Was stellt die Compliance in SAP Procure to Pay sicher?

Unternehmen beauftragen regelmäßig Wirtschaftsprüfer, die das Risiko von Finanzbetrug prüfen und zur Erstellung fehlerfreier Abschlüsse beitragen. Zu diesem Zweck bietet die Komponente Materialwirtschaft (Materials Management, MM) in SAP ERP Central Component mehrere Kontrollfunktionen für den Procure-to-Pay-Zyklus.

Ein typischer Procure-to-Pay-Zyklus umfasst, dass ein Benutzer eine Bestellanforderung für die benötigten Materialien oder Dienstleistungen erstellt, diese genehmigt und schließlich in eine Bestellung umgewandelt werden. Der Wareneingang erfolgt mit Bezug auf eine Bestellung, gefolgt vom Erhalt einer Lieferantenrechnung für die gelieferte Ware und schließlich einer Zahlung an den Lieferanten.

Die folgende Liste stellt zehn Tipps zur Verfügung, um Procure-to-Pay-Zyklus in SAP Materialwirtschaft (MM) besser zu kontrollieren.

1. Kritische Informationen als zwingend erforderlich konfigurieren: Beim Anlegen eines Lieferantenstammsatzes ist darauf zu achten, dass wichtige Felder, wie zum Beispiel die Zahlungsbedingungen oder Bankverbindungen eines Lieferanten, als Pflichtfelder angelegt werden. So wird sichergestellt, dass nichts Kritisches ausgelassen wird.

Beim Anlegen eines Lieferanten-Stammsatzes ist darauf zu achten, dass wichtige Felder, wie zum Beispiel die Zahlungs-Bedingungen oder Bankverbindungen eines Lieferanten, als Pflichtfelder angelegt werden.

2. Konfigurieren Sie Zahlungstoleranzen: Es ist üblich, eine geringe Differenz zwischen dem Bestellbetrag und dem Rechnungsbetrag zu haben. Die Festlegung von oberen und unteren Toleranzen, sowohl in Bezug auf den Wert als auch auf den Prozentsatz, stellt sicher, dass Rechnungen nicht unnötig zur Zahlung gesperrt werden, während diejenigen, die die Toleranzen überschreiten, einer notwendigen Prüfung unterzogen werden müssen, um Einwände bei der Auditierung zu vermeiden.

3. Legen Sie eine Release Strategy fest: Eine Release Strategy (Freigabestrategie) ist ein Online- sowie hierarchischer Genehmigungsprozess für jeden Einkaufsbeleg, wie zum Beispiel eine Bestellanforderung, eine Bestellung oder ein Lieferplan. Eine robuste Release Strategy, die mehrere sowie hierarchische Genehmigungen für Einkäufe erfordert, führt zu einem geringeren Betrugsrisiko.

4. Eine Referenz zur Bestellanforderung als erforderlich konfigurieren: Da eine Bestellanforderung der erste Schritt im Procure-to-Pay-Zyklus in SAP MM ist, gewährleisten alle in dieser Phase durchgeführten Prüfungen und Genehmigungen eine höhere Audit Compliance, wenn eine Bestellung mit Bezug auf eine genehmigte Bestellanforderung angelegt wird.

5. Erstellen Sie Qualitätskontrollen für die Beschaffung: Um sicherzustellen, dass ein Lieferant nur für die vom Unternehmen angenommenen Waren bezahlt wird, ist es möglich, in der Beschaffung eine Rechnungssperre zu aktivieren. Diese Funktion stellt sicher, dass die Rechnung beim Wareneingang automatisch gesperrt wird, bis das Unternehmen die gelieferte Ware genehmigt und die Zahlung an den Lieferanten erfolgt. Die folgende Abbildung zeigt die Option der Sammelrechnung (Block invoice), die dazu beiträgt, dass es weniger Einwände bei der Auditierung im Procure-to-Pay-Zyklus in SAP MM gibt.

6. Verwenden Sie die Bezugsquellenermittlung: Die Bezugsquellenermittlung ist ein Satz von genehmigten Lieferanten, von denen sich ein Unternehmen Materialien und Güter beschafft. Die Verwendung der Bezugsquellenermittlung im Beschaffungsprozess stellt sicher, dass keine Bestellung für einen zufälligen oder einmaligen Lieferanten angelegt wird, was zu Einwänden bei der Auditierung führen kann.

7. Verhindern Sie Stornos des Wareneingangs nach der Rechnungsbearbeitung: Diese Systemeinstellung stellt sicher, dass der Procure-to-Pay-Zyklus in SAP MM in jeder Hinsicht vollständig ist und es zu keinen unnötigen Stornierungen kommt.

8. Kontrollieren Sie unbegrenzte Überauslieferungen: Wenn Sie unbegrenzte Überauslieferungen in SAP ERP Central Component kontrollieren, wird sichergestellt, dass ein Lieferant nicht weiterhin zu viel liefert und dafür bezahlt wird.

9. Die stochastische Rechnungsprüfung konfigurieren: Die stochastische Rechnungssperre bietet die Möglichkeit, eine Rechnung zu stoppen und den Procure-to-Pay-Zyklus in SAP MM stichprobenmäßig zu prüfen.

10. Überwachen Sie die automatische Wareneingangsabrechnung (ERS): Durch die ERS-Funktionalität entfällt für einen Lieferanten die Notwendigkeit, eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen einzureichen. Während ERS den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus beschleunigt, hilft es Unternehmen auch, die automatische Rechnungsfreigabe genau zu überwachen, um Einwände bei der Auditierung zu reduzieren.