Agiles Projektmanagement

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein iterativer Ansatz zur Planung und Steuerung von Projektprozessen, der diese in kleinere Zyklen, so genannte Sprints oder Iterationen, unterteilt.

Genau wie bei der agilen Softwareentwicklung wird ein agiles Projekt in kleinen Abschnitten abgeschlossen. In der agilen Softwareentwicklung bezieht sich eine Iteration beispielsweise auf einen einzigen Entwicklungszyklus. Jeder Abschnitt beziehungsweise jede Iteration wird vom Projektteam, zu dem auch Vertreter der verschiedenen Interessengruppen des Projekts gehören sollten, überprüft und kritisiert. Die aus der Kritik an einer Iteration gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um den nächsten Schritt im Projekt festzulegen.

Der Hauptvorteil des agilen Projektmanagements liegt in der Fähigkeit, auf Probleme zu reagieren, die während des Projektverlaufs auftreten. Eine notwendige Änderung eines Projekts zum richtigen Zeitpunkt kann Ressourcen einsparen und dazu beitragen, ein erfolgreiches Projekt innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu liefern.

Was ist die agile Projektmethodik?

Bei der agilen Projektmethodik werden Projekte in kleine Teile zerlegt. Diese Projektteile werden in Arbeitssitzungen abgeschlossen, die oft als Sprints bezeichnet werden. Sprints dauern in der Regel zwischen einigen Tagen und einigen Wochen. Diese Sitzungen reichen von der ersten Entwurfsphase bis hin zu Tests und Qualitätssicherung.

Die agile Methodik ermöglicht es den Teams, Segmente nach ihrer Fertigstellung freizugeben. Dieser kontinuierliche Freigabeplan ermöglicht es Teams, nachzuweisen, dass diese Segmente erfolgreich sind, und, falls nicht, Fehler schnell zu beheben. Man geht davon aus, dass dies dazu beiträgt, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in großem Maßstab zu verringern, da während des gesamten Projektlebenszyklus eine kontinuierliche Verbesserung stattfindet.

Wie agiles Projektmanagement funktioniert

Agile Teams bauen schnelles Feedback, kontinuierliche Anpassung und bewährte Qualitätssicherungsverfahren in ihre Iterationen ein. Sie wenden Praktiken wie kontinuierliche Bereitstellung und kontinuierliche Integration an und nutzen Technologien, die Schritte zur Beschleunigung der Freigabe und Nutzung von Produkten automatisieren.

Darüber hinaus verlangt das agile Projektmanagement von den Teams eine kontinuierliche Bewertung des Zeit- und Kostenaufwands, während sie ihre Arbeit erledigen. Sie verwenden Geschwindigkeits-, Burndown- und Burnup-Diagramme zur Messung ihrer Arbeit anstelle von Gantt-Diagrammen und Projektmeilensteinen zur Verfolgung des Fortschritts.

Agiles Projektmanagement erfordert nicht die Anwesenheit oder Beteiligung eines Projektmanagers. Obwohl ein Projektmanager bei traditionellen Projektmethoden wie dem Wasserfallmodell für den Erfolg unerlässlich ist – hier verwaltet er das Budget, das Personal, den Projektumfang und andere Schlüsselelemente – ist die Rolle des Projektmanagers beim agilen Projektmanagement auf die Teammitglieder verteilt.

So legt beispielsweise der Product Owner die Projektziele fest, während die Teammitglieder die Terminplanung, die Fortschrittsberichte und die Qualitätsaufgaben aufteilen. Bestimmte agile Ansätze fügen weitere Managementebenen hinzu. Der Scrum-Ansatz beispielsweise sieht einen Scrum Master vor, der dabei hilft, Prioritäten zu setzen und das Projekt bis zum Abschluss zu führen.

Projektmanager können jedoch auch im agilen Projektmanagement eingesetzt werden. Viele Unternehmen setzen sie nach wie vor für agile Projekte ein – insbesondere für größere, komplexere Projekte. In diesen Organisationen haben die Projektmanager in der Regel eher eine koordinierende Rolle, während der Product Owner die Verantwortung für die Gesamtfertigstellung des Projekts übernimmt.

Angesichts der Verlagerung der Arbeit von Projektmanagern zu agilen Teams erfordert das agile Projektmanagement, dass die Teammitglieder wissen, wie sie innerhalb des Rahmens arbeiten können. Sie müssen in der Lage sein, miteinander und mit den Benutzern zusammenzuarbeiten. Sie müssen in der Lage sein, gut zu kommunizieren, um Projekte auf Kurs zu halten. Und sie sollten in der Lage sein, zum richtigen Zeitpunkt geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Liefertermine einzuhalten.

Fünf Phasen des agilen Projektmanagements

Agiles Projektmanagement besteht aus fünf Hauptphasen.

Planung. In dieser Phase werden zunächst das Projekt und das Gesamtprodukt konzipiert und die Bedürfnisse der Endkunden ermittelt. In dieser Phase wird auch festgelegt, wer an dem Projekt arbeiten soll und wer die Beteiligten sind.

Konzeption. In dieser Phase werden die ersten Anforderungen an das Produkt erstellt. Die Teams arbeiten zusammen, um eine Liste mit den Merkmalen des Endprodukts zu erstellen und anschließend Meilensteine für den Projektzeitplan festzulegen.

Erforschung. Bei der Bearbeitung des Projekts wird darauf geachtet, dass die Projektvorgaben eingehalten werden, aber die Teams untersuchen auch Alternativen zur Erfüllung der Projektanforderungen. Die Teams arbeiten an einzelnen Meilensteinen und iterieren, bevor sie zum nächsten Meilenstein weitergehen.

Test. Die gelieferten Ergebnisse werden überprüft, und die Teams passen sie bei Bedarf an. Diese Phase konzentriert sich auf Änderungen oder Korrekturen, die sich aus der Sicht der Kunden und Mitarbeiter ergeben. Es sollte ständig Feedback gegeben werden, damit jeder Teil des Projekts den Anforderungen der Endbenutzer entspricht. Das Projekt sollte sich mit jeder Iteration verbessern.

Abschließen. Die erzielten Ergebnisse werden überprüft und die Teams passen sie bei Bedarf an. Das endgültige Projekt wird an den aktualisierten Anforderungen gemessen. Fehler oder Probleme, die während des Prozesses auftreten, sollten überprüft werden, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Geschichte des agilen Projektmanagements

Im 21. Jahrhundert nahm die Anwendung agiler Projektmanagementmethode rapide zu, insbesondere bei Softwareentwicklungsprojekten und anderen IT-Initiativen.

Das Konzept der kontinuierlichen Entwicklung reicht jedoch bis in die Mitte des 20. Jahrhunderts zurück und hat verschiedene Formen angenommen, die im Laufe der Jahrzehnte von verschiedenen führenden Persönlichkeiten vertreten wurden. So gab es beispielsweise das Rapid Iterative Production Prototyping von James Martin, ein Ansatz, der als Grundlage für das 1991 erschienene Buch Rapid Application Development und den gleichnamigen Ansatz diente.

Ein spezifischer Rahmen für agiles Projektmanagement, der sich in den letzten Jahren entwickelt hat, ist Scrum. Bei dieser Methode arbeitet ein Product Owner mit einem Entwicklungsteam zusammen, um ein Product Backlog zu erstellen, eine nach Prioritäten geordnete Liste von Merkmalen, Funktionen und Korrekturen, die für die Bereitstellung eines erfolgreichen Softwaresystems erforderlich sind. Das Team liefert dann die Teile in schnellen Schritten.

Weitere agile Frameworks sind Lean, Kanban und Extreme Programming (XP).

Vorteile des agilen Projektmanagements

Befürworter des agilen Projektmanagements sagen, dass die Methodik zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören:

• agiles Projektmanagement ermöglicht es Designern, an Modellen zu arbeiten, die ihre Stärken nutzen und bietet so viel Freiheit
• effiziente Nutzung von Ressourcen, was eine schnelle Umsetzung ermöglicht
• Entwickler können sich besser auf notwendige Änderungen einstellen und diese vornehmen
• schnelle Erkennung von Problemen, was eine schnellere Behebung ermöglicht
• verstärkte Zusammenarbeit mit den Benutzern, was zu Produkten führt, die den Bedürfnissen der Benutzer besser entsprechen
• erfordert im Vergleich zu traditionellen Projektmanagementmethoden nicht so klar definierte Ziele und Prozesse zu Beginn der Entwicklung.

Nachteile des agilen Projektmanagements

Es gibt jedoch auch potenzielle Nachteile, darunter:

• ein Projekt kann aus dem Ruder laufen, da es zu Beginn des Projekts weniger festgelegte Handlungsabläufe gibt
• Projekte, die aus dem Ruder laufen, führen zu weniger vorhersehbaren Ergebnissen
• agiles Management ist auf schnelle Entscheidungen angewiesen und eignet sich daher nicht für Organisationen, die viel Zeit für die Analyse von Problemen benötigen
• die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Endbenutzern muss ständig stattfinden, um das bestmögliche Produkt zu entwickeln – gibt es Probleme in der Kommunikation, wirkt sich dies auf das Projektergebnis aus

Agiles Projektmanagement versus Wasserfallmodell

Agiles Projektmanagement war und ist ein Gegenentwurf zur Wasserfallmethodik. Die Wasserfallmethode zeichnet sich durch einen strikt sequenziellen Ansatz für Projekte aus, bei denen die Initiativen mit der Erfassung aller Anforderungen beginnen, bevor die Arbeit beginnt. Die nächsten Schritte sind die Bestimmung der benötigten Ressourcen, die Festlegung von Budgets und Zeitplänen, die Durchführung der eigentlichen Arbeit, das Testen und die Übergabe des gesamten Projekts, wenn alle Arbeiten abgeschlossen sind.

Als Reaktion auf die erkannten Probleme dieses Ansatzes veröffentlichten 17 Softwareentwickler im Jahr 2001 das Agile Manifesto, in dem sie zwölf Grundsätze für die agile Softwareentwicklung festlegten. Diese Prinzipien bilden auch heute noch die Grundlage des agilen Projektmanagements. Sie beinhalten:

1. Zufriedene Kunden durch kontinuierliche Bereitstellung wertvoller Software.
2. Akzeptieren Sie geänderte Anforderungen – selbst Änderungen, die erst spät in der Entwicklung auftreten.
3. Liefern Sie funktionierende Software in regelmäßigen, häufigen Abständen.
4. Lassen Sie Geschäftsleute und Entwickler zusammenarbeiten.
5. Bauen Sie Projekte um motivierte Mitarbeiter herum auf.
6. Führen Sie Gespräche von Angesicht zu Angesicht, um Informationen effektiv weiterzugeben.
7. Messen Sie den Fortschritt daran, ob Sie in der Lage sind, funktionierende Software zu produzieren.
8. Fördern Sie eine nachhaltige Entwicklung, die zu einem konstanten Tempo für die Mitarbeiter führt.
9. Achten Sie auf technische Exzellenz und Design, um die Agilität zu steigern.
10. Vereinfachung durch Priorisierung der nicht erledigten Arbeit. Befolgen Sie die 80/20-Regel, nach der 80 Prozent der Ergebnisse durch 20 Prozent der Arbeit erzielt werden.
11. Erkennen Sie, dass die besten Anforderungen, Architekturen und Entwürfe von selbstorganisierenden Teams stammen.
12. Überlegen Sie in regelmäßigen Abständen, wie Sie effektiver werden können, und passen Sie sich entsprechend an.