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7 desafios da gestão de processos de negócios e como resolvê-los
No caminho para uma iniciativa de BPM bem-sucedida, a falta de apoio do nível C, objetivos pouco claros, mudanças culturais e ambientes de testes deficientes estão entre os obstáculos que devem ser superados.
Para melhor compreender e melhorar a forma como os seus negócios operam, as empresas implementam iniciativas de gestão de processos de negócios para otimizar fluxos de trabalho, aumentar a produtividade geral, reduzir riscos de conformidade, eliminar desperdícios, reduzir custos, enriquecer as experiências dos clientes e aumentar a agilidade, escalabilidade e eficiência dos processos.
Um único processo de negócios pode abranger muitas funções, tarefas e sistemas diferentes, todos executados de maneiras diferentes. Executivos de tecnologia, gerentes de negócios e equipes de liderança precisam ter uma visão geral de suas organizações e determinar como e por que os processos de negócios falham. Soluções rápidas podem parecer uma resposta, mas podem limitar as oportunidades de negócios e o ROI a longo prazo.
A implementação do gerenciamento de processos de negócios (BPM) pode assumir muitas formas, desde uma análise aprofundada das operações até o mapeamento formal dos processos de negócios e a implementação de um conjunto abrangente de ferramentas e capacidades. Um processo aprimorado pode significar coisas diferentes para diferentes partes interessadas, dependendo das estruturas de remuneração, do status e das métricas de negócios. Também é essencial considerar como os incentivos estão alinhados entre departamentos, parceiros e clientes.
Para maximizar os benefícios de uma iniciativa de BPM, vários desafios de BPM devem ser abordados, incluindo cultura corporativa, estilo de gestão, capacidades de teste, tecnologia e tendências de mercado, e comunicação.
Obstáculos e soluções para o gerenciamento de processos de negócios
1. Falta de aceitação e apoio dos executivos
A gestão de processos de negócios exige mudanças na cultura corporativa e implementações tecnológicas planejadas. Os funcionários podem resistir às iniciativas de BPM se acreditarem que isso pode custar-lhes o emprego, a situação profissional ou as oportunidades de progresso. “Quando os funcionários resistem à mudança ou não têm certeza sobre os benefícios que são claramente transmitidos desde o início, os projetos de BPM encontrarão resistência”, explicou Dana Daher, analista de pesquisa sênior na prática de CIO do Info-Tech Research Group. Ele recomendou que os executivos corporativos promovessem os benefícios qualitativos e quantitativos do BPM para as partes interessadas.
2. Metas e objetivos de negócios pouco claros
Às vezes, as empresas podem abordar iniciativas de BPM com objetivos mistos e contraditórios. “Apesar da importância de alavancar a automação de processos”, explicou Daher, “muitas organizações não conseguem primeiro criar uma estratégia abrangente de BPM”. As equipes de projetos de BPM, observou ele, deveriam esclarecer se o objetivo é melhorar continuamente ou redesenhar os processos. Também é melhor incluir equipes de negócios e de TI ao criar um roteiro para lançar e implementar projetos de melhoria de processos de negócios.
3. Infraestrutura de testes inadequada
Um processo de negócios abrange várias pessoas e departamentos, incluindo TI, finanças e segurança. “Muitas vezes, os usuários empresariais usam uma ferramenta de BPM para automatizar determinados processos, mas não passam por um processo de teste antes de implementar o fluxo de trabalho ou as etapas de processamento de dados”, observou Isaac Gould, gerente de pesquisa da Nucleus Research. A falta de testes de desempenho pode levar a falhas de processos, erros imprevistos, interrupções operacionais e novos riscos de segurança. Ao planejar a implementação de um sistema BPM, as empresas devem considerar ambientes de teste e sandbox, controles de segurança e ferramentas de teste automatizadas disponíveis para medir o desempenho do processo. Para eliminar vulnerabilidades, inclua um desenvolvedor ou especialista em TI no processo de construção de teste.
Estratégias de BPM mal planejadas podem estar repletas de dificuldades.
4. Confusão sobre qual é a ferramenta certa para o trabalho certo
Quer sejam implementadas para aplicações específicas ou como parte de plataformas tecnológicas empresariais maiores, diferentes categorias de ferramentas de BPM podem mapear, extrair, capturar, implementar, automatizar, analisar e monitorar processos de negócios. Muitos tomadores de decisão de TI não veem diferença entre as categorias de ferramentas para automação de processos de negócios, orquestração de processos, processos robóticos, hiperautomação e BPM, disse Bernd Ruecker, cofundador e tecnólogo-chefe da Camunda, fornecedora de fluxo de trabalho de código aberto e plataforma de automação de decisão. “Os tomadores de decisão e as organizações”, sugeriu ele, “precisam melhorar sua compreensão das categorias de ferramentas para selecionar a solução certa para seu ambiente individual”.
5. Processos ocultos são vulneráveis à quebra
Os processos de negócios geralmente são construídos ao longo do tempo, à medida que os usuários encontram melhores maneiras de resolver problemas menores. Esta evolução gradual resulta em processos ocultos que não foram claramente identificados e podem entrar em colapso quando as pessoas ficam indisponíveis, saem da empresa, mudam para outros cargos ou outras circunstâncias mudam. “A pandemia, que empurrou as empresas para locais de trabalho híbridos distribuídos, tornou a localização, correção e automatização de processos quebrados uma necessidade para muitas empresas”, disse Nicolas Chabanoles, CTO de BPM de código aberto e provedor de plataforma de desenvolvimento de código da Bonitasoft. Ele observou que a transparência por meio de uma comunicação clara sobre os objetivos da empresa permite que sua equipe direcione processos específicos para automação com participação total de cima para baixo.
6. Má visibilidade e rastreabilidade do processo
Quando os processos de negócios abrangem muitos sistemas de TI e grupos de pessoas, normalmente surgem problemas de visibilidade e rastreabilidade. Estas questões, explicou Miguel Valdés Faura, CEO e cofundador da Bonitasoft, podem dificultar a determinação de quando um processo envolve trocas recíprocas múltiplas e excessivas, especialmente com partes externas, como fornecedores, empreiteiros e agentes. Para garantir que os fornecedores sejam cadastrados com certificações atualizadas, por exemplo, documentos críticos precisam ser enviados, revisados, aceitos e integrados aos sistemas internos, criando cadeias de comunicação difíceis de rastrear. Faura informou que a melhor maneira de abordar questões de visibilidade e rastreabilidade é projetar o modelo de dados de negócios tendo em mente as partes externas e incluir mecanismos de aprovação, peças, tarefas e escalonamentos de processos.
7. Contratos e incentivos inflexíveis com terceiros
As empresas devem reconhecer como os acordos contratuais e as estruturas de incentivos existentes podem impedir as iniciativas de BPM. As empresas que trabalham sob contrato com um aplicativo por vez enfrentam dificuldades com o BPM, disse Mike Fitzmaurice, vice-presidente da América do Norte e evangelista-chefe do provedor de plataforma de automação de processos de BPM Webcon. Um modelo orçamentário limitado a uma cotação de preço fixo e cronograma de entrega, por exemplo, pode impedir novas oportunidades de redução de custos e aumento da eficiência do processo. “O BPM brilha mais”, aconselhou Fitzmaurice, “quando leva à mudança cultural, quando faz com que uma organização pense em termos de processos e não apenas em atividades e ativos”.
