Declaração de trabalho ou SOW
Uma declaração de trabalho (SOW, da sigla em inglês) na gestão de projetos é um documento no qual um contratante ou diretor de compras (CPO) relata os objetivos e as entregas para um projeto específico ou contrato de serviço. Um SOW geralmente é incluído como parte de uma solicitação de proposta (RFP), um documento usado para solicitar propostas lacradas de fornecedores e prestadores de serviços em potencial.
Esses provedores de serviços usam as informações fornecidas pela SOW para determinar se podem ou não cumprir os objetivos e as entregas de um determinado projeto ou contrato de serviço e se gostariam de apresentar uma proposta. Uma declaração de trabalho bem definida reduz o risco de mal-entendidos ou falhas de comunicação. Ela também fornece pontos de discussão que ajudarão o cliente e o contratado a chegarem a um acordo formal e juridicamente vinculante, com base em expectativas e resultados realistas, caso decidam trabalhar juntos. A declaração de trabalho é juridicamente vinculante, mas não é o contrato formal final assinado ao fim do processo de contratação. Pode ser considerada a base formal de um contrato final.
Benefícios de usar uma declaração de trabalho
As declarações de trabalho são mais adequadas para projetos internos e externos muito complexos para uma estrutura analítica do projeto (WBS). Alguns benefícios de usar uma SOW em vez de outras alternativas incluem:
- São juridicamente vinculantes e pré-aprovadas pelo cliente, o que significa que o projeto tem total apoio de todas as partes;
- Fornecem transparência nos métodos e processos para as partes interessadas do projeto;
- Reduzem qualquer confusão que possa surgir durante um projeto;
- reúne equipes que podem não trabalhar juntas diretamente, mas todas desempenham um papel no projeto;
- ajudam a agilizar o processo de planejamento para projetos grandes e complexos.
O que está incluído em uma declaração de trabalho?
O formato de uma declaração de trabalho na gestão de projetos pode variar, mas todos tendem a ter um conjunto de características bastante consistente, que incluem:
Contexto: esta seção de uma declaração de trabalho explica o contexto do projeto e documenta seus objetivos e requisitos gerais. Declare explicitamente quais necessidades de negócios serão atendidas na execução do projeto.
Propósito/ Objetivos: estabelece os objetivos gerais do projeto e como eles resolverão problemas de negócios ou afetarão positivamente diferentes partes da organização.
Escopo do trabalho: documenta qual trabalho será executado sob um acordo contratual, como o trabalho será dividido e quem é responsável por concluí-lo. O escopo do projeto também contempla os recursos necessários, levando em consideração o orçamento.
Tarefas e entregas: define as tarefas ou entregas que o contratante deve concluir, junto com um cronograma. Cada processo é dividido por tarefas e recursos antes de ser atribuído a membros específicos da equipe.
Padrões e testes: descreve os padrões da indústria ou de conformidade que devem ser atendidos durante a execução do projeto, bem como os testes que devem ser realizados.
Critérios de aceitação: especifica como o cliente determinará se o contratante ou prestador de serviços pode atender aos objetivos das tarefas e entregas do projeto e se seu produto ou serviço é considerado aceitável.
Pagamento: documenta como e quando o trabalho concluído será cobrado e quando o pagamento será agendado. As horas faturadas também podem ser abordadas nesta seção.
Além disso, uma SOW pode listar quaisquer requisitos especiais necessários, como hardware ou software especializados, habilidades técnicas ou certificações e requisitos de segurança, como autorizações. Se aplicável, o documento também especificará o local do projeto e as necessidades de viagem.
Diferentes padrões da indústria podem exigir diferentes estilos e formatos gerais de SOW. É provável, por exemplo, que uma instituição pública tenha requisitos de indústria diferentes de uma privada e, portanto, um tipo diferente de formato de SOW pode ser preferível a outro.
Melhores práticas para escrever uma declaração de trabalho
Um documento de declaração de trabalho pode ser complicado e demorado e, devido ao seu peso legal, é importante evitar cometer erros ou ambiguidades. Dicas para escrever uma SOW eficaz incluem:
- Use frases curtas e concisas;
- Inclua um glossário na seção de contexto;
- Explique como os acrônimos e os termos serão usados na SOW;
- Soletre os acrônimos na primeira vez que forem usados;
- Evite o jargão do setor;
- Use palavras de forma consistente. Por exemplo: use o mesmo verbo para descrever a mesma ação em todo o documento;
- Use combinações de substantivo e verbo, como "o empreiteiro fará" ou "o gerente de compras fará";
- Evite frases e expressões que possam dar margem a interpretações, como “etc”;
- Forneça detalhes suficientes para deixar as expectativas claras, mas não tantos detalhes que criem gargalos potenciais;
- Reserve tempo para análises e testes formais para manter o projeto no caminho certo;
- Inclua recursos visuais, como tabelas ou gráficos, que podem ajudar a esclarecer ainda mais o projeto.
Tipos de documentos de declaração de trabalho
Um documento de declaração de trabalho é geralmente classificado pelo tipo de negócio. Existem três tipos comuns de documentos SOW:
- Design/Detalhe: este modelo de SOW se concentra nos detalhes por trás dos requisitos e processos do projeto. Os requisitos detalhados vão desde níveis de qualidade até a quantidade de recursos e materiais. O cliente define especificamente como o projeto deve ser feito para que o fornecedor o siga explicitamente;
- Nível de esforço/tempo e materiais/taxa unitária: esta é a versão mais comum da SOW, geralmente usada como modelo para a maioria dos projetos. Ela divide as tarefas específicas por materiais e serviços necessários, bem como o cronograma para concluí-las;
- Geral: este tipo de SOW é baseado no desempenho e enfatiza os resultados finais do projeto sobre os detalhes do processo. Esses detalhes são especificados no documento, mas são enquadrados nos resultados finais, não nas diretrizes estritas de detalhes.
SOWs e compras governamentais
Nos Estados Unidos, o processo de compras governamentais já foi altamente prescritivo e as declarações de trabalho extremamente detalhadas. Na década de 1990, a Lei de Desempenho e Resultados do Governo e a Lei Clinger-Cohen foram aprovadas para encorajar as agências governamentais a mudar para contratos baseados em desempenho, que enfatizavam os resultados e efeitos comerciais em vez de fornecer detalhes sobre como o trabalho deveria ser feito.
Como consequência, as declarações de trabalho em compras governamentais tornaram-se mais orientadas para o desempenho e menos orientadas por especificações detalhadas. Um exemplo específico desse padrão é uma declaração de desempenho do trabalho, uma variante SOW que a Administração de Serviços Gerais descreve como enfatizando os resultados de serviço desejados e os padrões de desempenho. Outra variante é o nível de esforço SOW, que muda a ênfase de como o trabalho deve ser feito para quais recursos são necessários para realizar o trabalho. Essas variantes são definidas na seção "tipos de declaração de documento de trabalho" descritas acima.
Declaração de trabalho em contratos independentes
Em um contrato freelance, uma declaração de trabalho pode ser usada para documentar o que o contratado concordou em concluir durante um período de tempo específico. Uma declaração de trabalho pode servir como um acompanhamento por escrito de um acordo verbal e, neste contexto, também pode ser chamada de carta de atribuição. Geralmente, este tipo de SOW é juridicamente vinculante porque é apoiado por outro documento contratual mais abrangente, como um contrato de consultoria, texto ou serviços de design.
Declaração de trabalho versus escopo de trabalho
Muitas vezes, uma declaração de trabalho (Statement of Work) pode ser confundida com um escopo de trabalho (Scope of Work), pois ambos usam a mesma sigla em inglês, SOW. No entanto, o escopo do trabalho é apenas uma seção que precisa ser incluída em um documento de declaração de trabalho. Todo o documento enfoca os detalhes abrangentes do projeto, enquanto o escopo trata apenas de como os objetivos serão alcançados e quem será afetado. Definir o escopo com antecedência evita que o projeto cresça de maneiras inesperadas e desnecessárias.
