Business-Continuity-Plan-Audit
Ein Audit – oder besser eine Prüfung – des Business-Continuity-Plans (BCP) ist eine formalisierte Methode zur Bewertung der Verwaltung von Geschäftskontinuitätsprozessen. Das Ziel eines Audits ist es, festzustellen, ob der Plan effektiv ist und mit den Zielen der Organisation übereinstimmt.
Eine Prüfung des Geschäftskontinuitätsplans kann intern oder mit Hilfe einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt werden. Die Objektivität der Prüfung ist für die Überprüfung und Aktualisierung des Plans von entscheidender Bedeutung, so dass eine externe Firma vorzuziehen ist, aber ein internes Prüfungsteam bietet eine tiefere Vertrautheit mit dem Prozess der Geschäftskontinuitätsplanung. Es liegt an jedem Unternehmen zu entscheiden, ob eine interne oder externe Revision die richtige Wahl ist.
Ein BCP-Audit sollte die Bemühungen des Unternehmens um die Stabilität und kritische Geschäftsfunktionen unterstützen. Eine interne BCP-Prüfung definiert die Risiken oder Gefahren für den Erfolg des Plans und prüft die vorhandenen Kontrollen, um festzustellen, ob diese Risiken akzeptabel sind. Ein Audit sollte auch die Auswirkungen von Schwachstellen des Plans quantifizieren und Empfehlungen für Verbesserungen des Business-Continuity-Plans geben.
Business-Continuity-Prüfungen profitieren von einem strukturierten Prüfungsrahmen, wie er in der BS 25999 der British Standards Institution oder der ISO 22301 der Internationalen Organisation für Normung beschrieben ist. Durch die Prüfung eines Business-Continuity-Plans und seiner Dokumentation anhand eines etablierten Benchmarks wird sichergestellt, dass der Plan mit den Praktiken und Kontrollen der Branche übereinstimmt.
Ziele der BCP-Prüfung
Die Hauptziele eines Business-Continuity-Plans sind die Begrenzung der Ausfallzeiten während einer Betriebsunterbrechung, der Schutz des Personals im Katastrophenfall, die Minimierung finanzieller Verluste aufgrund eines störenden Vorfalls und die Wiederherstellung kritischer Geschäftsfunktionen und der Infrastruktur nach einem Zwischenfall.
Bei einem BCP-Audit ist das Hauptziel, sicherzustellen, dass der Plan diese kritischen Aufgaben erfüllen kann. Die Bemühungen des Unternehmens um die Widerstandsfähigkeit (Resilienz) variieren je nach den Zielen und Anforderungen der Organisation, so dass das Audit-Team diese Anforderungen berücksichtigen muss. Es gibt jedoch einige allgemeine Ziele, die mit einem Audit angestrebt werden müssen.
Ein BCP-Audit sollte den Business-Continuity-Plan einer Organisation validieren und sicherstellen, dass alle nötigen Teile korrekt funktionieren. Ein Audit sollte die Durchführung der Aktivitäten im Plan untersuchen und sicherstellen, dass die Prozesse der Business Continuity und des Disaster Recoverys (BC/DR) den Organisationsstandards entsprechen. Es sollte auch auf die Wartung oder Aktualisierungen aufmerksam machen, die durchgeführt werden sollten, wenn es klare Lücken gibt.
Vorteile eines BCP-Audits
Obwohl eine Organisation versuchen kann, potenzielle Risiken zu mindern und zu vermeiden, sind Größe und Umfang potenzieller Bedrohungen wie Cyberangriffe und Naturkatastrophen oft nicht vorhersehbar. Je mehr Vorbereitung und Planung eine Organisation leisten kann, desto besser. Die Bemühungen hinsichtlich des Business-Continuity-Managements werden durch die Durchführung eines Audits unterstützt, das Rückmeldung darüber gibt, was im Plan funktioniert und was verbessert werden muss.
Ein umfassendes BCP-Audit liefert objektives Feedback, das einen Business-Continuity-Plan mit umsetzbaren Änderungen und Aktualisierungen verbessern kann. Durch eine gründliche Prüfung, die sowohl mit den allgemeinen Best Practices der Branche als auch mit den Erwartungen des Managements verglichen wird, kann die Angemessenheit und der Erfolg eines Business-Continuity-Plans mit einem gründlichen Audit festgestellt werden.
Bei BC/DR gilt die allgemeine Faustregel: je mehr Tests, desto besser. Technologie und Bedrohungen ändern sich ständig, und die Prüfung eines Business-Continuity-Plans ist ein weiterer Schritt, um sicherzustellen, dass ein Plan auf dem neuesten Stand ist und im Falle einer Katastrophe nicht versagt.
Weitere wichtige Kriterien
Es gibt einige Schlüsselelemente, die bei einem BCP-Audit zu berücksichtigen sind:
- Umfang: Umfasst Ihr Audit sowohl Business Continuity als auch Disaster Recovery-Pläne? Sind alle unternehmenskritischen Systeme im Plan abgedeckt oder gibt es spezifische Systeme, die überprüft werden? Im Idealfall bezieht ein Business-Continuity-Plan alle Aspekte einer Organisation ein, sogar ihren Ruf. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass bei den meisten Organisationen bestimmte Bereiche Vorrang haben, je nach Branche oder Bedrohungen, die die größten Auswirkungen haben. Bei der Vorbereitung einer Prüfung sollten Sie wissen, was der Business-Continuity-Plan umfasst und abdeckt.
- Management: Neben dem Wissen, wer am Business-Continuity-Plan beteiligt ist, sollten Sie sicherstellen, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Wer wird für den Erfolg oder Misserfolg des Plans zur Verantwortung gezogen? Wer muss an der Entwicklung, Schulung und Prüfung beteiligt sein? Dies ist ein Bereich, den eine Organisation regelmäßig überprüfen sollte, da sich die Verantwortlichkeiten im Laufe der Zeit ändern können.
- Genauigkeit: Bei der Durchführung eines Audits sollte sich das Team über die Anforderungen des Business-Continuity-Plans im Klaren sein. Berichte wie eine Business-Impact-Analyse (BIA) und eine Risikobewertung sollten auf dem neuesten Stand und verfügbar sein. Wenn der Plan irgendwelche Einhaltungsstandards erfüllen muss, müssen diese Parameter in die Prüfung einbezogen werden. Neben der Genauigkeit ist die Objektivität des BCP-Audits entscheidend. Die Prüfung muss unvoreingenommene Ergebnisse liefern, insbesondere wenn sie intern durchgeführt wird.
- Wartung: Die Planung der BC ist kein einmaliges Verfahren, sondern ein fortlaufender Prozess. Der Geschäftskontinuitätsplan und somit auch die BCP-Prüfung müssen so häufig aktualisiert werden, wie sich die Organisation ändert. Die jährliche Aktualisierung kann für einige Organisationen die Faustregel sein, die Häufigkeit kann jedoch variieren. Wenn das Unternehmen Hardware oder Software, Personal oder Standorte ändert, können sich all diese Änderungen auf einen Business-Continuity-Plan auswirken. Um die Integrität des Plans und der Prüfung aufrechtzuerhalten, müssen sie regelmäßig aktualisiert werden, um den Änderungen Rechnung zu tragen.
- Vertraulichkeit: Obwohl es wichtig ist, das erforderliche Personal über die BC/DR-Planung auf dem Laufenden zu halten, sollten Schwachstellen des Unternehmens nicht ohne weiteres außerhalb der Organisation zugänglich gemacht werden. Da Cyberangriffe zunehmen und die Informationssicherheit zu einem kritischen Punkt wird, sollten die Ergebnisse eines BCP-Audits angemessen geschützt werden.
Erstellung eines BCP-Audits
Ein Business-Continuity-Audit kann so einfach oder so komplex sein, wie eine Organisation es sich wünscht. Eine Organisation könnte einfach daran interessiert sein, einen BC/DR-Plan zu überprüfen und zu testen und mit dem beteiligten Team zu klären, ob der Plan irgendwelche bemerkenswerten Mängel aufweist oder aktualisiert werden muss. Die folgenden 10 Schritte können als solider Ausgangspunkt für die Erstellung eines für eine bestimmte Organisation geeigneten Business-Continuity-Plan-Audits dienen:
- Bereiten Sie den Audit-Plan vor. Dazu gehört die Darstellung des Umfangs, der Vorgehensweise und des Zeitplans des BCP-Audits.
- Überprüfung und Zusammenfassung der Dokumentationsinformationen für die Prüfung, wie zum Beispiel BC/DR-Pläne, BIAs, Risikobewertungen und Notfallkommunikationspläne. Falls in dieser Dokumentation Lücken bestehen, aktualisieren Sie die Informationen nach Bedarf.
- Überprüfung und Anwendung der einschlägigen Normen, Vorschriften, Gesetze und Dokumente über bewährte Praktiken zur Validierung vorläufiger Ergebnisse und zur Vorbereitung der Prüfungsunterlagen.
- Ermittlung von Revisionskontrollen und Erstellung von Arbeitspapieren, die die von Normengruppen, Regulierungsbehörden und Gesetzgebern festgelegten Business-Continuity-Metriken widerspiegeln.
- Durchführung von Interviews zur Prüfung der Geschäftskontinuität mit relevanten Mitarbeitern in der gesamten Organisation.
- Im Anschluss an die Interviews und die Ergebnisse der Prüfung bereiten Sie den Entwurf eines Prüfberichts zur Diskussion mit interessierten Parteien in Ihrer Organisation vor.
- Vervollständigen Sie einen abschließenden Audit-Bericht und teilen Sie die Ergebnisse dem zuständigen Personal mit. Diese Ergebnisse können die Ergebnisse der Interviews, Dokumentationshinweise und empfohlene Maßnahmen zur Verbesserung des Business-Continuity-Plans enthalten.
- Vervollständigen Sie einen Aktionsplan und einen Zeitrahmen, um den BCP gemäß Ihren Auditergebnissen zu beheben.
- Stellen Sie sicher, dass der Aktionsplan innerhalb des festgelegten Zeitrahmens umgesetzt wird.
- Planen Sie das nächste BCP-Audit.
