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Wie unterscheiden sich Content- und Dokumentenmanagement?
Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mögen als austauschbare Systeme erscheinen, sind es aber nicht. Die beiden Anwendungen ergänzen sich jeweils.
Organisationen verwenden viele Systeme und Prozesse, um ein Geschäft reibungslos zu organisieren. Bei den vielen verfügbaren Optionen kann es für die Benutzer schwierig sein, zu unterscheiden, was jedes System leistet.
Dies ist auch bei Systemen für Enterprise Document Management (Enterprise-Dokumentenmanagement, EDM) und Enterprise Content Management (ECM) der Fall. Obwohl die Anwendungen gleich erscheinen, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen.
Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Enterprise Content Management und Document Management.
Dokumentenmanagement
EDM ist die Strategie, mit der Unternehmen Papier- und elektronische Dokumente, einschließlich E-Mails, Faxe und Instant Messages, organisieren. Unternehmen, die eine organisierte Datenbank unterhalten, müssen alle Dokumente kennzeichnen und indexieren, damit die Benutzer die Dokumente bei Bedarf leicht bearbeiten und abrufen können.
Unternehmen können EDM-Software auch zur Überwachung und Steuerung von Änderungen verwenden, die Mitarbeiter an Dokumenten vornehmen.
Damit EDM effektiv ist, muss es diese Schlüsselpunkte berücksichtigen:
- wie lange ein Unternehmen Dokumente aufbewahren muss;
- wo Benutzer Dokumente aufbewahren;
- wie Änderungen an Dokumenten zurückverfolgt werden können; und
- wie man Dokumente wiederherstellen kann, falls sie verloren gehen.
Templafy, M-Files und DocuWare sind drei Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme.
Content Management
Ein ECM-System kann den gleichen Inhalt speichern wie eine EDM-Software. Es bietet darüber hinaus noch mehr Funktionen. ECM umfasst eine Reihe von Prozessen, die Unternehmen in die Lage versetzen, alle Arten von Inhalten – einschließlich Audio- und Videodateien, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen – schnell zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und an Mitarbeiter, Geschäftsinteressenten und Kunden zu liefern.
ECM-Systeme sind vor allem für einzelne Unternehmensabteilungen von Vorteil, darunter Personal- und Rechtsabteilungen, da sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Ein effektives ECM-System rationalisiert Geschäftsprozesse, reduziert den Speicher- und Versandbedarf, senkt die Kosten, optimiert die Sicherheit und erhöht letztendlich die Produktivität.
Zu den gängigen ECM-Softwareprodukten gehören DocuWare, Laserfiche, Seismic, Box, Microsoft SharePoint und Alfresco.
