Getty Images
Was sind die größten Probleme beim Wissensmanagement?
Wissensmanagementsysteme unterstützen Mitarbeiter, wichtige Informationen zu finden. Die Implementierung einer entsprechenden Anwendung kann jedoch Probleme mit sich bringen.
Unternehmen können Wissensmanagementsysteme einsetzen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verbessern, doch sie stehen möglicherweise vor Problemen bei Benutzerakzeptanz und Integration.
Wissensmanagement-Tools können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da sie Mitarbeiter unterstützen, Kundenanfragen schnell zu beantworten und einen einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien, Standardbetriebsverfahren und andere geschäftskritische Dokumente zu ermöglichen, welche die Mitarbeiter benötigen. Die Implementierung von Wissensmanagementsystemen kann jedoch viele Herausforderungen mit sich bringen.
Hier sind die vier häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen beim Wissensmanagement konfrontiert sind.
1. Benutzerakzeptanz
Damit sich Investitionen in Technologien lohnen, müssen sie von den Anwendern angenommen werden – das gilt auch für Wissensmanagementsysteme. Mitarbeiter mögen Veränderungen nicht immer, so dass Wissensmanager möglicherweise die Unterstützung der Unternehmensleitung benötigen, um sicherzustellen, dass die Benutzer das System annehmen. Die Unterstützung durch die Führung kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die Veränderung annehmen und das Beste daraus machen.
2. Lernkurven und Systemintegration
Wenn Unternehmen ein Wissensmanagementsystem einführen, haben die Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten, nach Informationen zu suchen und mit ihnen zu interagieren, bis sie gelernt haben, wie das System zu verwenden ist. Außerdem müssen die Implementierungsteams das System mit verschiedenen Klassifizierungen konfigurieren und sicherstellen, dass es sich in andere bestehende Systeme integrieren lässt, was komplex und zeitaufwendig sein kann. Diese Aufgaben erfordern eine gründliche Planung und ein tiefes Verständnis der Informations- und Systemerwartungen einer Organisation.
3. Aktualisierung der Inhalte
Ein Wissensmanagementsystem muss aktuelle und relevante Inhalte enthalten, um einen Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter darin schulen, wichtige Informationen wie Schulungsunterlagen und Produktkataloge kontinuierlich zu aktualisieren. Wenn ein Wissensmanagementsystem zu viele irrelevante und veraltete Informationen enthält, werden die Benutzer es möglicherweise nicht verwenden.
4. Verschlagwortung und Speicherung von Inhalten
Um sicherzustellen, dass die Benutzer das Wissensmanagementsystem leicht durchsuchen und navigieren können, müssen die Implementierungsteams das System so konfigurieren, dass die Informationen in nützliche Kategorien und Speicherorte eingeteilt werden. Diese Teams sollten sich überlegen, welche Art von Taxonomiestruktur am besten geeignet ist, um Inhalte zu speichern und zu kennzeichnen.
Außerdem bieten verschiedene Systeme, zum Beispiel in der Cloud oder On-Premises, unterschiedliche Funktionen und Optionen zur Informationsspeicherung, so dass Unternehmen entscheiden sollten, wie das System Informationen speichern und kategorisieren soll. Führungskräfte beraten sich in der Regel mit ihren IT-Abteilungen, um die effektivsten Möglichkeiten zur Speicherung und Organisation von Inhalten in einem Wissensmanagementsystem zu ermitteln.
