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Como vencer a batalha contra o caos da informação
A menos que a alta administração entenda a importância do gerenciamento de informações, sempre haverá caos, mas encontrar um método para essa loucura funcionará a seu favor.
Dado o ritmo da digitalização, é comum que as organizações fiquem imersas em um oceano de dados. Todo ativo de informação, de humanos a sensores e contas de mídia social, gera dados. Um relatório da IDC afirma que o volume de dados deve crescer de 16,1 zettabytes (ou seja, um trilhão de gigabytes) em 2016 para 163 ZB até 2025. A parte surpreendente é que 80% dos dados industriais nunca são usados.
A maioria das organizações, portanto, é rica em informações, mas possui soluções de análise de dados inadequadas para derivar o verdadeiro valor desses dados. Como a informação é a moeda real hoje, qualquer empresa que possa gerenciar dados de maneira adequada pode obter sucesso na extração de percepções valiosas do cliente. Isso é crucial para personalizar as experiências do consumidor –uma necessidade competitiva para marcas.
Dito isso, toda iniciativa de transformação digital requer dados de qualidade para ter sucesso. Para a maioria das empresas, o “caos” da informação pode atrapalhar os esforços bem-sucedidos de transformação digital. Isso ocorre porque o volume, a velocidade e a variedade de informações que as organizações devem gerenciar, armazenar e proteger geralmente excedem a capacidade de sua solução de gerenciamento de conteúdo, limitando o progresso das iniciativas de transformação digital. Esse problema foi amplificado durante a pandemia.
Em muitas organizações, as informações ainda estão confinadas a pequenas ilhas de dados pertencentes a departamentos separados. Além disso, na maioria das empresas, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos são implementados com a premissa de capturar dados sem levar em consideração os requisitos, as políticas ou os procedimentos de conformidade. A menos que a alta administração entenda a importância do gerenciamento de informações, sempre haverá caos, mas encontrar um método para essa loucura funcionará a seu favor.
O que pode ser feito?
As organizações devem começar a observar o ciclo de vida das informações ou dados (desde a criação até a digitalização e o descarte). Em seguida, precisam entender como os dados são gerenciados atualmente, os riscos associados e os controles necessários que podem ser implementados para garantir a conformidade. Se uma empresa pode atribuir um valor comercial ao conteúdo, a iniciativa pode ser orientada para os negócios e apoiada pela administração.
Iniciativas de gerenciamento de informações podem ser priorizadas observando algumas das necessidades mais imediatas. Por exemplo, se houver uma necessidade maior de conformidade e necessidades regulatórias, o processo de gerenciamento de informações deverá ser adaptado e criado de acordo. Para outras organizações, os pontos problemáticos podem ser diferentes. A finalidade dos dados é importante para desenvolver a estratégia certa.
Com base na experiência da OpenText, fazemos algumas recomendações:
Use o poder da pesquisa - Implemente uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo que facilite o acesso aos dados. A maioria dos funcionários gasta uma porcentagem significativa de suas horas de trabalho procurando informações. Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo pode pesquisar, acessar e compartilhar de forma rápida e automática informações espalhadas por vários armazenamentos de dados para colocar informações relevantes e experiência no assunto ao alcance dos funcionários. Isso não apenas melhora a descoberta de documentos, mas também ajuda a cumprir os requisitos de privacidade e governança corporativa. As empresas podem localizar rapidamente todos os documentos e e-mails relacionados a clientes ou projetos com uma única pesquisa.
Obtenha insights de dados não estruturados - Para a maioria das empresas, uma parte significativa da inteligência está nos dados não estruturados. A IDC estima que 37% dos dados não estruturados podem ser úteis para as organizações se forem analisados adequadamente e podem levar a US$ 430 bilhões em ganhos de produtividade. No entanto, apenas ter acesso a essas informações não é suficiente. As companhias devem ter as ferramentas e a inteligência necessárias para colocar essas informações em contexto. Uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo pode ajudar na integração com as ferramentas de gerenciamento de documentos existentes para capturar, organizar e classificar dados não estruturados juntamente com o conteúdo relacionado.
Aproveite o poder da nuvem - Um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial baseado em nuvem pode ajudar as empresas a passar de um sistema de arquivamento extenso e desorganizado para uma plataforma centralizada que melhora a eficiência e a produtividade. A consolidação de conteúdo ajuda a melhorar a segurança, reduzindo o risco associado ao armazenamento de dados confidenciais em locais inseguros. A nuvem também oferece às empresas a flexibilidade de obter a capacidade de dimensionar aplicativos conforme necessário. Um sistema de gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem também oferece às empresas a opção de fornecer às partes interessadas internas e externas acesso simples, seguro e contínuo ao conteúdo. Além disso, a nuvem vem com seus próprios benefícios relacionados ao menor TCO e à facilidade de modernização, migração e integração de diferentes tipos de conteúdo para melhorar o desempenho e a colaboração.
Garanta a segurança - Quase todas as empresas têm informações valiosas. Algumas podem ser confidenciais, segredos comerciais ou privilegiados, o que pode atrair a atenção de hackers. Dito isso, uma das fontes de ameaças de crescimento mais rápido vem de pessoas internas. Como observamos em muitas violações de dados, o roubo de dados pode passar despercebido por meses ou até mais tempo. Para lidar com essa ameaça, as empresas devem implantar sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial com criptografia em nível de documento e alertas de monitoramento de atividades em tempo real. Ao identificar padrões de atividade incomuns, como downloads em massa de arquivos ou acesso fora do horário comercial, os gerentes de TI podem automatizar a detecção e o escalonamento de ameaças enquanto protegem suas informações. A segurança pode ser aprimorada ainda mais usando técnicas avançadas de criptografia, que atenuarão as consequências de qualquer acesso não autorizado, tornando os documentos confidenciais ilegíveis.
A informação é vital para o sucesso de todas as iniciativas de transformação digital. Uma plataforma moderna de serviços de conteúdo integrado pode ajudar as organizações a integrar processos de negócios e usar informações para sua vantagem competitiva. Devemos lembrar que a covid-19 acelerou e elevou o nível das iniciativas digitais –nada será como antes. A informação, portanto, precisa ser alavancada como um ativo competitivo, que preparará o terreno para futuras inovações e crescimento.
Sobre o autor: Roberto Regente Jr. é vice-presidente da OpenText para América Latina e Caribe.
