Bestandsmanagement

Warum ist Bestandsmanagement wichtig?

Ein effektives Bestandsmanagement ermöglicht es Unternehmen, die Menge der ein- und ausgehenden Bestände auszugleichen. Je besser ein Unternehmen seinen Bestand kontrolliert, desto mehr Geld kann es im Geschäftsbetrieb einsparen.

Ein Unternehmen, das zu viele Bestände verzeichnet, hat Überbestände. Bei Unternehmen mit Überbeständen ist Geld in den Beständen gebunden, was den Cashflow einschränkt und möglicherweise ein Budgetdefizit verursacht. Dieser Überbestand liegt oft im Lager und kann nicht verkauft werden, was die Gewinnspanne eines Unternehmens verringert.

Wenn ein Unternehmen jedoch nicht genügend Bestände hat, kann sich dies negativ auf den Kundenservice auswirken. Fehlende Bestände bedeuten, dass ein Unternehmen möglicherweise Umsatzeinbußen erleidet. Kunden mitzuteilen, dass etwas aktuell nicht lieferbar ist, und Artikel ständig nachbestellt werden müssen, kann dazu führen, dass diese einen anderen Anbieter suchen.

Ein Bestandsmanagementsystem kann Unternehmen unterstützen, die Balance zwischen Unter- und Überbeständen zu finden, um eine optimale Effizienz und Rentabilität zu erreichen.

Der Prozess des Bestandsmanagements

Bestandsmanagement ist ein komplexer Prozess, insbesondere für größere Unternehmen, doch die Grundlagen sind im Wesentlichen die gleichen, unabhängig von Größe oder Art des Unternehmens. Beim Bestandsmanagement werden Waren im Eingangsbereich eines Lagers angeliefert – typischerweise in Form von Rohstoffen oder Komponenten – und in Lagerbereiche oder Regale eingelagert.

Im Vergleich zu größeren Organisationen mit mehr Fläche können Waren in kleineren Unternehmen direkt in den Lagerbereich statt in einen Wareneingangsbereich gelangen. Wenn es sich bei dem Unternehmen um einen Großhändler handelt, kann es sich bei den Waren um fertige Produkte und nicht um Rohmaterialien oder Komponenten handeln. Unfertige Waren werden dann aus den Lagerbereichen entnommen und in die Produktionsstätten gebracht, wo sie zu fertigen Waren verarbeitet werden. Die fertigen Waren können in die Lagerbereiche zurückgeführt werden, wo sie vor dem Versand aufbewahrt werden, oder sie können direkt an die Kunden versandt werden.

Bestandsmanagement verwendet eine Vielzahl von Daten, um die Waren zu verfolgen, während sie den Prozess durchlaufen, einschließlich Chargennummern, Seriennummern, Kosten der Waren, Menge der Waren und das Datum, an denen sie den Prozess durchlaufen.

Bestandsmanagementsysteme

Bestandsmanagementsysteme begannen im Allgemeinen als einfache Tabellenkalkulationen, welche die Warenmengen in einem Lager nachverfolgten, sind aber seitdem komplexer geworden. Bestandsmanagementsoftware kann mittlerweile mehrere Ebenen tief gehen und mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) integriert werden. Die Systeme überwachen die Waren im Bestand, manchmal über mehrere Lagerstandorte hinweg. Bestandsmanagementsoftware kann auch zur Berechnung der Kosten – oft in mehreren Währungen – verwendet werden, so dass die Buchhaltungssysteme immer eine genaue Einschätzung des Warenwerts haben.

Einige Bestandsmanagementsysteme sind für große Unternehmen konzipiert und können stark an die speziellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Große Systeme wurden traditionell On-Premises betrieben, werden aber mittlerweile auch in Public-Cloud-, Private-Cloud- und Hybrid-Cloud-Umgebungen eingesetzt. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen in der Regel keine so komplexen und kostspieligen Systeme und verlassen sich häufig auf eigenständige Bestandsmanagementprodukte, die in der Regel per Software as a Service (SaaS) bereitgestellt werden.

Techniken des Bestandsmanagements

Das Bestandsmanagement nutzt verschiedene Methoden, um die richtige Menge an Waren vorrätig zu halten, um die Kundennachfrage zu erfüllen und profitabel zu arbeiten. Diese Aufgabe ist besonders komplex, wenn Unternehmen mit Tausenden von Lagerhaltungseinheiten (Stock Keeping Unit, SKU) umgehen müssen, die sich über mehrere Lager erstrecken. Zu den Methoden gehören:

• Bestandsüberprüfung, welches die einfachste Methode des Bestandsmanagements ist und im Allgemeinen eher für kleinere Unternehmen geeignet ist. Die Bestandsüberprüfung beinhaltet eine regelmäßige Analyse des Lagerbestands im Vergleich zum prognostizierten zukünftigen Bedarf. Sie erfordert in erster Linie manuellen Aufwand, obwohl es auch automatisierte Bestandsüberprüfungen geben kann, um Mindestbestände zu definieren, die dann regelmäßige Bestandsüberprüfungen und Nachbestellungen von Vorräten ermöglichen, um die Mindestbestände zu erfüllen. Die Bestandsprüfung kann ein gewisses Maß an Kontrolle über den Bestandsmanagementprozess bieten, ist jedoch arbeitsintensiv und fehleranfällig.
• Just-in-Time-Methode (JIT), bei der die Produkte so ankommen, wie sie von den Kunden bestellt werden, und die auf der Analyse des Kundenverhaltens basiert. Dieser Ansatz beinhaltet die Untersuchung von Kaufmustern, saisonaler Nachfrage und ortsbezogenen Faktoren, die ein genaues Bild davon vermitteln, welche Waren zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Orten benötigt werden. Der Vorteil von JIT ist, dass die Kundennachfrage befriedigt werden kann, ohne dass große Mengen an Produkten vorrätig gehalten werden müssen, und zwar nahezu in Echtzeit. Zu den Risiken gehören jedoch die Fehleinschätzung der Marktnachfrage oder Distributionsprobleme mit Lieferanten, die zu Out-of-Stock-Problemen führen können.
• Die ABC-Analyse-Methode, die den Bestand in drei Kategorien einteilt, welche die Bestandswerte und die Kostenbedeutung der Waren darstellen. Kategorie A steht für Waren mit hohem Wert und geringer Menge, Kategorie B für Waren mit mittlerem Wert und mittlerer Menge und Kategorie C für Waren mit niedrigem Wert und hoher Menge. Jede Kategorie kann separat von einem Warenwirtschaftssystem verwaltet werden. Es ist wichtig zu wissen, welche Artikel sich am besten verkaufen, um genügend Puffer zu haben. Teurere Artikel der Kategorie A brauchen zum Beispiel länger, um sich zu verkaufen, müssen aber möglicherweise nicht in großen Mengen vorgehalten werden. Einer der Vorteile der ABC-Analyse besteht darin, dass sie eine bessere Kontrolle über hochwertige Waren ermöglicht. Ein Nachteil ist jedoch, dass die kontinuierliche Analyse der Lagerbestände aller Kategorien einen erheblichen Ressourcenaufwand erfordert.
• Bestellmengenmethode (Economic Order Quantity, EOQ), bei der eine Formel den optimalen Zeitpunkt für die Neubestellung von Beständen in einem Lagerverwaltungssystem bestimmt. Das Ziel ist es, die größte Anzahl von Produkten zu ermitteln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bestellt werden können. Dies wiederum setzt Geld frei, das sonst in überschüssigen Beständen gebunden wäre, und minimiert die Kosten.
• Methode der Mindestbestellmenge (Minimum Order Quantity, MOQ), bei der die kleinste Produktmenge ermittelt wird, die ein Lieferant zu verkaufen bereit ist. Wenn ein Unternehmen die Mindestmenge nicht abnehmen kann, wird der Lieferant es nicht an sie verkaufen. Diese Methode ist für die Lieferanten von Vorteil, da sie so ihre Bestände schnell abbauen können und gleichzeitig Schnäppchenjäger ausschließen.
• First-in-, first-out-Methode (FIFO), bei der der älteste Bestand zuerst verkauft wird, um den Bestand frisch zu halten. Dies ist eine besonders wichtige Methode für Unternehmen, die mit Produkten handeln, die verderben, wenn sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft werden. Es verhindert auch, dass Artikel veraltet sind, bevor ein Unternehmen die Chance hat, sie zu verkaufen. Dies bedeutet in der Regel, dass ältere Waren im vorderen Teil der Regale aufbewahrt und neue Artikel in den hinteren Teil verschoben werden.
• Last-in-, first-out-Methode (LIFO), bei der der neueste Bestand in der Regel zuerst als verkauft erfasst wird. Dies ist eine gute Praxis, wenn Inflation ein Thema ist und die Preise steigen. Da das neueste Inventar die höchsten Produktionskosten hat, bedeutet der Verkauf vor dem älteren Inventar einen geringeren Gewinn und weniger steuerpflichtiges Einkommen. LIFO bedeutet auch, dass die niedrigeren Kosten älterer Produkte, die in den Regalen verbleiben, als Bestand ausgewiesen werden. Dies ist jedoch eine schwierig umzusetzende Technik, da ältere Artikel, die herumliegen, veralten oder verderben können.
• Sicherheitsbestandsmethode, bei der ein Unternehmen den Bestand für den Notfall beiseitelegt. Die Sicherheitsbestandsmethode gibt auch ein Signal, dass es an der Zeit ist, Waren nachzubestellen, bevor man in den Sicherheitsbestand eintaucht. Es ist eine gute Idee für Unternehmen, Sicherheitsbestände in ihre Bestandsmanagementstrategie zu integrieren, für den Fall, dass ihre Lieferkette unterbrochen wird.

Bestandsmanagement versus Bestandskontrolle

Sowohl Bestandsmanagement als auch Bestandskontrolle sind für einen erfolgreichen Direkt- und Vertriebskanalbetrieb unerlässlich. Bestandsmanagement ist die Gesamtstrategie zur Sicherstellung eines angemessenen Bestands, und Bestandskontrolle umfasst die Prozesse und Tools, die zur Verfolgung des vorhandenen Bestands verwendet werden. Unternehmen können sich für den Einsatz eines eigenen Bestandskontrollsystems entscheiden, profitieren aber auch von der gemeinsamen Nutzung beider Systeme. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:

Bestandsmanagement

Bestandsmanagement ist eine Strategie, die sicherstellt, dass Unternehmen immer die richtige Menge an Beständen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort haben. Bestandsmanagement-Tools ermöglichen es Unternehmen:

• den Sicherheitsbestand zu berechnen;
• Bestellpunkte zu berechnen;
• die Bedarfsplanung und -prognose durchzuführen;
• veraltete Artikel zu identifizieren;
• das Lagerlayout zu optimieren; und
• die prozentuale Auffüllrate zu ermitteln.

Bestandskontrolle

Die Bestandskontrolle befasst sich mit den Beständen, die sich bereits im Besitz eines Unternehmens befinden. Sie arbeitet auf der transaktionalen Ebene eines ERP-Systems und ermöglicht es Unternehmen:

• Bestände entgegenzunehmen;
• Transfers zwischen den Filialen zu verarbeiten;
• Eingänge zu verarbeiten;
• Lagerbestände zu verpacken und zu versenden;
• Kundenrechnungen zu verarbeiten; und
• Lieferantenbestellungen zu bearbeiten.