherheit, sowie Unterstützung für große Transaktionsvolumina bieten,
• Unterstützung für aufkommende Technologien wie RPA und KI bieten, welche möglicherweise den Aufbau, den Erwerb oder eine intensive Partnerschaft erfordern,
• eine moderne Anwendungsarchitektur zur Verfügung stellen, die Cloud-First-Kunden entgegenkommt und Unterstützung für Microservices und Serverless Computing integriert, die zunehmend von Prozessentwicklern genutzt werden.

Moderne Produkte für das Geschäftsprozessmanagement sind nicht nur in der Lage, komplexe, lang laufende Geschäftsprozesse zu verarbeiten und neue Technologien zu integrieren, sondern bieten auch Low-Code/No-Code-Entwicklungsplattformen, die von professionellen Entwicklern und Geschäftsanwendern gleichermaßen zur Optimierung von Geschäftsprozessen genutzt werden können.

Beispiele für Geschäftsprozesse, die in Geschäftsprozessmanagementsoftware verwendet werden

Die Geschäftsprozesse, bei denen Geschäftsprozessmanagementsoftware unterstützen kann, weisen in der Regel eines oder mehrere der folgenden Merkmale auf: Sie erstrecken sich über Abteilungsgrenzen, beruhen auf mehreren Technologien, sind an Compliance-Anforderungen und Vorschriften gebunden, laufen über einen langen Zeitraum und sind häufigen Änderungen unterworfen.

Beispiele für Geschäftsprozesse, die durch Geschäftsprozessmanagementsoftware verbessert werden können, sind:

• Kontenverwaltung
• Budgetverfolgung und -verwaltung
• Forderungsmanagement
• Compliance-Management
• Kundenaufträge
• Onboarding von Mitarbeitern
• Bestandsverwaltung
• Rechnungsbearbeitung
• Leistungsüberwachung
• Projektverfolgung
• Workflow-Verfolgung
• Anbieter und Märkte für Geschäftsprozessmanagement

Spezifische Tools für das Geschäftsprozessmanagement, die vor einigen Jahrzehnten in den Tagen der serviceorientierten Architektur (SOA) beliebt waren, sind differenzierteren Funktionen gewichen, die auf Cloud-Plattformen aufgebaut sind. Zu den wichtigsten Fortschritten gehören eine verbesserte Workflow-Automatisierung, neue Wege zur Erstellung von Prozessmodellen und bessere Möglichkeiten zur Umsetzung von Modellen in laufende Prozesse und Anwendungen.

Diese Entwicklung hat Jahre gedauert, so Donncha Carroll, Co-Founder and Head of Data Science at Lotis Blue Consulting. „Vor einem Jahrzehnt begannen iBPMS-Anbieter, ihre Lösungen mit KI, fortschrittlichen Analysen und Berichten auszustatten, um sie ‚intelligenter‘ zu machen. Aber diese Systeme waren unflexibel, erforderten viel Unterstützung durch die IT-Abteilung und Entwickler und wurden mit der Zeit immer schwieriger und kostspieliger zu warten.“

Heute entscheiden sich immer mehr Unternehmen für SaaS BPM (Software as a Service), die Low-Code-Funktionen enthalten und wenig oder gar keine Beteiligung der IT-Abteilung erfordern. Dadurch hat sich die Kontrolle von den technischen Ressourcen auf die Eigentümer und Manager von Geschäftsprozessen verlagert. Das Ergebnis ist, dass mehr Menschen auf Geschäftsprozessmanagementsoftware zugreifen können und der Umfang der möglichen Aktivitäten zunimmt. Mit anderen Worten: Moderne Geschäftsprozessmanagementsoftware beseitigen die Übersetzungsschicht zwischen dem Geschäftsproblem und der Bereitstellung der richtigen technischen Lösung.

Neben diesen technischen Verbesserungen und der Demokratisierung von Geschäftsprozessmanagement haben Geschäftsprozessmanagementanwendungen ihren traditionellen Schwerpunkt auf Effizienz und Kostenreduzierung erweitert, um auch die Kunden- und Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Dies macht Geschäftsprozessmanagementsoftware zu einem integralen Bestandteil der Initiativen zur digitalen Transformation, in die viele Unternehmen heute investieren.

Eine weitere aktuelle Entwicklung ist die Integration von Geschäftsprozessmanagementfunktionen in die großen Softwareplattformen. Käufer sollten sich darüber im Klaren sein, dass Unternehmenssoftware, die Geschäftsprozessmanagementfunktionen enthält, in der Regel einen geringeren Umfang haben als BPM-spezifische Tools. Mit zunehmender Prozesskomplexität werden ERP-Systeme mit BPM-Funktionen weniger wertvoll, da die von ihnen gebotene Funktionalität begrenzter ist.

Kategorien von Anbietern, die weiterentwickelte BPMS-Produkte anbieten

Viele der traditionellen BPM-Anbieter haben ihre Plattformen weiterentwickelt, um die Vorteile moderner Architekturen, Low-Code/No-Code-Entwicklung, RPA, Process Mining und KI-Funktionen zu nutzen.

Beispiele für etablierte BPM-Anbieter, die ihr Angebot modernisiert haben, sind

• Abbyy
• Appian
• Bizagi
• IBM
• Tibco
• Oracle
• Pegasystems

Beispiele für Anbieter von Unternehmenssoftware, die BPMS-Funktionen durch Übernahmen oder Produktentwicklungen hinzugefügt haben, sind Microsoft, ServiceNow und SAP.

Beispiele für Open Source BPMS-Anbieter, die BPM-bezogene Funktionen auf einem Open-Source-Kern von Tools zur Modellierung und Implementierung von Geschäftsprozessen aufgebaut haben, sind RedHat, JBoss, Business Suite, ProcessMaker, Camunda und Bonitasoft.

Auch die Anbieter von Workflow-Software erweitern ihre Kernfunktionen zur Beschreibung, Automatisierung und Verwaltung von Workflows, um genauere Beschreibungen von Geschäftsprozessen zu unterstützen und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit für andere Anwender zu gewährleisten. Beispiele hierfür sind BP Logix, Nintex, Kissflow, Webcon und Zoho.

Eine umfangreiche Liste von BPM-Anbietern wird von Capterra zur Verfügung gestellt.