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Austausch einer Telefonanlage: Wie geht man am besten vor?
Ein Business-Telefonsystem auszutauschen, kann aus mehreren Gründen notwendig sein. Um für den Fall der Fälle gerüstet zu sein, sollten Sie einen Plan für die Optionen ausarbeiten.
Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Sie Ihre Telefonanlage ersetzen müssen. Wenn Ihr geschäftliches Telefonsystem vollständig abgeschrieben ist oder die Hardware schwächelt, ist es Zeit für einen Austausch.
Es kann negative Folgen haben, wenn Sie Ihre Telefonanlage ersetzen, etwa mögliche Downtime und verlorene Voicemails oder Kundenkontakte des alten Systems. Das könnte ein einschränkender Faktor bei der Vorgehensweise für einen Austausch sein. Wenn Ihr Business-Telefonsystem vollständig abgeschrieben ist und negative Auswirkungen absehbar sind, recherchieren Sie, ob es Sonderaktionen für eine Inzahlungnahme gibt.
Es ist wichtig zu wissen, ob ein Upgrade-Pfad außerhalb eines Großhandel-Deals existiert. Ihre Vertriebsmitarbeiter kennen vielleicht spezielle Alt-gegen-neu-Aktionen oder Firmen, die bereit sind, altes Equipment zu kaufen.
Vorbereitung auf Hardwareausfälle
Ausfallende Hardware kann ein Anzeichen sein, dass es an der Zeit ist, Ihre Telefonanlage zu ersetzen. Stellen Sie fest, ob jemand Support für die schwächelnde Hardware leisten kann. Wenn die Ressourcen nicht vor Ort zur Verfügung stehen, ist es wichtig, festzulegen, wie diese Services künftig erfolgen sollen.
Ist die notwendige Unterstützung vorhanden, besteht der nächste Schritt darin, welche defekten Teile am teuersten zu ersetzen sind. Sie sollten ebenfalls die Services und die Zeit berücksichtigen, die erforderlich sind, ausgefallene Hardware auszutauschen, damit das Budget ausreicht.
In einigen Fällen bietet vielleicht der Originalhersteller Ersatzteile zum Kauf an. Es empfiehlt sich, mehrere Quellen für Ersatzteile zur Verfügung zu haben. Es existiert eine ganze Branche, die sich auf Instandhaltung und Wartung von End-of-Life-Systemen spezialisiert hat. Diese Firmen kaufen gebrauchte Assets, bevorraten sich mit Ersatzteilen von bekannten Herstellern und bieten Wartungsverträge für alles Mögliche, etwa Generatoren, Telefon-Switches und Netzwerk-Switches.
Recherchieren Sie auch, ob Gateways oder andere Vermittlungsgeräte erhältlich sind, um Ihre Investition zu strecken oder den Wechsel zu vereinfachen. Denn dann könnten Sie in der Übergangsphase die neuen Services über das alte System nutzen.
Lernen Sie Ihren Anbieter kennen
Leistungsanfragen (Requests for Information, RFI) sind eine gute Möglichkeit, um die Verfügbarkeit und Kapazität eines Anbieters zu prüfen. Außerdem lohnt sich die Frage, welchen Kundentyp ein Anbieter erwartet, um sicherzustellen, dass Sie gut zusammenpassen. Wenn sich zum Beispiel ein Händler vor allem auf Betriebe mit 50 bis 100 Mitarbeitern konzentriert, passt ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern nicht sonderlich gut dazu.
Services und Hardware ändern sich, und Sie sollten nicht gleich die erste Option oder Empfehlung einfach so akzeptieren. Dazu gehört das Verständnis von Mobilfunk-Handovers. Hierbei findet eine Übergabe zwischen Ihrem PBX-System und einer externen Vermittlung, etwa einem Mobiltelefon, statt, damit nicht für alle Mitarbeiter Tischtelefone angeschafft werden müssen.
Mobilfunk-Handovers können zusätzliche Hardwarekosten in Verbindung mit VoIP-Telefonen reduzieren, da Organisationen nicht gezwungen sind, Switch Ports, Wartungspläne oder Softwarelizenzen zu kaufen. Fragen Sie in Ihrem RFI immer nach kostensparenden Alternativen.
Wie Sie mit dem End-of-Life von Telefonanlagen umgehen, sollte nie in eine Hauruckaktion ausarten. Ein Umstieg benötigt intensive Recherche und Planung sowie ein Abwägen aller Optionen und finanziellen Auswirkungen.
