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Hot Desking vs. Hoteling: Was ist der Unterschied?
Immer mehr Unternehmen setzen auf hybride Arbeitsmodelle. Doch welche Möglichkeiten gibt es, um Mitarbeiter im Büro zu unterstützen, während die physischen Büroflächen schrumpfen?
Hot Desking und Hoteling sind zwei Methoden, die sich zunehmender Beliebtheit erfreuen, um Arbeitnehmern die gemeinsame Nutzung physischer und digitaler Büroräume zu ermöglichen. Viele glauben, die Methoden seien gleich, aber das ist nicht der Fall. Es gibt deutliche Unterschiede zwischen den beiden Optionen, unter anderem bei der Art und den Bedürfnissen der Endnutzer, den verfügbaren Ressourcen und den bereitgestellten IT-Diensten.
Lassen Sie uns erkunden, warum Hot Desking und Hoteling so beliebt sind. Untersuchen Sie Untersuchen Sie die beiden Möglichkeite, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Warum sind Hot Desking und Hoteling so beliebt?
Die COVID-19-Pandemie zwang viele Unternehmen, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter zu überdenken. Viele haben sich für ein hybrides Modell entschieden, bei dem nur ein Teil der Mitarbeiter im Büro arbeitet, während andere aus der Ferne tätig sind. Infolgedessen verfügen diese Unternehmen nun über mehr Bürofläche als erforderlich.
Durch die Verkleinerung der Bürofläche werden zwar unnötige Kosten vermieden, aber es entsteht auch eine Situation, in der die Mitarbeiter keinen Zugang mehr zu einem eigenen Büro oder Arbeitsplatz haben. Stattdessen wird Technologie eingesetzt, um die gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten und den damit verbundenen IT-Diensten zu koordinieren, zum Beispiel Netzwerk- und Internetzugang, Geschäftstelefone sowie persönliche Videokonferenz- und Collaboration-Systeme.
Ein weiterer beliebter Trend für kleinere Unternehmen und Start-ups: Coworking Spaces. Dabei mietet das Unternehmen Büroräume von Dritten, um vorübergehend Zugang zu Büroflächen und digitalen Diensten zu erhalten.
Was ist Hot Desking?
Beim Hot Desking werden den Mitarbeitern Büro- und IT-Infrastrukturdienste nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" zur Verfügung gestellt. Beim Hot Desking kommen die Mitarbeiter ins Büro, suchen sich einen freien Büroplatz und beanspruchen ihn für sich, solange sie dort sind, wobei sie je nach Bedarf auf die IT-Ressourcen zugreifen. Dieses Modell ist einfach und funktioniert oft gut, stößt aber in bestimmten Situationen auf Probleme, zum Beispiel in folgenden Fällen:
- Kapazität: Wenn mehr Mitarbeiter auftauchen, als Büroräume verfügbar sind.
- Zusammenarbeit: Wenn zwei oder mehr Mitarbeiter zusammenarbeiten müssen, aber räumlich getrennt sind, weil keine benachbarten Plätze verfügbar sind.
- Verfügbarkeit von Diensten: Wenn bestimmte IT-Ressourcen benötigt werden, aber nicht an freien Plätzen verfügbar sind.
- Vertraulichkeit: In Situationen, in denen Privatsphäre erforderlich ist.
Wenn eines oder mehrere dieser Probleme regelmäßig auftreten, ist die Hoteling möglicherweise die bessere Option.
Was ist Hoteling?
In Unternehmen wurde Hoteling traditionell mit gemeinsam genutzten Konferenzräumen in Verbindung gebracht. Jahrelang konnten Mitarbeiter einen Konferenzraum entweder manuell oder digital für einen bestimmten Zeitraum reservieren, so dass sie und andere Personen den Raum für gemeinsame, persönliche Zwecke nutzen konnten. Heute jedoch hält das Hoteling auch für Einzelarbeitsplätzen Einzug. Der Unterschied zwischen Hot Desking und Hoteling besteht darin, dass beim Hoteling Plätze reserviert werden können, in der Regel über einen digitalen Dienst. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter bereits im Vorfeld:
- dass ein Arbeitsplatz tatsächlich verfügbar ist
- den genauen Standort des Arbeitsplatzes
- welche physischen und digitalen Ressourcen zur Verfügung stehen
Das Hoteling beseitigt zwar viele der Mängel, die beim Hot Desking auftreten, erfordert aber, dass das Unternehmen oder die Coworking-Einrichtung einen Reservierungsservice einrichtet. Wenn das Büro selbst nur über eine begrenzte Anzahl beliebter Örtlichkeiten verfügt, kann es außerdem vorkommen, dass den Arbeitnehmern nur Plätze zur Verfügung stehen, die für ihre Bedürfnisse an einem bestimmten Tag nicht gerade ideal sind.
