RPA no ERP moderniza um sistema legado com automação

A adoção do RPA (robotic process automation) nas empresas continua a crescer e organizações agora estão investindo na tecnologia para direcionar os processos ligados a sistemas de ERP (enterprise resource planning).

Os especialistas dizem que a combinação de RPA e ERP pode gerar um retorno de investimento através de maior velocidade e eficiência, bem como a redução de erros. Porém, alertam que não é uma panaceia para implementações de ERP que já apresentam problemas.

Stefan Maurer

Stefan Maurer, vice-presidente de eficiência corporativa, e sua equipe de 100 funcionários, impulsionam melhorias contínuas em todas as operações da Avnet, uma distribuidora de componentes eletrônicos. Com foco em inovação, digitalização e automação, eles têm sido particularmente ativos na otimização dos processos de back-end dentro do sistema de ERP da empresa, identificando numerosas tarefas que envolvem aquisições, vendas, serviço ao cliente e outras funções administrativas a ser tratadas por bots de RPA.

“Havia muitos serviços sem valor agregado que poderiam ser executados por software”, diz Maurer. "Posso programar algo que um ser humano está fazendo e pode superar a inflexibilidade e o comportamento lento do ERP."

Com o software Kofax RPA, sua equipe tem automatizado aproximadamente 70 processos comerciais, com cerca de 85% dos processos robotizados interagindo com o sistema de ERP.

A implementação de RPA em ERP tem rendido bons resultados em dois anos, diz Maurer, com bots manejando as tarefas manuais e repetitivas com mais velocidade, sem erros humanos, o que permite à equipe se concentrar nas tarefas de maior valor.

Expandindo o uso de RPA no ERP

O volume de tarefas que podem ser automatizadas em um sistema ERP é uma razão sólida o suficiente para que os CIOs e suas contrapartes comerciais incorporem o RPA, dizem os especialistas.

"Existem tarefas de baixo valor [para gerenciar as quais] pode-se criar bots e, assim, extrair horas", diz Craig Le Clair, vice-presidente e analista da Forrester Research e autor do livro Robôs Invisíveis no Silêncio da Noite: Como AI e a Automação irão reestruturar a força de trabalho.

As tarefas de faturamento, contabilidade e processamento de ordens são bons candidatos para automação, diz ele, porque ele pode libertar os humanos de horas de trabalho mundano e repetitivo.

O uso de RPA para automatizar estas tarefas relacionadas ao ERP permite às organizações aproveitar os benefícios da modernização, sem ter de substituir o sistema, uma tarefa complexa, dispendiosa e que requer muito tempo.

Kapil Kalokhe

“É uma revisão massiva em termos de capital de investimento e em termos de recursos, então uma vez que se implementar um ERP, mudá-lo não é fácil”, diz Kapil Kalokhe, diretor sênior de serviços de consultoria empresarial da SAGGEZZA, uma empresa global de consultoria em TI.

Ele também ajuda organizações a avançar seus esforços de agilidade e digitalização enquanto enfrentam os elementos herdados, que vêm com o ERP. A modernização de processos adiciona uma agilidade que, sem RPA, seria quase impossível de alcançar ou exigiria uma revisão importante do ERP.

"O RPA pode ser uma ponte para um estado futuro", diz Kalokhe. “[Ele pode] ajudar a ser essa solução provisória que é mais econômica e pode enfrentar o curto prazo, enquanto [líderes empresariais] decidem atualizar ou mudar seu ERP e quando fazê-lo. O RPA é uma solução muito eficaz e eficiente para esse cenário."

No entanto, as equipes de TI não podem integrar facilmente todos os aplicativos novos com o ERP à medida que esses sistemas envelhecem, o que pode criar camadas de trabalho mundano para os trabalhadores humanos. Por exemplo, os trabalhadores podem ter que combinar manualmente os dados dos aplicativos mais novos e os ERP para criar relatórios, o que desacelera a equipe, adiciona ineficiências e desviar recursos das tarefas de raciocínio e inovação de maior valor onde o pessoal humano se sobressai

"Nesse tipo de trabalho repetitivo e tedioso que os trabalhadores têm de fazer, mas é muito ineficiente, onde a RPA é mais útil" diz Kalokhe. “O RPA pode facilmente passar de um aplicativo a outro ou de um sistema a outro, replicando a entrada de dados e replicando o pensamento dos dois sistemas, e por ser um bot não cometerá erros e sempre fará o que foi programado para fazer."

Não há substituição para a atualização necessária

Embora o RPA possa melhorar os processos que envolvem o sistema de ERP e acrescentar velocidade à arquitetura empresarial, os especialistas advertem contra o uso de tecnologia de automação para prolongar um sistema herdado que já não serve para a organização.

"RPA é uma maneira que as empresas podem usar para ajudar a seguir em frente com seus objetivos de transformação digital e fazê-lo de uma forma rentável, mas pode apresentar problemas estratégicos quando é uma melhor ideia atualizar e mudar para uma solução baseada na nuvem porque ele vai obter um sistema mais modernizado", diz Le Clair.

Maurer tem uma opinião semelhante e não vê o RPA como uma maneira de reparar os buracos em um ERP antigo ou prolongar sua vida mais além do que o que beneficia a empresa. Ele vê o RPA como uma ferramenta valiosa para gerar valor comercial, mas não como uma ferramenta usada pela TI para respaldar tecnologias obsoletas.

De acordo com Le Clair, as organizações devem avaliar continuamente se o seu sistema de ERP continua a atender a necessidades comerciais ou se o está o freando antes de avançar com a implementação da RPA para garantir que eles estão tomando as melhores decisões para os seus objetivos a curto, médio prazo e longo prazo.

"Não queira institucionalizar um sistema herdado com RPA se é melhor atualizá-lo. Isso é o que deveria fazer o CIO, avaliar este ERP e perguntar a si mesmo se vale a pena explorar essa eficiência tática agora se não há uma e rota traçada para modernizar", diz Le Clair. "Mas se não há nenhuma necessidade de atualizar o ERP e os processos de back-office porque não vão fazer a empresa ser mais competitiva, então, RPA é uma ferramenta muito útil."