O ERP baseado em nuvem mantém as PMEs funcionando durante a pandemia

O ERP (sistema de gestão empresarial) baseado em nuvem pode ser uma salvação para muitas pequenas e médias empresas, à medida que lutam para responder aos desafios da crise do Covid-19.

Embora muitos projetos de ERP possam ser prejudicados pela pandemia, algumas organizações, particularmente as PMEs (pequenas e médias empresas), podem descobrir que não podem se dar ao luxo de ter ERP.

Certamente não há necessidade de convencer Rebecca Ogle, CFO do Safety Management Group (SMG), de que o ERP em nuvem faz uma grande diferença durante a crise.

Com sede em Indianápolis, a SMG fornece serviços de consultoria para programas de segurança corporativa, como a conformidade com a OSHA para organizações em todo os EUA e relatórios financeiros. A empresa implantou um sistema ERP baseado em nuvem da Acumatica em outubro de 2019 para substituir uma "colcha de retalhos" de aplicativos de software antigos para faturamento, folha de pagamento e relatórios financeiros, diz Ogle.

A Acumatica, com sede em Seattle, fornece sistemas de ERP em nuvem principalmente para pequenas empresas de fabricação e serviços, bem como para entidades públicas, como os bombeiros.

Para a SMG, o novo sistema Acumatica foi um sucesso imediato por várias razões, incluindo permitir que assessores remotos da SMG enviem relatórios de tempo e despesas de qualquer lugar do país, diz Ogle.

No entanto, o sistema se tornou mais crítico quando a pandemia forçou a SMG a iniciar uma ordem de trabalho de casa para seus funcionários com sede em Indianápolis.

"Quando nos disseram que tínhamos que trabalhar em casa por volta de 16 de março, todos empacotaram seus laptops e literalmente não perdemos o ritmo", diz Ogle. "Ouvi dizer que algumas empresas levaram uma semana ou 10 dias para montar um departamento a partir de suas localidades remotas. Mas fomos capazes de nos reorganizar e no dia seguinte não importava onde estávamos sentados, Acumatica era tudo o que se precisava. Isso fez uma grande diferença para nós como empresa, porque você não quer ter que se preocupar que suas funções principais não estão funcionando a toda velocidade – e não tivemos que nos preocupar com isso em absoluto."

Mantenha o negócio funcionando

Para as PMEs que implantaram sistemas ERP baseados em nuvem, a decisão pode mantê-las no negócio durante a pandemia e depois, diz Jon Roskill, CEO da Acumatica.

Jon Roskill.

"Tenho certeza de que teremos alguns clientes fechando como resultado da crise, mas, no geral, nossos clientes estão por cima e funcionando", diz Roskill. "Isso ocorre porque uma empresa como um distribuidor de iluminação ou um fabricante de autopeças tomou a decisão há alguns anos de construir uma infraestrutura moderna de software para operar seus negócios."

A ERP na nuvem definitivamente possibilitou que algumas empresas continuassem durante a crise, diz Shawn Windle, fundador e diretor geral do ERP Advisors Group, uma empresa de consultoria em Lakewood, Colorado, que trabalha com organizações em projetos de implementação e gestão de ERP.

O ERP Advisors Group se concentra principalmente em PMEs que estão se movendo de sistemas ERP mais antigos para implantações em nuvem, diz Windle. Ele aponta que um cliente que fez a mudança de um sistema legado para Infor CloudSuite Industrial não teve disrupção nos processos.

"Embora agora seja um luxo migrar para um novo software, eles fizeram um sacrifício e se mudaram para a nuvem e todos os seus vendedores foram capazes de vender, seus compradores foram capazes de comprar e eles foram capazes de manter as coisas em movimento com exposição limitada para os caras no armazém, então eles foram capazes de continuar", diz ele.

Shawn Windle.

Fornecedores de ERP de médio porte com plataformas na nuvem puras, como a Acumatica e a Sage Intacct, que têm funcionalidade específica do setor, podem ter um bom desempenho durante a pandemia, enquanto grandes players da indústria como SAP e Oracle podem ter dificuldades em seus esforços para mover os clientes de sistemas locais herdados a plataformas orientadas na nuvem, diz Windle.

"Os grandes seguirão tendo o desafio de grandes instalações personalizadas que as pessoas simplesmente não querem abandonar porque sabem que será um pesadelo", diz ele. "Soluções horizontais que podem ser posicionadas para muitas indústrias diferentes aparecerão como ‘disruptivas’."

Remova a carga da TI

A ERP na nuvem está tendo um momento agora porque as empresas estão atormentadas pelos desafios de TI, diz Scott Deakins, diretor de operações da Deacom, uma empresa com sede na Filadélfia que fornece sistemas ERP para fabricação e distribuição.

Scott Deakins.

"Muitos CIO estão sobrecarregados neste momento; se pede que eles façam malabarismo com muitas iniciativas diferentes para ajudar a superar alguns dos desafios aqui. E [se eles têm] sua infraestrutura ERP na nuvem, isso lhes dá um motivo a menos para se preocuparem", diz Deakins. Isso vem de uma perspectiva de usabilidade, uma perspectiva de segurança e uma perspectiva de tempo de atividade; agora eles têm pessoas acessando os sistemas durante todo o dia [com mais funcionários trabalhando em casa]."

Os sistemas da Deacom são focados principalmente na fabricação por processos, usada para produtos como produtos farmacêuticos ou bebidas que são feitos usando uma receita específica. Muitas das empresas envolvidas na fabricação por processos foram designadas como indústrias essenciais. De fato, a maioria dos clientes da Deacom viu um aumento de 10% a 20% em seus negócios, diz Deakins, por isso eles devem trazer funcionários temporários para as áreas de produção e armazenamento, enquanto têm sua equipe de gerenciamento trabalhando remotamente.

"No momento, muitas dessas empresas estão apenas tentando se concentrar na manutenção da infraestrutura, ao mesmo tempo em que se certificam que estão apoiando o negócio", diz ele. "Como a Deacom é uma plataforma baseada na Web, eles estão em um bom lugar para se concentrar em fazer o que puderem para manter o negócio funcionando e não se concentrar em manter sua infraestrutura ERP funcionando."

O ERP em nuvem pode lidar com novos requisitos

Steve Murphy, CEO da Epicor, ecoa essa perspectiva. O provedor fornece uma variedade de aplicações ERP principalmente para fabricação e distribuição, em instalações e implantações em nuvem, mas Murphy viu um aumento nos clientes que querem ERP em nuvem.

"Estamos vendo mais sobre o SaaS por todas as razões usuais. Eles podem trabalhar de maneira mais remota e não têm que se preocupar por levar alguém à fábrica ou ao escritório e se contaminar com o Covid-19", diz Murphy. "Se [executar sistemas ERP] não é o seu negócio principal, e quando você está realmente focado em superar uma crise, muitas pessoas pensam que realmente gostariam de não ter que se preocupar com isso. Então isso vai empurrar algumas empresas para a nuvem.”

Muitas pequenas e médias empresas continuam a administrar o negócio enviando planilhas do Excel através do Outlook, o que se torna ainda mais inviável quando as pessoas trabalham remotamente, diz Murphy.

"Se você está executando tudo em planilhas do Excel neste momento, você pode ter milhares ou dezenas de milhares, e é realmente difícil colocá-las online no Gmail ou no Yahoo Mail, então é um desastre para alguém nessa situação", diz ele. "Você provavelmente terá que sair de planilhas para se preparar para o futuro desse tipo de coisa, e há uma variedade de coisas que você pode fazer para não ter uma implementação pesada."

As PMEs podem começar a implementar uma implantação ERP SaaS relativamente menos complicada agora, e estar com tudo funcionando em alguns meses, diz Murphy.

A maioria das PMEs usará um parceiro de implementação para colocar o sistema em funcionamento, e o parceiro precisa ser escolhido cuidadosamente, diz Windle. Isso era importante antes da crise, mas agora é crítico.

"É normal garantir a obtenção de bons recursos de implantação e que conheçam o seu negócio, e não apenas pensar nos aplicativos", diz Windle. "Mas também é necessário analisar sua viabilidade, pois muitos desses parceiros podem estar muito ocupados no momento, mas seus planos estão se esgotando e podemos ver uma redução nos parceiros de implementação. Você quer fazer negócios com um parceiro que será viável por um tempo.”