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Software de contabilidade empresarial explicado
As empresas em evolução recorrem frequentemente a software de contabilidade empresarial, especialmente quando abandonam o software para pequenas e médias empresas, mas ainda não estão preparadas para um sistema ERP complexo.
Contar os grãos corretamente é essencial para administrar uma empresa de sucesso, pois qualquer erro pode colocar a empresa em grandes apuros. Isso torna a contabilidade e o software de contabilidade empresarial algumas das peças mais importantes da infraestrutura de TI.
Os departamentos financeiros usam software de contabilidade para gerenciar contas e realizar uma variedade de operações financeiras dentro de uma organização, incluindo contas a receber, contas a pagar, razão geral e folha de pagamento.
Nas empresas, os contabilistas utilizam os dados gerados por estas aplicações de software para auditorias internas e externas, relatórios e análises financeiras necessárias para cumprir requisitos legais, regulamentares ou internos.
Software de contabilidade de classe empresarial
Como parte de uma estratégia de negócios, o software de contabilidade traz um nível de automação para impulsionar a eficiência e a produtividade. Sem esses aplicativos, a equipe de contabilidade teria que realizar as tarefas manualmente. Ao automatizar essas tarefas, o software pode reduzir os custos contábeis e fornecer à alta administração relatórios muito mais precisos e oportunos.
O software de contabilidade vem em vários formatos. Qual sistema é melhor para uma organização depende do tamanho da empresa e de outros fatores.
Por exemplo, grandes empresas que necessitam de muitos recursos, escalabilidade e integração com outros processos de negócios podem querer implantar módulos de software de contabilidade empresarial em sistemas de planejamento de recursos empresariais. Usando essas plataformas, as empresas podem vincular dados e funcionalidades contábeis ao gerenciamento de relacionamento com o cliente, inteligência de negócios e sistemas de gerenciamento de capital humano, bem como inventário.
Para pequenas e médias empresas com orçamentos mais limitados, existem opções menos dispendiosas, como sistemas básicos para pequenas e médias empresas disponíveis em pacotes prontos para uso ou, mais frequentemente, prontos para download. Esses produtos oferecem suporte a muitas das funções básicas de contabilidade que as pequenas empresas precisam para administrar seus negócios. Embora algumas pequenas e médias empresas possam sobreviver com planilhas básicas, existem opções populares de software de contabilidade para pequenas e médias empresas que elas podem considerar.
Preencher a lacuna entre essas opções é o software de contabilidade independente, que alguns fornecedores classificam como suítes de gerenciamento financeiro, software de contabilidade de classe empresarial ou software de contabilidade para pequenas e médias empresas. As empresas desta classe superaram os softwares de contabilidade simples para pequenas e médias empresas, muitas vezes devido à expansão da base global de clientes, aos múltiplos locais e aos estoques distribuídos.
Tal como acontece com outros tipos de aplicativos de negócios, o software de contabilidade empresarial está disponível para plataformas locais e na nuvem.
O crescente mercado de software de contabilidade
O mercado de software de contabilidade foi avaliado em US$ 12,01 bilhões em 2020 e deverá atingir US$ 19,59 bilhões até 2026, uma taxa composta de crescimento anual de 8,5% durante o período previsto entre 2021 e 2026, de acordo com o relatório "Mercado de software de contabilidade - tendências de crescimento, impacto da COVID-19 e previsões (2022-2027)" pela empresa de pesquisa Mordor Intelligence. O relatório observou que o mercado de produtos de software financeiro e contábil passou por inúmeras mudanças nas últimas duas décadas, incluindo o surgimento de ofertas baseadas em nuvem.
Espera-se que a tendência crescente de integração de software de contabilidade com outras aplicações on-line, como feeds bancários automatizados e recursos de cobrança, impulsione ainda mais a adoção do software durante o período de previsão, resumiu o relatório.
A capacidade de acessar software de contabilidade empresarial a partir de dispositivos móveis oferece às organizações maior flexibilidade, pois permite que a equipe lide com tarefas de contabilidade independentemente do horário ou local. Os aplicativos de contabilidade móvel também agilizam processos como envio de faturas, aceitação de pagamentos, registro de despesas, rastreamento de recebimentos e planejamento de orçamentos.
A maioria dos aplicativos de contabilidade móvel oferece recursos básicos, como faturamento e controle de despesas, enquanto os recursos avançados incluem lembretes de contas, carteiras móveis e transferências bancárias. O acesso móvel a aplicações de contabilidade tornou-se especialmente importante à medida que muitas pessoas continuam a trabalhar a partir de casa ou em modelos de trabalho híbridos.
Usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o software de contabilidade pode converter imagens em texto legível e editável, e muitas empresas implementaram a tecnologia em seus processos contábeis. O OCR também eliminou a necessidade de formulários manuscritos, cheques ou recibos impressos, carregando todos os recibos manuscritos numa plataforma de contabilidade online e extraindo textos e dados relevantes ao mesmo tempo.
Contas a receber e contas a pagar
O software de contabilidade empresarial pode incluir vários módulos e funções principais para dar suporte aos processos financeiros básicos necessários para administrar um negócio.
Um desses módulos é o Contas a Receber (AR), que é o dinheiro devido a uma empresa por entidades externas, como clientes. Isto inclui pagamentos de bens ou serviços, que normalmente são enviados aos clientes na forma de faturas geradas pela empresa. AR é incluído nos balanços como um ativo.
O software aprimora o processo de AR rastreando automaticamente o dinheiro devido a uma empresa. Quando uma empresa fatura ou recebe pagamento de um cliente, o aplicativo registra a transação. O software permite que as empresas automatizem fluxos de trabalho de AR, como criação de orçamentos, pedidos de vendas e faturas; registrar pagamentos de clientes; e depositar pagamentos em um banco. Manter registros precisos das transações de AR é fundamental para a criação de relatórios financeiros para fins fiscais.
Outro módulo é o Contas a Pagar (AP), que é o dinheiro que as empresas devem a entidades externas, como fornecedores e prestadores de serviços. O software mostra isso como um passivo no balanço patrimonial de uma empresa.
O software de contabilidade para clientes empresariais automatiza os processos envolvidos no AP, incluindo a aprovação de faturas recebidas de fornecedores, o registro de dados nas faturas e a realização de pagamentos. Tal como acontece com AR, o software automatiza fluxos de trabalho de AP, como criação de pedidos de compra, recebimento de estoque de um fornecedor, inserção de contas em relação ao estoque e pagamento de contas.
Contabilidade geral
O razão geral (general ledger ou GL) serve como a espinha dorsal de um sistema de contabilidade. O GL inclui todas as transações relacionadas aos ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas de uma empresa.
O GL serve como um repositório central para dados contábeis de todos os módulos, como AP, AR, gestão de caixa, ativos fixos e compras. Em alguns pacotes contábeis, relatórios ou painéis destacam o desempenho financeiro através de uma combinação de métricas. Isso permite que os gerentes acessem rapidamente as informações necessárias para tomar decisões.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é outra função importante que o software de contabilidade empresarial pode aprimorar. A folha de pagamento é a lista de funcionários de uma organização, bem como dados sobre salário, bônus e retenção de impostos de cada funcionário. O termo também pode se referir ao valor total pago aos funcionários. O rastreamento preciso da folha de pagamento é vital porque normalmente tem um efeito descomunal no lucro líquido da organização, que também deve cumprir vários regulamentos relacionados à folha de pagamento.
O software de contabilidade ajuda os clientes empresariais a gerenciar a folha de pagamento e pagar os funcionários com precisão e pontualidade, ao mesmo tempo que retém o valor correto dos impostos. O módulo de folha de pagamento também ajuda a calcular com precisão os contracheques e os impostos sobre a folha de pagamento e estabelece parâmetros como taxas de pagamento e processamento de depósitos diretos. Muitas vezes, é combinado com módulos que monitoram as folgas dos funcionários e fornecem benefícios de saúde e aposentadoria.
Estes são apenas alguns exemplos importantes de como o software de contabilidade empresarial pode ajudar as empresas a melhorar os processos financeiros. Outras áreas cobertas por esses programas de software incluem pedidos de compra, escrituração contábil e orçamento e previsão. Dada a importância de todas essas funções para uma empresa e a garantia da precisão dos dados relacionados, é fácil ver por que a seleção do software de contabilidade certo deve ser uma alta prioridade para qualquer organização.
