Wie lassen sich in SAP ERP Güter ohne wirtschaftlichen Wert effizient verwalten?
SAP ERP bietet dem Einkauf verschiedene Möglichkeiten, um den Beschaffungsprozess bei kostenlosen Musterwaren möglichst effizient auszuführen.
Im SAP-ERP-System gibt es eine Reihe nützlicher Funktionen, mit deren Hilfe sich Materialien und Güter, die keinen wirtschaftlichen Wert besitzen, überblicken und verwalten lassen. Erhält zum Beispiel ein Unternehmen von einem Hersteller kostenlose Muster eines bestimmten Produkts, wird es die Ware in der Regel umfassend prüfen und testen, bevor eine größere Menge geordert wird. Ähnlich verhält es sich bei einer Firma, die ein neues Produkt entwickelt. Sie muss verschiedene Lieferanten koordinieren, um die zu Testzwecken benötigte geringe Menge an Material zu erhalten.
Schauen wir uns dazu einmal die Optionen genauer an, die das SAP-ERP-System bietet, um in solchen Fällen den Beschaffungsprozess effizient ausführen zu können. Dabei werden wir auch die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen erörtern.
Kontrollfeld für kostenlose Güter: Um in SAP ERP ein Bestellauftrag für Material ohne wirtschaftlichen Wert anzulegen, muss der Anwender das Kontrollfeld für kostenlose Güter anklicken. Die Nutzung dieser Checkbox ist aber nur dann sinnvoll, wenn damit ausschließlich die Zielsetzung verbunden ist, den Eingang von Proben ohne finanziellen Wert zu erfassen.
Wird das Kontrollfeld für freie Güter ausgewählt, schaltet das ERP-System automatisch die Möglichkeit ab, etwaige Zusatzkosten zu erfassen, zum Beispiel die Zollgebühren und die Zollabfertigung für Material, das von einem Lieferanten aus dem Ausland kommt.
Darüber hinaus werden Bestands- und Materialkonten nicht aktualisiert, wenn Waren, die als kostenlose Muster gekennzeichnet sind, in das Lager gebucht werden. Das SAP-ERP-System betrachtet diese Produkte als nicht bewertete und nicht lagerhaltige Positionen. Eine nicht bewertete Position hat keinen finanziellen Wert, eine nicht lagerhaltige Position wird nicht als Bestand im Lager geführt. Wer die Checkbox aktiviert hat, kann bei den Proben zudem weder Lieferantenrechnungen und Zollabgaben noch irgendwelche andere Kosten erfassen.
Zuordnung von Kostenstellen: Jedes kostenlose Muster benötigt eine eigene Materialnummer anhand der es eindeutig identifiziert und über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg effizient verwaltet werden kann, selbst wenn dafür im Einkauf keine Kosten anfallen. Obwohl Beschaffungsprozesse für kostenlose Muster in der Regel nur selten vorkommen, wird für die Material- oder Werkstoffkennzeichnung wertvoller Speicherplatz auf der Datenbank benötigt.
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Um dieses Problem zu umgehen, kann der Einkauf stattdessen einen Bestellauftrag mit Bezug auf eine Kostenstelle anlegen, denn die sonst benötigte Kennzeichnung entfällt hier. Eine Kurzbeschreibung im Bestellauftrag reicht aus, um das Material später nachverfolgen zu können.
Ein weiterer Vorteil, der sich aus der Zuordnung von Kostenstellen ergibt, ist, dass der Einkauf dem kostenlosen Muster einen Minimalwert zuweisen kann, zum Beispiel 0,01 Euro, und somit auch sämtliche zusätzlichen Kosten wie die Zollgebühren im SAP-ERP-System verbuchen kann. Sobald im Wareneingang der Erhalt der kostenlosen Ware in SAP erfasst ist, lassen sich sämtliche Kosten auf die entsprechende Kostenstelle buchen.
Die Lagerverwaltung kümmert sich nicht um Bestände kostenloser Muster, die für Kostenstellen beschafft werden. Mithilfe dieses Ansatzes können zusätzliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Beschaffung von Gütern ohne wirtschaftlichen Wert entstehen, auf einfache Weise erfasst und dem Verkäufer erstattet werden.
Materialschlüssel: Will ein Unternehmen die Muster als sichtbaren Lagerbestand verfügbar haben, kann der Einkauf einen Bestellauftrag mit Materialschlüssel anlegen, einen Minimalwert zuweisen (etwa 0,01 Euro) und sämtliche zusätzlichen Kosten laden. Danach erhält der Lagermitarbeiter die Muster.
Die Anlieferungskosten für ein Muster entsprechen somit den tatsächlichen Kosten für das Probenhandling. Weil die kostenlosen Muster nun im Bestand sind, kann die Produktentwicklung auch Aufwände, wie sie etwa im Rahmen von Tests an den Proben oder bei der Entwicklung eines neuen Produkts anfallen, auf ihrer eigenen Kostenstelle eintragen.
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