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Quais passos devem ser seguidos para escolher um bom provedor de ERP?
A decisão de escolher o provedor certo é de longo prazo, então você deve pensar em projetos para os próximos 5 a 10 anos e em um provedor que garanta suporte durante todo esse tempo.
Sem dúvida, uma das ferramentas que as empresas sempre precisarão é o planejamento de recursos empresariais (ERP). Essa abordagem é aplicável a empresas grandes e pequenas e pode ser implementada de forma personalizada para atender às necessidades específicas de cada organização.
O mercado de ERP em nuvem, de acordo com um estudo da MarketsandMarkets, teve gastos de US$ 24,5 bilhões em 2019 e deve chegar a US$ 37,7 bilhões em 2024.
Mas como escolher o ERP certo para a nossa organização? Quais são os fatores a ter em conta? Helbert Bello, Gerente de Projetos Sênior de Centros de Avaliação de Tecnologia, nos esclareceu essas dúvidas durante sua participação no ERP Summit Mexico 2023, realizado na Cidade do México em 28 de março.
Inicialmente, o executivo recomenda identificar as necessidades e exigências da empresa e dos clientes e estabelecer um prazo realista para o projeto. “Também é importante envolver os usuários-chave no processo de seleção e avaliação de fornecedores e ferramentas, e fazer uma avaliação cuidadosa de custos e benefícios para garantir que o projeto tenha um retorno positivo do investimento”, disse Herbert Bello.
Para que isso aconteça, o usuário deve estar no centro da tomada de decisão, já que o ERP pode incluir outros sistemas como CRM e folha de pagamento, por isso o especialista recomenda que os provedores sejam úteis às empresas nesse processo de decisão. "No México existem bons fornecedores que oferecem soluções de folha de pagamento e CRM, e existem fornecedores que oferecem apenas ERPs, (por isso) ao fazer um projeto de ERP, é necessário saber qual é o escopo funcional, para avaliar desde a princípio quais provedores vão ser convidados."
A empresa requer apenas um programa de gerenciamento de recursos? Ou você precisa de uma solução mais completa que integre atendimento e relacionamento com o cliente? E é que um ERP que oferece as vantagens de um CRM adequado – como um banco de dados integrado para melhor responder às solicitações de consulta, ou gerenciar consultas de pedidos em tempo hábil – pode melhorar a experiência do cliente, como mostra um estudo da Deloitte , que revelou que 9 em cada 10 empresas veem a experiência do cliente como um diferencial em vários canais.
Critérios financeiros, técnicos e legais a considerar
O tempo de tomada de decisão para saber os custos é algo que faz com que os projetos de implantação demorem mais. Helbert Bello acredita que os clientes mexicanos e latino-americanos precisam de mais tempo para tomar uma decisão, pois "o retorno sobre o investimento (ROI) é importante e devemos garantir um orçamento baseado em uma análise de propriedade total, por isso recomendamos Faça um custo total de análise de propriedade (TCO) e uma visão de cinco anos. É importante que os clientes entendam que essa decisão afetará os próximos 5 a 10 anos e que é preciso pensar em um fornecedor de longo prazo.”
O próximo passo é levantar os requisitos e avaliar os fornecedores, bem como identificar as soluções que melhor se adequam aos requisitos do projeto. “É importante verificar se os fornecedores têm a experiência necessária no mercado e avaliar tudo isso para chegar a uma short list de dois ou três fornecedores. Para isso, utilizamos um processo de RFP (Request for Proposal) que nos permite obter informação detalhada sobre custos de implementação, preços de serviços, custos de subscrição ou licenciamento, entre outros aspetos importantes.”
Este processo é crucial, pois os provedores estão muito ocupados com muitos projetos e clientes no mercado atual. Portanto, é preferível trabalhar apenas com 2 a 3 fornecedores para garantir que eles estejam comprometidos e tenham boas chances de fechar o negócio.
“Depois de reduzirmos a lista de fornecedores, é importante considerar a análise de valor de custo para determinar a melhor solução. Às vezes pode haver provedores que oferecem soluções semelhantes, mas com recursos diferentes, como hospedagem e nuvem. Portanto, é importante avaliar cuidadosamente essas opções e determinar qual é a melhor para o nosso negócio em termos de custo, capacidade e funcionalidade.”
Por outro lado, você deve analisar o custo do uso da nuvem e todas as suas vantagens; no entanto, existem diferentes maneiras de analisar o custo e o valor, pois em um caso eles terão um custo de hospedagem - e talvez a compra de licenças para ter esse sistema em hospedagem – enquanto, no outro caso, o custo será uma assinatura mensal. “Isto significa que há um investimento diferente, onde num caso é mais despesa operacional e no outro é mais investimento de capital. Portanto, é preciso fazer uma análise justa de custo e valor, e demonstrar essa análise para o conselho de administração tomar uma decisão”, explica Bello.
Quando se trata de legal e conformidade, não é segredo para ninguém que o processo de revisão de contratos e negociação é uma bagunça terrível que a maioria dos clientes não gosta. “Normalmente eles repassam para um advogado, que revisa a parte jurídica, mas não verifica se o escopo do projeto está no contrato. O contratante pode assumir a responsabilidade de revisar os contratos e garantir que o escopo esteja refletido no contrato e que corresponda ao que eles estão vendo nas propostas de planos de implementação, licenças, assinaturas e nas negociações de custos.”
Siga uma rota pré-definida para evitar perder o objetivo
Como podemos superar os desafios mencionados?
Segundo o executivo dos Centros de Avaliação de Tecnologia, qualquer um poderia fazer se tivesse tempo, mas hoje em dia o mais difícil é ter tempo. Portanto, é importante usar uma metodologia com etapas simples para cobrir esses problemas. Comece por entrevistar os utilizadores e envolvê-los no processo, não só para levantar requisitos, mas também para que tenham voz e possam participar na tomada de decisões. É necessário colocar esses requisitos de forma organizada para que os provedores possam entendê-los facilmente.
Helbert Bello aconselha que você compare os sistemas para verificar se eles atendem às suas necessidades antes de solicitar preços. “Você não deve comprar com base apenas no preço, mas no valor e se o sistema é adequado para suas necessidades de negócios.”
Também é importante envolver a alta administração e explicar a eles a importância do projeto, o ROI e a análise de custo em valor. “A gestão deve ser contra o atraso do projeto e estar sempre presente no processo, recebendo relatórios e atualizações para garantir o sucesso do projeto”, disse.
Ele acrescentou que “os projetos mais bem-sucedidos são aqueles em que a administração está comprometida com o projeto e recebe relatórios regulares sobre seu progresso; Por isso, não se deve deixar tudo nas mãos do pessoal financeiro que, na maioria das vezes, é quem contrata o projeto.”
Definir uma lista de provedores mais curta é uma decisão fácil, uma vez que você tenha todas as informações sobre os sistemas. “Não há problema em cortar quem não cumpre os requisitos. Como você pode ver neste exemplo, um dos sistemas tem 100% de cobertura, outro 78% e outro 96%. Portanto, selecionaremos os dois primeiros com 96% e 100% de cobertura para realizar o ERP.”
Como não se trata apenas de preço, “também pediremos aos fornecedores que identifiquem o melhor implementador envolvido na implementação. Se não gostarmos do implementador, revisaremos o plano do projeto e veremos os pontos de integração e quais sistemas serão integrados. Tudo isso deve estar incluso no ERP. Além da precificação, o sistema nos permitirá criar uma análise custo-valor.”
Outro passo importante é a avaliação antes de selecionar o provedor: “devemos fazer demos com os usuários para que eles possam avaliar as ferramentas. Isso nos permitirá ter uma visão melhor e entender como as ferramentas avaliam. É importante envolver os usuários, pois são eles que vão utilizar as ferramentas no dia a dia.”
Por fim, com base em todas as recomendações anteriores, faremos uma análise de TCO e ROI. “Isso nos permitirá entender quanto vamos investir no projeto e quanto tempo levará para recuperar o investimento. Este não é um projeto que se realiza a curto prazo, mas sim um investimento que trará benefícios e melhorias a longo prazo. O conselho de administração precisa entender isso e entender que não se trata apenas de comprar uma boa ferramenta, mas de investir em algo que nos pagará no longo prazo.”
Para isso, é importante levar em consideração que existem diferentes propostas de fornecedores, com diferentes sistemas de cobrança. Portanto, é difícil comparar todos eles. No entanto, fazendo uma análise detalhada, podemos entender melhor os custos de licenciamento ou assinatura, bem como outros custos associados à implementação.
