Getty Images/iStockphoto
RFI vs. RFP vs. RFQ: Was sind die Unterschiede?
Request for Information (RFI), Request for Proposal (RFP) und Request for Quote (RFQ) sind wichtige Dokumente für den Einkauf. Erfahren Sie, wann sie verwendet werden sollten.
Der Kauf von Hard- und Software für Unternehmen kann ein kostspieliges und risikoreiches Unterfangen sein. Daher müssen die Einkaufsteams die feinen Unterschiede zwischen einer Informationsanfrage (Request for Information, RFI), einer Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) und einer Preisanfrage (Request for Quote, RFQ) verstehen.
Jedes der Dokumente – eine Informationsanfrage, eine Angebotsanfrage und eine Preisanfrage – dient einem bestimmten Zweck bei der Durchführung eines größeren Projekts, auch wenn es einige Überschneidungen gibt. Obwohl es möglich ist, alle drei Arten von Anfragen für ein und dasselbe Projekt zu stellen, werden aufgrund der Überschneidungen in der Regel nur eine oder zwei verwendet.
Warum sind RFI, RFP und RFQ wichtig?
Der Kauf einer großen Menge an Hardware oder Software wirft Fragen auf, zum Beispiel, ob der Lieferant seriös ist, ob das Produkt den Anforderungen entspricht, ob es kosteneffektiv ist und ob der Endpreis dem Budget entspricht. Um das Risiko zu reduzieren und die Kosten unter Kontrolle zu halten, optimieren und standardisieren Unternehmen häufig ihre Beschaffungs- und Einkaufsprozesse.
Je nach Größe und Art des Unternehmens kann es ein spezielles Beschaffungsteam geben, das detaillierte Richtlinien befolgt, wann welche Art von Dokumenten erforderlich ist, und Prozesse befolgt, die sicherstellen, dass Einkäufe unparteiisch und vertretbar sind.
Was ist eine RFI?
Einkaufsteams verwenden eine Informationsanfrage, wenn sie zusätzliche Informationen von Lieferanten benötigen, bevor sie eine Ausschreibung oder Anfrage abschließen. Es kann sein, dass dem Einkaufsteam die Anforderungen fehlen, dass es mehr Informationen über die auf dem Markt verfügbaren Optionen benötigt oder dass Details validiert werden müssen, was die Branchenexperten der Anbieter übernehmen können.
Bei der Prüfung einer Informationsanfrage passen die Lieferanten ihre Antworten an, um die verfügbaren Optionen hervorzuheben. Aus diesem Grund ist es wichtig, Antworten von mehreren Lieferanten zu erhalten. Der RFI kann nur grobe Kostenschätzungen enthalten, aber in der Praxis kann das Dokument ein besseres Verständnis des Projektumfangs und der Projektanforderungen vermitteln.
Einige Anbieter werden möglicherweise nicht auf eine Informationsanfrage antworten, es sei denn, es ist klar, dass das Unternehmen das Projekt aufgrund des Aufwands, der mit der Beantwortung der Informationsanfrage verbunden ist, tatsächlich durchführen möchte.
Was ist eine RFP?
Ein Einkaufsteam kann eine Angebotsanfrage erstellen, wenn es die Projektanforderungen genau kennt. Dieses Dokument folgt möglicherweise auf einen RFI, aber die Organisation kann diesen Schritt überspringen und direkt zur RFP übergehen, wenn sie über die internen Ressourcen verfügt, um die Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln.
Die RFP listet die Anforderungen detailliert auf, enthält einen empfohlenen Zeitplan und fordert die Lieferanten zur Abgabe von Preisangeboten auf. Das Einkaufsteam kann spezifische Fragen über den Anbieter stellen, beispielsweise wie lange er schon im Geschäft ist, wie viele ähnliche Projekte er bereits abgeschlossen hat, wie hoch sein Jahresumsatz ist und wie viele Mitarbeiter er beschäftigt. Die Antwort auf die Ausschreibung kann verbindliche Bedingungen enthalten, die eingehalten werden müssen, zum Beispiel ein Lieferdatum und andere wichtige Informationen. Die Einkaufsteams können einen Lieferanten von der Angebotsabgabe ausschließen, wenn dieser die verbindlichen Anforderungen der Ausschreibung nicht erfüllt.
Die Antwort eines Anbieters auf eine Ausschreibung kann zusätzliche Elemente enthalten, die einen Mehrwert darstellen können. Dies ist eine Gelegenheit für den Anbieter, sich von der Konkurrenz abzuheben. Lieferanten arbeiten möglicherweise auch mit einem oder mehreren zusätzlichen Partnern zusammen, um die Anforderungen der Ausschreibung zu erfüllen. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Hauptanbieter nicht in der Lage ist, alle Anforderungen allein zu erfüllen. In diesem Fall enthält die Antwort auf die Ausschreibung Informationen über jeden Anbieter und Einzelheiten darüber, wie die Zusammenarbeit funktionieren würde.
In der Antwort auf die Ausschreibung sollten alle mit dem Projekt verbundenen Kosten angegeben werden. Diese Gebühren können Implementierungskosten, laufende Wartungs- und Unterstützungskosten, Preise für Änderungsanforderungen und Stundensätze für verschiedene Rollen im Projekt umfassen. Beispielsweise kann für einen Projektmanager ein bestimmter Stundensatz gelten, während ein technischer Architekt einen anderen Stundensatz verlangen kann. Die eigentlichen Preisverhandlungen können erst nach der Auswahl eines Anbieters beginnen, bieten aber die Möglichkeit, die unterschiedlichen finanziellen Anforderungen der einzelnen Anbieter zu ermitteln.
Was ist eine RFQ?
Einkaufsteams verwenden eine Angebotsanfrage oder Ausschreibung, wenn sie genau wissen, was sie brauchen und Angebote von Lieferanten einholen möchten. In einer RFQ stellen Organisationen den Lieferanten alle Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um einen wettbewerbsfähigen Preis für den Auftrag zu ermitteln.
Diese Art der Anfrage ist gut geeignet, wenn die angeforderte Arbeit standardisiert ist und die Anbieter wenig Spielraum zur Differenzierung haben, zum Beispiel beim Kauf von Standardhardware oder -software.
Die Antwort des Anbieters konzentriert sich auf den Preis und alle laufenden Kosten, beispielsweise jährliche Lizenzgebühren. Die Lieferanten sind nicht verpflichtet, Alternativen vorzuschlagen, um die Anforderungen der Beschaffungsteams zu erfüllen. Die Antworten der Lieferanten enthalten auch den vorgeschlagenen Zeitplan.
