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Was sind die wichtigsten Vorteile des Wissensmanagements?
Eine geeignete Wissensmanagementstrategie unterstützt Unternehmen dabei, Dokumentensicherheit zu erhöhen und die Suche nach digitalen Ressourcen zu erleichtern.
In einem wettbewerbsintensiven Umfeld, in dem Unternehmen versuchen, Talente an sich zu binden und die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu steigern, kommt dem Wissensmanagement eine Schlüsselrolle zu.
Wissensmanagement kann Unternehmen dabei unterstützen, Unternehmensinformationen und digitale Assets, auf die Mitarbeiter zugreifen müssen, in einer Wissensdatenbank zu speichern, bereitzustellen und abzurufen. Zu diesen Beständen gehören Kundenverträge, Prozesse, Verfahren, Marketingmaterial, Preisgestaltung, Berichte und andere wichtige Daten.
Viele Mitarbeiter nutzen täglich eine Wissensdatenbank, um Informationen über Kunden, Prozesse, Lösungen für Probleme und andere wichtige Bereiche abzurufen. Wenn Wissen jedoch nicht angemessen verwaltet wird, kann dies zu Ineffizienz und Frustration bei den Mitarbeitern führen. Eine effektive Wissensmanagementstrategie kann Unternehmen mehrere Vorteile bieten.
Hier sind die vier wichtigsten Vorteile eines angemessenen Wissensmanagements für Mitarbeiter.
1. Standardisierte Sicherheit für alle Inhalte
Verschiedene Dateien können je nach Inhalt unterschiedliche Einschränkungen erfordern. So erfordern beispielsweise Dokumente mit personenbezogenen Informationen über Mitarbeiter oder Kunden mehr Sicherheit oder Verschlüsselung als weniger kritische Dateien.
Ein Wissensmanagementsystem kann Unternehmen bei der Erstellung eines Data-Governance-Plans unterstützen, der verschiedene Zugriffsrichtlinien für die Inhalte der Plattform definiert.
2. Zentraler Zugriff auf Informationen
Wenn Mitarbeiter auf Unternehmensdaten zugreifen müssen, kann ein zentralisiertes Content- oder Wissensmanagementsystem diesen Zugriff rationalisieren. Diese Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, über eine einzige Schnittstelle die von ihnen benötigten Daten zu finden.
Ein Wissensmanagementsystem kann Mitarbeiter auch dabei unterstützen, effizienter an einem Ort zu suchen, anstatt mehrere Orte wie Intranetseiten, Netzwerkfreigaben, Cloud-Speicher und andere Dateispeicher zu durchsuchen.
3. Weniger Dubletten und Content-Wildwuchs
Benutzer erstellen oder speichern häufig dieselbe Datei an mehreren Orten. Diese Situation tritt am häufigsten auf, wenn Teams gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Dadurch werden Inhalte unnötigerweise dupliziert und die Suche nach der richtigen Version der Datei wird immer komplizierter.
Ein Wissensmanagementsystem kann bei der Verwaltung der Lebenszyklen von Dokumenten helfen und mit der entsprechenden Struktur sicherstellen, dass die Benutzer nicht versehentlich Dateien duplizieren.
4. Verbesserte Entscheidungsfindung
Ganz gleich, ob ein Kundendienstmitarbeiter ein Kundenproblem lösen möchte oder ein Vertriebsmitarbeiter nach Marketingmaterialien sucht, eine Wissensmanagementplattform kann sie unterstützen, schnell auf die entsprechenden Ressourcen zuzugreifen, ihre Entscheidungsprozesse zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Für Unternehmen ist es von Vorteil, wenn sie den Bedarf ihrer Mitarbeiter an einem schnellen und einfachen Zugriff auf digitale Ressourcen unterstützen. Eine Wissensmanagementplattform kann ein effizienteres Arbeiten unterstützen und die Benutzererfahrung bei der Interaktion mit Daten verbessern.
