Por qué é melor evitar digitalizar documentos no celular?

Embora os telefones celulares possam ser úteis para a digitalização ocasional ou urgente de documentos, os scanners dedicados oferecem numerosas vantagens em termos de qualidade, velocidade, recursos e gerenciamento de documentos.

A digitalização é uma atividade simples na qual as informações passam de um formato de documento físico para um formato de documento digital. Com essa atividade, as informações são organizadas em arquivos que são armazenados de forma simples e recebem um nome para classificá-los.

Essa simplicidade é complicada quando há grandes volumes de dados a serem organizados e há certas desvantagens, sendo a principal delas o fato de não haver sistematização. Cada pessoa define o nome do arquivo e a pasta em que ele está armazenado. Para consultá-lo, o usuário pode precisar abri-lo e analisar todo o conteúdo até encontrar as informações que está procurando.

Os aplicativos de digitalização para dispositivos móveis, a facilidade de uso e a portabilidade são alguns dos fatores que podem afetar negativamente o crescimento do mercado de scanners. No entanto, a Mordor Intelligence estima que esse segmento crescerá para um CAGR de 5,2% de 2021 a 2026 globalmente. Isso é devido à crescente adoção de tecnologias digitais em vários setores e ao aumento da demanda por scanners portáteis de documentos, o que impulsionará o crescimento do mercado de scanners de documentos em todo o mundo.

Na era digital, a eficiência e a produtividade são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do tamanho. Uma tarefa comum nos ambientes comerciais é a digitalização de documentos. Embora alguns possam optar por usar seus telefones celulares para essa finalidade, ter um scanner dedicado oferece diversas vantagens:

• Segurança: a digitalização móvel pode representar grande vulnerabilidade à privacidade pessoal e a segurança das empresas, a maioria dos aplicativos não deixam claro para os usuários como as informações serão tratadas e se serão compartilhadas de alguma forma. A ausência de criptografia e de um sistema seguro para carregar seus documentos na nuvem para visualização é muito frequente. Isso coloca em risco os dados pessoais, informações confidenciais ou sensíveis.
• Qualidade: para usar os dados e as informações dos documentos, é necessário ter qualidade, que é superior no scanner quando comparado a um telefone celular. Os scanners são desenhados especificamente para capturar imagens e documentos com precisão, produzindo maior resolução, detalhamento e correções automatizadas de imagem como brilho, contraste, tamanho e posicionamento do documento. Isso é extremamente importante ao lidar com documentos valiosos, como contratos legais ou faturas. Imagens capturadas por dispositivos móveis costumam requerer ajustes de qualidade e correções de distorções que geralmente requerem o uso de outros aplicativos, sem contar a perda de tempo com ajustes manuais.
• Velocidade: os scanners são projetados para digitalizar vários documentos em segundos, alguns oferecem digitalização frente e verso automatizada, o que economiza o valioso tempo dos funcionários e permite um processamento mais rápido das informações.
• Funções dedicadas: ao contrário dos telefones celulares, os scanners geralmente contam com uma ampla gama de funções. Alguns dispositivos oferecem captura de dados contidos na imagem, leitura de código de barras, QR codes, seleção automática de nome de arquivos por OCR, separação de lotes de documentos, além de outros tipos de recursos que melhoram muito a produtividade de profissionais e escritórios.
• Organização: o uso de um scanner dedicado na empresa facilita o gerenciamento e a organização de documentos digitais. Muitos scanners incluem um software especializado que permite a classificação de documentos. Além disso, eles podem ser armazenados na nuvem ou em sistemas de gerenciamento de documentos, proporcionando acesso fácil e seguro de qualquer local.

Um dos limites da digitalização de documentos através de aplicativos móveis é que frequentemente as informações não podem ser extraídas e levadas a um outro plano de gerenciamento de dados, análises qualitativas ou quantitativas; operações fundamentais para as empresas hoje em dia. Com a transformação digital, as organizações precisam cada vez mais de digitalização produtiva, precisa e segura. Investir em um scanner se traduz em maior eficiência e produtividade no fluxo de trabalho.

Sobre o autor: Ricardo Karbage é gerente geral do Brasil e líder de Negócios Empresariais para América Latina na Xerox.