Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS)

Wie der Prozess des Bewerbermanagementsystems funktioniert

Ein Applicant Tracking System hilft einem Unternehmen, jeden Schritt des Einstellungsprozesses zu verwalten, vom Verfassen der Stellenanzeige bis zur Abgabe eines Angebots. Dazu gehört auch die Integration mit großen Stellenbörsen, um die Stellenausschreibungen zu optimieren, die Bewerbungen zu organisieren und den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, Profile zu erstellen. Das Applicant Tracking System verfolgt alle Aktivitäten, die im Zusammenhang mit dem Bewerber stattfinden.

Die folgenden Schritte sind typisch für einen Einstellungsprozess:

1. Das Stellengesuch wird im System erstellt und, falls erforderlich, genehmigt.
2. Die Stelle wird an einem oder mehreren Orten ausgeschrieben, zum Beispiel intern für Mitarbeiter, auf der Website des Unternehmens und auf externen Stellenbörsen.
3. Die Bewerber bewerben sich auf der Website des Unternehmens oder direkt auf der Stellenbörse, sofern eine solche Funktion verfügbar ist. Möglicherweise müssen sie Fragen zu der Stelle beantworten, zum Beispiel zu ihrer Berufserfahrung und Ausbildung. Einige Systeme können so eingerichtet werden, dass sie Bewerber aufgrund der Antworten auf bestimmte Fragen automatisch ablehnen.
4. Das Bewerbermanagementsystem kann Lebensläufe analysieren und neue Bewerbungen in eine Rangfolge bringen, sobald sie eingereicht werden.
5. Der Personalverantwortliche prüft die Bewerber im System und wählt die Kandidaten aus, die weiter verfolgt werden sollen. Bewerber, die nicht ausgewählt werden, können eine automatische Absage per E-Mail erhalten.
6. Vorstellungsgespräche können mit dem Personalverantwortlichen, dem einstellenden Manager und anderen Personen geführt werden. Nach jedem Gespräch können Notizen in das Bewerbermanagementsystemeingegeben werden, um später darauf zurückgreifen zu können.
7. Wenn der bevorzugte Kandidat identifiziert ist, wird der Personalverantwortliche in der Regel das Bewerbermanagementsystem nutzen, um dem Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten.
8. Nimmt der Bewerber das Angebot an, wird er im Personalsystem eingestellt. Anschließend werden dem neu eingestellten Mitarbeiter die Onboarding-Funktionen des ATS- oder HR-Systems zur Verfügung gestellt, wo er Richtlinien lesen und digital unterschreiben, Online-Formulare ausfüllen und mehr über das Unternehmen erfahren kann.

Die Bedeutung eines Bewerbermanagementsystems bei Einstellung und Rekrutierung

Der Einsatz eines Bewerbermanagementsystems ist in vielerlei Hinsicht wichtig, auch für kleine Unternehmen. Erstens erwarten die Bewerber von den Unternehmen ein positives Bewerbererlebnis und einen benutzerfreundlichen Bewerbungsprozess, was die meisten Bewerbermanagementsysteme bieten. Zweitens automatisiert und rationalisiert ein Applicant Tracking System den Einstellungsprozess für die am Einstellungsprozess beteiligten Mitarbeiter, zum Beispiel Personalvermittler, Einstellungsleiter und Genehmiger. Schließlich bietet ein Applicant Tracking System einen Datenspeicher für künftige Referenzen, zum Beispiel wenn sich ein früherer Kandidat auf eine neue Stelle bewirbt, oder es kann als Instrument für die Suche nach potenziellen Kandidaten in Bewerbungen auf frühere Stellenausschreibungen verwendet werden.

Der Begriff Applicant Tracking System ist weit verbreitet, und ein Applicant Tracking System wird als Teil eines Recruitment-Management-Systems (RMS) betrachtet. Letzteres fungiert als Oberbegriff für alle Technologien, die sich mit der Personalbeschaffung befassen, einschließlich der Systeme zur Verwaltung von Bewerberbeziehungen. Kandidaten, die im Applicant Tracking System gespeichert sind, aber nicht für eine unmittelbare Stelle ausgewählt wurden, können als Teil der Talentpipeline betrachtet werden und stehen für zukünftige Möglichkeiten zur Verfügung. Das Candidate Relationship Management System hält die Verbindung zu diesen Interessenten aufrecht.

Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Ein ATS ist darauf ausgelegt, den Einstellungsprozess zu organisieren und zu beschleunigen, indem es die folgenden Funktionen und Vorteile bietet:

• Es ermöglicht die Wiederverwendung von Stellenbeschreibungen für mehrere Positionen, was Zeit sparen und den Aufwand für die Stellenausschreibung verringern kann.
• Es kann Stellenanzeigen auf den internen und externen Karriereseiten des Unternehmens sowie auf mehreren Stellenbörsen wie Indeed und Monster und auf Social-Media-Seiten wie LinkedIn und Twitter veröffentlichen und verwalten.
• Es unterhält eine Datenbank mit neuen Bewerbern und Personen, die für zukünftige Stellen in Frage kommen.
• Es sammelt Informationen über Kandidaten, einschließlich aller Mitteilungen und Stellen, auf die sie sich in der Vergangenheit beworben haben, um eine einzige Ansicht und ein Profil jedes Kandidaten zu erstellen.
• Es kann auch beim Sortieren und Einordnen von Bewerbern helfen, indem es z. B. einen ersten Scan von Bewerbern durchführt, um diejenigen auszuwählen, die die Qualifikationen für die Stelle am besten erfüllen.
• Es kann auch so eingerichtet werden, dass Antworten automatisiert werden, Erinnerungen an Vorstellungsgespräche verschickt werden und Personen in der Datenbank auf neue Stellenangebote aufmerksam gemacht werden. Unter diesem Gesichtspunkt fungiert das ATS als eine Form des Kundenbeziehungsmanagements.

Wichtige Funktionen

Die volle Ausnutzung der in einem ATS verfügbaren Funktionen kann dazu beitragen, manuelle Prozesse zu reduzieren, potenzielle Bewerber anzusprechen und letztendlich offene Stellen schneller und mit besseren Bewerbern zu besetzen. Viele ATS bieten jedoch noch weitere Funktionen und Vorteile, die vielleicht nicht so offensichtlich sind.

So kann ein ATS beispielsweise genutzt werden, um Menschen zur Bewerbung zu ermutigen. Einige Systeme verwenden Chatbots, um mit den Bewerbern zu interagieren und sie beim Ausfüllen ihrer Bewerbungen zu unterstützen. Sie können auch versuchen, die Bewerber bei der Stange zu halten, sie über ihren Status auf dem Laufenden zu halten und sie zu benachrichtigen, wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind.

Ein ATS ermöglicht auch die Zusammenarbeit, indem es allen am Einstellungsprozess Beteiligten ermöglicht, über den Fortschritt bei der Besetzung einer Stelle auf dem Laufenden zu bleiben und zur Diskussion über die Kandidatenauswahl beizutragen.

Ein ATS kann unterschiedliche Grade an Intelligenz nutzen, um die Bewerber zu sortieren. Die Technologien reichen vom Abgleich mit Schlüsselwörtern bis hin zu Algorithmen, die die Daten jedes Bewerbers genauer unter die Lupe nehmen. Als Antwort auf einen Lebenslauf kann das ATS dem Bewerber eine Reihe von Fragen schicken, die den Personalverantwortlichen helfen, mehr über den Bewerber zu erfahren.

ATS-Produkte, die diese stichwortbasierten Screening-Methoden verwenden, bekommen allmählich Konkurrenz von Systemen, die maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) einsetzen. Einige Anbieter bauen Funktionen ein, die frühere Einstellungsentscheidungen eines Unternehmens analysieren, um die Eigenschaften der leistungsstärksten Mitarbeiter zu ermitteln. Diese Daten über die aktuellen Mitarbeiter werden dann als Grundlage für den ATS-Algorithmus verwendet, der nach Mustern in der Arbeitsgeschichte und der Ausbildung sucht, die auf Erfolg hindeuten.

Ein weiteres Ziel dieser ATS-Technologien ist die Verringerung unbewusster oder anderweitiger Voreingenommenheit bei der Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeitern. So werden beispielsweise maschinelles Lernen und NLP auf Stellenanzeigen angewandt, um Formulierungen zu vermeiden, die Männer oder Frauen auf subtile Weise von einer Bewerbung abhalten. Forschern zufolge ist Voreingenommenheit ein großes Problem bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Job-Websites fügen ATS-ähnliche Tracking-Funktionen hinzu und entfernen sich von der Vorstellung, dass sie nur Jobbörsen sind. Einige Websites stufen die Bewerber danach ein, wie gut sie die Qualifikationen in der Stellenanzeige erfüllen. Stellenbörsen können auch die Integration mit einem bestehenden ATS anbieten.

Auswahl eines Anbieters

Der ATS-Markt ist umkämpft und überfüllt, und es gibt mindestens 100 ATS-Anbieter. IDC schätzt, dass der weltweite Umsatz mit Technologien und Dienstleistungen für die Talentakquise - einschließlich ATS- und Recruiting-Software - von 2019 bis 2023 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 5,2 % wachsen wird.

Der Vorteil der großen Anzahl von Anbietern ist, dass Sie denjenigen auswählen können, der in Bezug auf Funktionalität, Kosten und andere Kriterien, die für Sie wichtig sind, wie z. B. cloudbasierte oder lokale Bereitstellung, am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Bei der Suche nach einem ATS gibt es zwei Arten von Anbietern, die Sie berücksichtigen sollten.

• Anbieter, die sich auf den ATS-Markt konzentrieren, wie z. B. iCIMS, Jobvite, Oracle Taleo, Greenhouse und Lever. Sie können zusätzlich zum ATS auch ein Onboarding-Modul anbieten.
• Anbieter, die ein ATS-Modul als Teil eines umfassenden Personalmanagementsystems anbieten. Zu diesen Produkten gehören Oracle Cloud HCM, SAP SuccessFactors, Ceridian Dayforce, UKG Pro und viele andere. In einigen Fällen ist das ATS nur verfügbar, wenn Sie das HR-Kernmodul des Anbieters implementieren.

Beliebte Bewerbermanagementsysteme

Zu den bekannten Produkten der spezialisierten ATS-Anbieter gehören die folgenden:

• Ein umfassendes System, das über viele Funktionen verfügt, die Sie von einem der führenden Anbieter erwarten.
• Ein abgerundetes System mit Onboarding-Funktionen zur Vereinfachung des Prozesses für neue Mitarbeiter.
• Taleo wurde 2012 von Oracle übernommen und ist ein beliebtes System, das von Unternehmen aller Größenordnungen genutzt wird.
• Ein benutzerfreundliches ATS mit integrierten Funktionen zur Verwaltung von Bewerberbeziehungen.
• Eine Plattform mit Videofunktionen zur Erleichterung von Vorstellungsgesprächen aus der Ferne, Videoeinreichungen von Bewerbern und virtuellen Veranstaltungen.

Was Bewerber beachten sollten

Softwaresysteme für das Bewerbermanagement sind in erster Linie dazu gedacht, das Rekrutierungsteam bei der Rationalisierung seiner Prozesse zu unterstützen. Aus diesem Grund wird der Lebenslauf eines Bewerbers möglicherweise nie von einem Menschen gesehen, und wenn doch, dann nur für ein paar Sekunden.

In der Vergangenheit konnten Bewerber Tricks anwenden, wie zum Beispiel die Verwendung von farbigem Papier, um ihren Lebenslauf auffällig zu gestalten. Heute gibt es neue Tricks, um das System zu überlisten und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Bewerbung zu erhöhen.

• Passen Sie Ihren Lebenslauf an die Stellenbeschreibung an. Es kostet zwar mehr Zeit, als für jede Stelle, auf die Sie sich bewerben, einen eigenen Lebenslauf zu erstellen, aber wenn das Unternehmen ein Bewerbermanagementsysteme verwendet, das die Lebensläufe anhand von Schlüsselwörtern bewertet, haben Sie bessere Chancen auf eine hohe Platzierung, wenn die Terminologie in Ihrem Lebenslauf den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
• Vermeiden Sie es, die Wahrheit zu dehnen und Schlüsselwörter anzugeben, in denen Sie keine Erfahrung haben. Ihr Lebenslauf könnte ganz oben auf dem Stapel landen, aber der Personalverantwortliche wird die Ausschmückung schnell bemerken.
• Geben Sie sowohl die Abkürzung als auch die Langform an, wenn Sie eine Phrase zum ersten Mal in Ihrem Lebenslauf verwenden. Oft sind Personalverantwortliche keine Fachleute auf Ihrem Gebiet und kennen sich mit der Terminologie nicht so gut aus.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Bildern, um Informationen über sich selbst zu vermitteln. Wenn das Unternehmen den Lebenslauf analysiert, werden die Informationen nicht gelesen und Ihr Profil enthält keine Daten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Lebenslauf als lesbarer Text gespeichert ist. Am einfachsten ist es, wenn Sie ein mit Microsoft Word kompatibles Dokument oder eine PDF-Datei einreichen.
• Verwenden Sie standardmäßige Abschnittsüberschriften, die von einem Lebenslauf-Parser erkannt werden. Verwenden Sie zum Beispiel Ausbildung als Überschrift, um Ihre Abschlüsse aufzulisten.
• Verwenden Sie eine einfache Schriftart, zum Beispiel Arial oder Times New Roman, und keine Schriftart, die zwar kunstvoll aussieht, aber von einem Lebenslaufanalysator möglicherweise nicht richtig gelesen werden kann.
• Achten Sie auf das Junk-Postfach in Ihrer E-Mail-Software, um sicherzustellen, dass Sie keine E-Mail übersehen, da die Korrespondenz oft automatisiert ist und wie Junk-Mail aussehen kann.
• Achten Sie auf ein professionelles Erscheinungsbild Ihres Lebenslaufs, indem Sie Rechtschreibung und Grammatik korrigieren, Überschriften verwenden und darauf achten, dass die Abschnitte korrekt angeordnet sind.
• Fügen Sie am Anfang des Lebenslaufs eine gute Zusammenfassung ein, in der Sie hervorheben, was Sie dem Unternehmen bringen, und nicht, was Sie von ihm wollen. Dies wird wahrscheinlich das erste sein, worauf ein Personalverantwortlicher schaut, wenn er Ihren Lebenslauf öffnet.
• Wenn Sie aufgefordert werden, Fragen zu beantworten, denken Sie daran, dass einige davon als Knock-out-Fragen verwendet werden können. Das bedeutet, dass Sie automatisch abgelehnt werden, wenn Sie nicht die gewünschten Antworten geben. Denken Sie daran, dass man Ihre Antworten sehen kann, und wenn Sie die Wahrheit zu sehr dehnen, um die Fragen zu bestehen, müssen Sie möglicherweise in einem Vorstellungsgespräch erklären, warum Sie diese Antworten gegeben haben.
• Das Bewerbermanagementsystem verfolgt alle Stellen, auf die Sie sich in der Vergangenheit beworben haben. Daher ist es besser, sich auf Stellen zu konzentrieren, für die Sie qualifiziert sind. Wenn Sie sich zum Beispiel sowohl auf Stellen für einzelne Mitarbeiter als auch auf Stellen für Direktoren bewerben, kann es für die Personalverantwortlichen schwierig sein, Ihr Erfahrungsniveau einzuschätzen.
• Bewerben Sie sich online, auch wenn ein Freund Ihnen angeboten hat, Ihren Lebenslauf in Ihrem Namen einzureichen. Die meisten Personalverantwortlichen möchten, dass alle Bewerbungen im System erfasst werden, damit sie leichter zu verfolgen sind. Wenn Sie den Lebenslauf nicht selbst einreichen, kann es außerdem sein, dass der Personalverantwortliche ihn in Ihrem Namen einträgt und Informationen überspringt, die Sie gerne hätten.
• Manche Unternehmen suchen ständig nach neuen Stellen, zum Beispiel für Positionen, die eine hohe Fluktuation aufweisen. Diese Stellen werden möglicherweise immer auf den Websites der Unternehmen angezeigt, auch wenn die Bewerber bereits eingestellt wurden.
• Schließlich sollten Sie sich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort merken, damit Sie sich anmelden können, um Ihren Lebenslauf oder Ihr Profil zu aktualisieren oder sich auf eine andere Stelle zu bewerben.

Die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen

Bewerbermanagementsysteme haben in den letzten zehn Jahren einen weiten Weg zurückgelegt. Wurden sie früher hauptsächlich zur Vereinfachung von Routineaufgaben eingesetzt, können sie heute Videointerviews durchführen, Lebensläufe von Bewerbern analysieren und vieles mehr.

Die Zukunft der Applicant Tracking Systeme wird höchstwahrscheinlich eine Verfeinerung der Funktionen bringen, die sie bereits bieten. Beispiele hierfür sind die weitere Konzentration auf die Benutzerfreundlichkeit, die sofortige Integration mit weiteren HR-Systemen und die Verbesserung der KI-Funktionen.

Es ist außerdem zu erwarten, dass die Anbieter weiterhin nach Möglichkeiten suchen werden, den End-to-End-Prozess für Recruiter zu vereinfachen. Angesichts der Tatsache, dass manche Stellenausschreibungen Hunderte von Bewerbern anziehen, sollte sich alles, was die Arbeit des Recruiters bei der Überprüfung der Bewerbungen, der Kommunikation mit den Bewerbern und der Zusammenarbeit mit den einstellenden Managern vereinfachen kann, auszahlen.