Primeiro as ferramentas, depois o comportamento para trabalhar remotamente

O novo coronavírus está impulsionando as empresas a testarem e desenvolverem políticas que garantam que os funcionários possam ser produtivos enquanto trabalham em casa. Essa mudança para o trabalho remoto geralmente recai sobre os departamentos de TI e de recursos humanos, de acordo com especialistas.

As autoridades federais e estaduais estão incentivando as empresas a preparem-se para acordos de trabalhos flexíveis. As empresas anunciam novas políticas de trabalho remoto ou reconhecem os esforços para que este seja habilitado.

A Massachusetts Mutual Life Insurance Co., por exemplo, uma seguradora de vida com sede em Springfield, Massachusetts, "está tomando medidas para lidar com os potenciais impactos do coronavírus sobre os funcionários da empresa e as operações comerciais", diz Laura Crisco, diretora de relações com a mídia.

Isso inclui "garantir que os funcionários estejam prontos para trabalhar remotamente, até mesmo incentivando-os a testar proativamente suas capacidades de trabalhar em casa", diz a executiva. "Temos estado em contínua comunicação com os nossos funcionários e continuaremos monitorando de perto a situação do coronavírus."

A Workday Inc. disse recentemente que o uso de suas tecnologias virtuais está aumentando. O Twitter, por sua vez, escreveu em um blog que está "incentivando fortemente todos os funcionários em todo o mundo a trabalharem em casa, se puderem". A IBM também está permitindo alguns trabalhos remotos. Quando questionada, a Oracle disse que não comentava seus planos.

Dicas de trabalho remoto para os recursos humanos

De acordo com especialistas, o papel do RH para apoiar a transição para o trabalho remoto é estabelecer regras, políticas e sugestões de como se comportar. Lisa Walker, visionária da força de trabalho na Fuze Inc., um fornecedor de comunicações unificadas na nuvem, diz que a função do RH é "escrever a política e trabalhar nas comunicações em torno do que se espera das pessoas neste novo mundo". As diretrizes devem ser claras e enfatizar a construção da confiança no trabalho que está sendo executado, diz ela.

Segundo Lisa, as orientações do RH devem incluir quando se espera que os funcionários trabalhem e responder a perguntas como: o que significa para mim estar online durante todas essas horas?, devo comparecer às reuniões?, quão receptivo se espera que eu seja?.

A especialista explica, ainda, que também deve haver consistência nas ferramentas de trabalho remoto. "Se você deseja que o trabalho de toda a empresa seja feito em um cenário remoto, você precisa ter um conjunto comum de ferramentas utilizadas para o trabalho diário.”

A coisa mais importante que os funcionários remotos podem fazer para gerar confiança é reconhecer que uma mensagem foi recebida, diz Judith Olson, professora aposentada de informática e informação da Universidade da Califórnia, Irvine. Judith investigou o trabalho remoto. "Tudo o que você tem a dizer é que entendeu determinada mensagem", diz Judith, e isso contribuirá muito para evitar a desconfiança.

Outra boa prática é fazer das videochamadas um lugar de colaboração e interação virtual, diz a especialista. Permitir que as pessoas façam login em uma reunião antes que ela comece e encorajá-las a permanecer depois para se comunicarem pode propocionar aos funcionários tempo para conversarem e se conectarem, diz ela.

Alguns funcionários podem enfrentar obstáculos em sua transição para o trabalho remoto. Um problema que muitas vezes surge para quem trabalha em casa é a falta de banda larga. Os colaboradores também podem configurar erroneamente as ferramentas de trabalho remoto ou usar aplicações incompatíveis com terceiros, diz Daniel Newman, principal analista e sócio fundador da Futurum Research. Pode haver, ainda, atraso nas reuniões se um participante não usar os drivers adequados, diz ele.

“A pontualidade pode ser um problema, fazer com que as pessoas atendam a essas chamadas de todos esses locais diferentes a tempo”, diz Newman. "As pessoas podem ter problemas para compartilhar documentos, pode haver ruído de fundo e alguns podem conectar-se de seus carros."

"Existem muitos pequenos problemas que geralmente não são tão importantes quando estão todos juntos em uma sala", diz o executivo sobre o uso de ferramentas de trabalho remoto. 

Implicações no longo prazo

As pessoas estão começando a pensar nas implicações para o longo prazo que o surto de coronavírus pode acarretar no trabalho remoto. Os governos da Ásia, incluindo Singapura, Hong Kong, China, Japão e Coreia, ordenaram ou incentivaram os funcionários a trabalharem em casa para diminuir a propagação do vírus, de acordo com o CBRE Group Inc., uma empresa de bens imobiliários comerciais com sede em Los Angeles, em um relatório investigativo recém-publicado.

As preocupações com a produtividade e a colaboração entre os trabalhadores remotos permanecem entre os empregadores, diz a CBRE no documento, mas "essa experiência em larga escala pode encorajar as empresas a estarem mais dispostas a acelerar a adoção de políticas flexíveis e de trabalho remoto no futuro".

Situações, como a epidemia global, que alimentam o trabalho remoto costumam deixar as empresas mais confortáveis, diz Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics em San Diego.

Um exemplo significativo disso foi o terremoto de 2016 que atingiu a Nova Zelândia e que manteve os funcionários do governo fora de seus escritórios por mais de seis meses. "O trabalho remoto os salvou do fechamento", diz Kate. Desde então, o governo fez do trabalho remoto uma parte importante de suas operações, ela conta.

Algumas empresas, principalmente fora dos Estados Unidos, veem o trabalho remoto como uma maneira fácil de reduzir sua pegada de carbono, acrescenta a especialista.

Mais recentemente, antes do coronavírus, as empresas começaram a oferecer a opção de trabalho remoto para melhorar a sua capacidade de competir no mercado de trabalho. "Abra seus olhos para as oportunidades", diz. Cerca de 5% da força de trabalho dos EUA atua em casa em tempo parcial ou mais, mas Kate acredita que isso pode aumentar como uma consequência de longo prazo do coronavírus. O trabalho remoto é "muito mais fácil quando já foi feito e você tem todos os sistemas e protocolos em funcionamento", diz.