18 ideias de redução de custos de RH para a recessão do Covid-19

O clima econômico atual tem feito com que as organizações reduzam os orçamentos, congelem as contratações e busquem oportunidades para reduzir os custos à medida que enfrentam a recessão do Covid-19. Como líder de recursos humanos, você tem um papel importante a desempenhar nessas medidas de redução de custos.

Você não só deve considerar o ganho de curto prazo, mas também o impacto de longo prazo das decisões que você e outros líderes estão tomando hoje. Por exemplo, reduzir o pessoal pode ajudar a reduzir os custos a curto prazo. Mas também pode deixar os funcionários restantes desmotivados e preocupados com seus próprios empregos, o que por sua vez reduz a produtividade e a competitividade. As demissões também podem refletir negativamente na empresa do ponto de vista do cliente.

 Em outras palavras, é importante pensar sobre quais são as ideias certas de redução de custos de recursos humanos para a situação particular da sua organização. Aqui estão algumas considerações

1. Pause grandes projetos de software. Tanto Recursos Humanos como TI podem congelar grandes projetos de software, como um novo sistema HCM, até que a TI possa realizar uma avaliação para determinar se há fundos suficientes e valor em continuar o projeto.
2. Explore as renovações de licenças de software. Muitos sistemas de recursos humanos baseados em nuvem têm licenças em função da quantidade mensal ou anual de funcionários. É importante compreender como o fornecedor cobra a organização e garantir de que esteja utilizando o numero de licenças correto. Por exemplo, se a organização for cobrada com base no quadro de funcionários mensal e a empresa reduz a força de trabalho, alguém dentro da organização deverá se assegurar que a próxima fatura reflita o quadro de funcionários menor. Se a renovação anual vencer, alguém deve confirmar o número de funcionários e ajustar o contrato de acordo. Alguém no RH ou TI também pode falar com o fornecedor sobre que descontos eles podem oferecer durante a recessão econômica.
3. Congelamento de contratações. Esta é uma prática comum e muitas vezes implementada rapidamente quando a economia entra em recessão. Embora possa ser necessário um congelamento total em certos momentos, será importante reavaliar todas as posições abertas e identificar aquelas que você e outros líderes consideram como papéis-chave dentro da organização para que essas funções possam ser reabertas e preenchidas em tempo hábil.
4. Reduzir a dependência de terceiros. Sempre que seja possível, você e outros líderes podem considerar trazer o trabalho realizado por terceiros para a empresa. Isso é especialmente importante quando os recursos internos possuem as habilidades necessárias e o tempo disponível para assumir o trabalho adicional. Sua equipe também pode apoiar a organização à medida em que determina se também podem usar seus funcionários internos para essas novas responsabilidades.
5. Subcontratar trabalhos não essenciais. Se sua organização tem um trabalho que não é essencial para suas operações diárias, você pode considerar terceirizá-lo. Embora essa opção possa levar a redução de pessoal dentro da sua organização, ela pode ajudar sua empresa a sobreviver à recessão e reduzir custos a longo prazo.
6. Cancele contratos de terceirização e traga o trabalho internamente. Sua organização pode estar pagando extra pela flexibilidade oferecida por terceiros. Se você tiver largura de banda para fazer o trabalho com recursos internos, poderá ser vantajoso para todos, já que você poderia economizar dinheiro e manter seus funcionários. É importante ter em conta as obrigações contratuais que você possa ter com o terceirizado antes de cancelar o contrato. Por exemplo, pode haver uma taxa de rescisão de contrato, que deve ser levada em conta na sua decisão..
7. Redistribuir o trabalho internamente.  À medida que os projetos são cancelados ou atrasam, as demandas da equipe de RH podem mudar. Para evitar demissões e contratações em diferentes áreas, tente redistribuir o trabalho dentro da equipe de Recursos Humanos. Por exemplo, se o recrutamento for reduzido a apenas funções críticas, é possível usar o tempo destes recrutadores em outras áreas de recursos humanos.
8. Contratar uma força de trabalho temporário. Os funcionários temporários ou consultores podem ser uma opção viável para controlar os custos, já que podem não ter direito a todos os benefícios recebidos pelos empregados permanentes, tais como benefícios de saúde e bonificações. Você também pode controlar a duração do contrato, de forma que só se comprometa um curto período de tempo ou projetos específicos.
9. Monitore e limite as horas extras e as trocas de turno. Tanto sua equipe principal de recursos humanos quanto a equipe de folha de pagamento podem desempenhar um papel importante em ajudar sua organização a analisar as taxas por hora ao revisar as práticas de agendamento para reduzir as horas extras e alterar os turnos sempre que possível. Também pode haver recursos que a equipe de recursos humanos pode habilitar em seu software de RH que marcarão as horas extras quando um funcionário estiver programado para horas em excesso durante um período de pagamento, proporcionando uma abordagem proativa para reduzir os custos.
10. Congele iniciativas de recursos humanos não essenciais. E A equipe de recursos humanos pode ter programas em andamento que se baseiam na experiência de organizações externas. Exemplos desse tipo de projetos incluem o desenvolvimento de cursos de e-learning, planejamento da força de trabalho e recompensas totais. Estes são os tipos de projetos que você pode considerar abordar as equipes internas.
11. Agilizar processos. Ao revisar seus processos atuais de RH, é possível identificar áreas onde se pode encontrar eficiência, liberando os empregados para trabalhar em outras tarefas que, de outra forma, exigiriam pessoal extra. Você também pode identificar trabalho que pode ser interrompido temporariamente ou completamente eliminado se já não for mais necessário.
12. Faça reduções temporárias na força laboral. O RH pode ajudar a organização a planejar e executar uma estratégia para reduzir temporariamente os custos relacionados aos funcionários da organização mediante a introdução de programas de trabalho compartilhado, a redução de horas dos empregados, a suspensão de funcionários ou a implementação de demissões temporárias.
13. Identificar e solicitar ajuda a programas governamentais. Os governos de vários países têm oferecido incentivos para que as empresas evitem demissões, oferecendo incentivos fiscais especiais e outros programas que uma organização pode usar. O RH está bem posicionado para se juntar a membros de outros departamentos, como finanças, para identificar os programas que se aplicam à sua empresa e implementá-los.
14. Revisar os programas de compensação total. Sua organização pode oferecer programas que são dispendiosos para que sua empresa administre e proporcione, mas que são de pouco interesse para sua base de funcionários. Portanto, eles podem fornecer economia potencial sem perturbar todos os funcionários. Por exemplo, sua companhia pode oferecer US $ 5.000 por ano em auxílio escolar, mas a maioria dos funcionários não aproveita o programa. Embora eliminá-lo totalmente economize dinheiro e afete apenas um pequeno número de funcionários a curto prazo, é possível simplesmente reduzir o valor anual e, portanto, encontrar um equilíbrio entre focar na redução de custos em detrimento da perda de um benefício que poderia ajudar atrair e reter os melhores talentos.
15. Controlar o gasto em artigos não essenciais. Lançar um congelamento em toda a organização ou implementar aprovações de despesas não essenciais pode levar a economias significativas. Por exemplo, você pode adiar a compra de novos equipamentos de informática, reorganizar escritórios em uma sala ampla ou comprar novos móveis de escritório. Ao implementar aprovações mais restritas, sua organização poderá garantir que os elementos essenciais avancem.
16. Eliminar ou reduzir a capacitação externa. A capacitação é importante para organizações e funcionários, já que pode desenvolver novas habilidades, ajudar na retenção e proporcionar novas ideias para a organização. Se você não tem orçamento para treinamento externo, talvez tenha especialistas no assunto dentro de sua empresa que possam realizar sessões de treinamento para preencher a lacuna. Para seus maiores talentos, você pode considerar reduzir o número de sessões de capacitação externa realizadas em determinado ano, mas não as interromper todas juntas.
17. AIncentive os funcionários a usar o tempo de férias acumulado. Faze com que os empregados usem o tempo de licenças acumuladas, como férias, reduzirão o endividamento da organização. Embora isso não forneça um benefício em dinheiro, melhora o balanço patrimonial da organização.
18. Lidar com funcionários de baixo desempenho. Como último recurso, se você tem funcionários que não atendem às expectativas, este pode ser o momento adequado para encerrar seu emprego. Embora nunca seja fácil, em um momento onde a organização requer economia de custos, é uma razão adicional para se concentrar nos funcionários de melhor desempenho.

Embora todas as recessões tenham algum grau de incerteza, a recessão por Covid-19 apresenta desafios únicos. As empresas têm enfrentado dificuldades nas recessões anteriores, mas poucas poderiam ter previsto o quase fechamento da economia em todo o mundo.

A redução dos custos de recursos humanos, bem como o corte de custos em toda a organização, é um jogo de adaptação extremamente rápido. À medida que o Covid-19 aumenta e se retira, os líderes devem responder às condições do mercado, aos desafios da cadeia de suprimentos e às ramificações do distanciamento social no local de trabalho.