O mercado de software BPM no Brasil é bastante competitivo

Para que serve o BPM?

O BPM tem como foco ajudar a organização, independentemente do seu porte, a alcançar seus objetivos através de melhorias com foco em gestão e controle de métodos. Suas ferramentas e técnicas têm capacidade para analisar, modelar e otimizar qualquer processo da empresa.

Uma característica marcante dessa metodologia é misturar a inovação com a flexibilidade de maneira que haja também a possibilidade de integração com a tecnologia. Além disso, existe uma tendência forte e muito natural na evolução e transformação de processos que podem e devem ser otimizados.

Por que é importante ter um software BPM?

O software BPM é uma ferramenta de automação de processos que ajuda as empresas a localizar gargalos em processos comuns que restringem o fluxo de negócios. Além disso, é um aliado essencial para controlar os custos da organização, tornar os processos do dia-a-dia mais eficientes e garantir o bom desempenho das pessoas envolvidas nos processos.

Entre os benefícios que eles oferecem estão os seguintes:

• Melhora o desempenho – permite que as equipes de trabalho executem suas funções de forma mais suave e eficiente.
• Aumenta a competitividade – permite que os processos sejam agilizados, o que resulta na redução do tempo de resposta. O cliente é atendido mais rapidamente do que se procurasse a concorrência e sua satisfação aumenta.
• Aumenta a produtividade – estima-se que o uso de tal solução tecnológica aumenta a produtividade da empresa entre 60% e 85%. Se os funcionários de uma empresa têm clareza sobre as tarefas e funções, conseguem executá-las de forma mais rápida e fácil.
• Reduz os custos econômicos – graças a um software BPM, as organizações são capazes de cortar custos, permitindo o uso adequado de todos os recursos.
• Monitora todos os processos – permite ter uma visão global do que acontece em todos os processos. Cada gerente de departamento recebe um relatório completo preparado automaticamente para monitorar melhor tudo o que está em execução em sua área e ser capaz de localizar pontos que carecem de melhoria.
• Permite que a tomada de decisões mais rápida – ao executar o software de gerenciamento de processos, os gerentes de departamento têm todas as informações sobre os processos em tempo real e podem decidir quais os próximos passos a serem tomados em menos tempo.
• Facilita a conformidade regulamentar – este é um dos grandes desafios que as empresas enfrentam. Graças ao uso de soluções tecnológicas de gerenciamento de processos, elas podem identificar mais rápida e facilmente quando a lei não está sendo cumprida para adaptar-se à legislação atual e evitar possíveis penalidades por não conformidade.

Quais são as etapas que um software BPM deve cobrir?

Embora cada empresa possa ter seus requisitos particulares, que variam de acordo com sua área de atuação, é possível elencar cinco etapas que todo software BPM deve abranger. São elas:

1. AS IS

Consiste em levantar e mapear os processos da organização. O ideal é que esse momento seja colaborativo e traga todas as pessoas para uma roda de conversa, viabilizando a troca de experiências que só o contato olho no olho pode proporcionar. Fazer um mapeamento da situação atual dos processos permite identificar que partes dele “causam dor” à empresa, e isso é  fundamental para a etapa seguinte.

2. TO BE

É o momento de fazer uma transformação nos processos. Com base no mapeamento elaborado na fase do AS-IS, é feito o desenho dos processos já com as melhorias que deverão ser implementadas. Assim, aumenta-se o nível de desempenho dos processos e os resultados da organização como um todo melhoram

3. Implementação

É o momento de colocar em prática aquilo que foi desenhado no TO-BE. Para isso é necessário ter conhecimentos em gestão de projetos que deem todo o suporte necessário à implantação dos novos processos. Isso inclui fazer a gestão da mudança organizacional e o gerenciamento de stakeholders, diminuindo assim os riscos ao negócio.

4. Monitoramento

Monitorar é acompanhar o desempenho dos processos para verificar se eles estão performando como esperado ou precisam de revisões. Se ao transformar seus processos você adotou uma visão ponta a ponta, muito provavelmente você vai sentir a necessidade de ter um sistema de indicadores de performance (KPIs). Esse sistema demonstrará a contribuição de cada parte do processo com o todo, através do diagrama causal.

5. Gestão da Performance

Um sistema de indicadores de performance possibilita a medição do desempenho de forma mais rápida e simples, logrando que tudo os processos possam ser gerenciados, confirmados e corregidos em tempo real. Isso ocorre porque esse sistema demonstra as relações causais temporais entre os indicadores, dando sentido a eles e não apenas fazendo uma lista de métricas.

Um mercado competitivo e diversificado

O tamanho do país e a diversidade de setores produtivos e sociais tornam o mercado de BPM no Brasil bastante atrativo para os desenvolvedores nacionais e internacionais.

Existem soluções específicas como. Monday, Pipefy, Asana, MeisterTask, Shortcut, GanttPRO, Nifty, Miro, Bitrix24, Beesbusy, CloudOffix, Totvs, Oracle, entre outros, todas com possibilidade de oferecer acesso local ou na nuvem, customização de acordo com o tamanho e as necessidades das empresas e com suporte em português.